現場狀況是可以修正大計畫的,因為很有可能總策畫者,以及幕僚全部都是冷氣房決策,根本沒到第一線工廠去走過,也沒私下打聽第一線官兵的生活狀況。領導者要記得,萬一發現現場回報的狀況,與計畫差距極大,那就要馬上小心,問題可能是出在你自己的計畫失誤上,不要急著逼前線硬推。
檢討,也要用對方法
d. 前一篇,失誤的問題大致分類完,我們最後要進入檢討跟完善的部分,這裡有幾個概念與順序要釐清:
- 降低失誤就是增加成果:每一個失敗,都在增加你的成本,減少失誤就可以增加成果。
- 已失誤的事情無法挽回:不要執著在找失誤者的麻煩,賺不到的錢、沒選上的議員,就是沒有,失誤者汲取教訓,是可能轉化成下一次成功的動力。
- 重複流程不代表有檢討:領導人在計畫中沒獲利太多,但真正的最大得利者可能是你任用的下屬。這類人會鼓吹你重複類似的流程,只要細部修改就可以,但這對身為領導的你,反而是有害的。
這三種常見的檢討失誤,我們要謹記於心。
通常犯下第1個錯誤的,多半是不知道怎麼做計畫,也不知道怎樣檢討的團隊。
會犯下第2個錯誤的,幾乎都是不曉得沉沒成本、教育成本的老闆,或是根本沒有預留資源空間的團隊。
犯下第3項錯誤的,多數是僥倖的成功者,他不知道怎樣贏到訂單,也不曉得工廠怎樣趕工成功,只是結果看來不錯。若領導者沒弄清楚狀況,而不知道是A經理硬逼產線加班趕工出來,B業務出來跟你說急單很好賺,就以為這套辦法有效,那下次就會出非常大的包。
讓我們聚焦在計畫的檢討上吧,一般來說檢討最常需要面對,跟要改善的是什麼?大致可以分成3個。
- 計畫中的流程重複,以至於資源浪費。
- 人力配置的錯誤,導致有的地方人太多或太少。
- 對自己不可控制的外在因素漠不關心。
虛耗重複的流程:作業規範容易破壞,建立很難
第一點很好懂,當我們排定一個計劃要執行,不管是工廠生產出貨還是軍隊的攻防,總會遇到有流程重複出現,虛擲資源的狀況。好比說這一批貨明明就已經品檢過了,怎麼又被拿去檢一次?我們砲兵連不是昨天才送一批砲彈來,怎麼今天又送一批一模一樣的?
「 破壞比創造簡單。」
開除高薪老臣,總是比挑選有未來的績優股新人容易,計畫流程也是一樣,刪除「多餘的步驟」很快,但要加進新的流程與作業規範很麻煩。上圖這個極簡單的流程是為了便於說明,正常的流程都會分類編號,大一點的工廠,每一到生產流程到下一站,必定會分類排序,不會犯下重複檢查或是上漆等蠢事。
但小工廠公司就難說了,尤其是那些小公司跟倉庫不同地點的,常常出現業務A去檢查進料,B過半天又去看一次,然後公司行政打電話要C再去檢查一次。你覺得現在用LINE等線上溝通不就得了,怎麼會這麼呆?很抱歉,在通訊軟體不發達的年代,這種蠢事常常發生,即使是現在,大家一忙起來還真的會忘記。
也別以為大公司不會犯傻,就算不會犯上圖的毛病,不代表其他地方的流程就不會重複。計畫流程都要跑過跟常常修正,而且謹記上面說的,刪除多餘步驟很簡單,主管說砍就砍,下屬通常照辦,只要不會影響工作效率太大,往往就不管。久了就會在整間工廠大大小小的地方,造成多寡不一的延遲。
人力配置的隱藏成本:不是不報,時候未到
第二點的人力資源配置錯誤,也似乎是很好懂的,但多數人也是知其一不知其二。我們會以為,這純粹就是人給的太多或太少,但這正犯下之前提到過的,忽略人的工作效率與需要休息。