【日商小職員學習筆記4】為什麼要整理、整頓

海苔醬畢業後就進入日商公司，展開了日本文化的台灣職場生活。記得第一次到公司面試時，就覺得環境很乾淨，東西也放得整整齊齊的，地上放置的物品隱約有標示些什麼字樣，那時的海苔醬還不知道眼前這些，原來都是整理、整頓的產物阿！

日本企業獨特的管理方法，其中一項就是5S。所謂的5個S，以中文來說就是:整理、整頓、清掃、清潔、習慣(素養)。但為什麼跟「S」有關係呢?因為以日文來說，這五項日文發音的開頭都是「S」，分別為整理(せいり)、整頓（せいとん）、清掃（せいそう）、清潔（せいけつ）、躾（しつけ）。在海苔醬的【日商小職員學習筆記3】安全、衛生也是很重要的!文章中有提到公司內每周都會進行掃除活動。也就是實施5S裡面的清潔（せいけつ）。

大家有沒有發現去日本旅遊的時候，都會覺得日本環境很乾淨，看到店裡的櫥窗或擺設都給人很整齊的感覺，再加上各種收納技巧、收納神物等等，好像只要是日本人就覺得他們收納好像特別厲害又愛乾淨(?)

其實這種5S現場管理法，已經徹底融入在日本人的職場及生活了!5S的最終目的就是要提升各方面的品質，例如更有效率做事、減少不必要的花費或是養成良好習慣等等。在1955年，日本的宣傳口號是:「安全始於整理，終於整理整頓」，從最早期的2S整理、整頓來確保職場作業空間及安全，到為了要控管生產及品質而追加了後面3S清掃、清潔、習慣(素養)，這些5S的觀念及管理方法所帶來的驚人效果，開始在日本企業中流行起來，市面上也開始出現各種5S應用的書籍。

5S之首，就是整理。這裡的「整理」，主要對象是指物品、資料等等，並不是指整理報告或是整理心情、思緒的意思。重點放在物品，把「要」的物品保留，把「不要」的物品丟掉。要用什麼方法來分類「要」跟「不要」呢?如果要提到「整理」心法的書，海苔醬覺得最具代表的就是這三本:【怦然心動的人生整理魔法】、【斷捨離：斷絕不需要的東西，捨棄多餘的廢物，脫離對物品的執著，改變30萬人的史上最強人生整理術！】、【我決定簡單的生活：從斷捨離到極簡主義，丟東西後改變我的12件事！】，如果對於難分難捨的物品不知道是不是要丟掉或保留，在書中都有提到如何把「要」的物品保留，把「不要」的物品丟掉的技巧，讓你輕鬆學會整理!有機會再分享這三本書的閱讀筆記。

整理「要」跟「不要」的東西後，把「要」的東西進行第二個步驟，整頓。要怎麼整頓物品呢?也就是把保留下來的物品，以一定數量放在適合的地方，並且標示清楚這物品名稱。例如今天要整頓文具，就必須找一個放置文具的場所(抽屜收納櫃)，在放置場所標示名稱(筆、剪刀、訂書機等)，放置文具的數量要固定(最好各一份就可以)。這樣以後要使用這些文具時除了可以快速找到之外，如果忘了放回原位時也會知道少了什麼。現在海苔醬所在的日商公司，處處都可以看到這些整頓的結果!整頓也是有非常多的技巧，剛才提到【怦然心動的人生整理魔法】的作者近藤麻理惠，就是超強的收納達人！不只會整理(把不要的東西丟掉)，更會整頓(把要的東西收納)。

接下來就是整頓後的清掃活動了!這裡指的清掃活動，主要是把周圍環境打掃乾淨。海苔醬公司內部有規定各單位的打掃區域，也會有固定一個時段必須全公司停下手邊工作，專心打掃。可見有良好的作業環境，是公司非常重視的一件事呢!

類似於清掃的活動，但卻有一點不同。這裡的清潔，主要強調保持環境的整潔。例如每天上下班定期擦拭桌面上灰塵、或是每天定期幫機器保養及點檢等等，讓周圍環境處在一種乾淨明亮的感覺。

當上面的活動實施後，最重要的就是要維持良好的習慣，並且堅持下去!這裡指的習慣不只是針對前面四個S的活動，可以更廣泛的運用在各種事情上，像是透過公司規範，長時間的進行某個活動或訓練，進而讓自己養成的習慣等等。以海苔醬的公司為例，每天進公司跟遇到的人主動打招呼說早安的風氣，也是透過這樣的方式養成的。工作中常常在做的5S活動，在生活中不但可以完全複製，活用這些技巧也能更輕鬆管理生活物品，是不是非常棒呢!

希望5S的簡單分享可以讓想瞭解日商的人有一點點幫助，也歡迎跟海苔醬分享職場生活喔!