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戰略學基礎:預測與計畫(8)

閱讀時間約 7 分鐘
現場狀況是可以修正大計畫的,因為很有可能總策畫者,以及幕僚全部都是冷氣房決策,根本沒到第一線工廠去走過,也沒私下打聽第一線官兵的生活狀況。領導者要記得,萬一發現現場回報的狀況,與計畫差距極大,那就要馬上小心,問題可能是出在你自己的計畫失誤上,不要急著逼前線硬推。

檢討,也要用對方法

d. 前一篇,失誤的問題大致分類完,我們最後要進入檢討跟完善的部分,這裡有幾個概念與順序要釐清:
  1. 降低失誤就是增加成果:每一個失敗,都在增加你的成本,減少失誤就可以增加成果。
  2. 已失誤的事情無法挽回:不要執著在找失誤者的麻煩,賺不到的錢、沒選上的議員,就是沒有,失誤者汲取教訓,是可能轉化成下一次成功的動力。
  3. 重複流程不代表有檢討:領導人在計畫中沒獲利太多,但真正的最大得利者可能是你任用的下屬。這類人會鼓吹你重複類似的流程,只要細部修改就可以,但這對身為領導的你,反而是有害的。
這三種常見的檢討失誤,我們要謹記於心。
通常犯下第1個錯誤的,多半是不知道怎麼做計畫,也不知道怎樣檢討的團隊。
會犯下第2個錯誤的,幾乎都是不曉得沉沒成本、教育成本的老闆,或是根本沒有預留資源空間的團隊。
犯下第3項錯誤的,多數是僥倖的成功者,他不知道怎樣贏到訂單,也不曉得工廠怎樣趕工成功,只是結果看來不錯。若領導者沒弄清楚狀況,而不知道是A經理硬逼產線加班趕工出來,B業務出來跟你說急單很好賺,就以為這套辦法有效,那下次就會出非常大的包。
讓我們聚焦在計畫的檢討上吧,一般來說檢討最常需要面對,跟要改善的是什麼?大致可以分成3個。
  1. 計畫中的流程重複,以至於資源浪費。
  2. 人力配置的錯誤,導致有的地方人太多或太少。
  3. 對自己不可控制的外在因素漠不關心。

虛耗重複的流程:作業規範容易破壞,建立很難

第一點很好懂,當我們排定一個計劃要執行,不管是工廠生產出貨還是軍隊的攻防,總會遇到有流程重複出現,虛擲資源的狀況。好比說這一批貨明明就已經品檢過了,怎麼又被拿去檢一次?我們砲兵連不是昨天才送一批砲彈來,怎麼今天又送一批一模一樣的?
「 破壞比創造簡單。」
開除高薪老臣,總是比挑選有未來的績優股新人容易,計畫流程也是一樣,刪除「多餘的步驟」很快,但要加進新的流程與作業規範很麻煩。上圖這個極簡單的流程是為了便於說明,正常的流程都會分類編號,大一點的工廠,每一到生產流程到下一站,必定會分類排序,不會犯下重複檢查或是上漆等蠢事。
但小工廠公司就難說了,尤其是那些小公司跟倉庫不同地點的,常常出現業務A去檢查進料,B過半天又去看一次,然後公司行政打電話要C再去檢查一次。你覺得現在用LINE等線上溝通不就得了,怎麼會這麼呆?很抱歉,在通訊軟體不發達的年代,這種蠢事常常發生,即使是現在,大家一忙起來還真的會忘記。
也別以為大公司不會犯傻,就算不會犯上圖的毛病,不代表其他地方的流程就不會重複。計畫流程都要跑過跟常常修正,而且謹記上面說的,刪除多餘步驟很簡單,主管說砍就砍,下屬通常照辦,只要不會影響工作效率太大,往往就不管。久了就會在整間工廠大大小小的地方,造成多寡不一的延遲。

人力配置的隱藏成本:不是不報,時候未到

第二點的人力資源配置錯誤,也似乎是很好懂的,但多數人也是知其一不知其二。我們會以為,這純粹就是人給的太多或太少,但這正犯下之前提到過的,忽略人的工作效率與需要休息。
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基礎篇來到最後,要談做計劃最常遇到的失誤。當我們知道怎樣預測狀況,並依照預測的情境,順著流程制定了應該很可行的計畫,為何失敗?失誤很常發生,也一定會發生;大體上歸納於三個狀況:1.對人力資源的投入太低。2.對消耗資源的看重度太高。3.對環境變數的瞭解太少。
會反對我們的,不見得是反對我們本身,可能只是反對計畫的方向,或是執行的手段,甚至是細節的不完美,而反對者本人可能就是這方面的專家,若我們將反對意見全數打成對人不對事,覺得批判我們團隊中任何一人,就是反對我們全部,那就是被綁架,這就是在造神。
做計畫的起源,通常有兩種形式,一種是整合現有資源去達成目標,另一種是為了達成既定目標去建置資源。如果你這樣認為,那麼只能說對了一半,這兩種形式只是起手式,不是加入時序的完整版。筆者必須說,現實中不是這樣的,這兩種形式是拿來教學用……
做計劃跟推動是兩件事,並不是計劃完美,別人就得要買單;即便計畫還是得做,先求有再求好,能推動再修正到完美,絕對比等完美計畫再施行正確。
預測不是預言,天氣預報師是在預測天氣,不是降下神喻。天氣預報鐵定準確嗎,我們都知道不是,所以十幾年前就改成降雨機率,提醒民眾記得依照機率判斷要不要帶傘。戰略也是,預測絕對不是預言,更不是神喻,沒有什麼叫作說得很準的國師,想找國師跟天師的,麻煩去找命理老師或是星座專家,去宮廟求籤。
滾動式修正的真正意義是,你可以把各項工作以及內容細項包裹化,一個個丟給執行單位,而你可以掌握到各種可能出現的失誤,接受做到完美跟勉強可以的程度。計畫照著推行後,開始出現預想到的誤差,面對這些結果照著目標修正,並推出可執行的專案繼續推行。
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