方格精選
人在會議中，但你的心在哪裡？ 只要１個動作讓你的會議更有效率
更新於 2021/12/27閱讀時間約 4 分鐘
會議是集結二人以上在一起討論議題的場景，這也代表參與者需要實際參與在這個會議中，否則其實用 email 溝通就好了，何必浪費大家的時間？相信很多人都有上班時間大多都在開會的感受，常常都是從一個會議趕到另一個會或是急忙放下手邊的工作趕到會議中，常常都是人到心沒到。但參與者除了人到，精神上也必須投入在會議主題並覺得是在一個可以安全能表達意見的環境。
很多人包括我自己以前上班時也是會人到了會議室，但心裡還在想著剛在處理的事情，可能是寫到一半的 email 或是急忙掛上的電話，更糟的是在你的精神真正投入到會議前，它就結束了，你花了時間在那裡，但還搞不清楚到底在開什麼會，你後面又要花時間去了解會議內容，如果很多在會議中的人都這樣的話，那麼可能會造成之後又要開更多會，大家寶貴的時間就會這樣一直被浪費掉。
“If you improve your meetings, you will have fewer.”
Joseph Allen (Meeting Scientist)
會議前 Check-in
運動前暖身有助身體準備好進入運動狀態，會議前 Check-in 也是幫助大家在心理上能進入會議，先放下剛手邊還在忙的事，把專注力投入在此時此刻，聆聽其他與會者分享的事。
而會議的暖身可以從一個簡單的問題開始，可以是 ＂你會什麼樣的天氣來形容現在的心情＂、＂你前 10 分鐘在忙什麼事＂或＂你最近一次看的電影或電視劇是什麼？＂或＂你目前有遇到什麼困難？＂，一個人只需要 30 秒至 1 分鐘即可，一個接著一個回答，因此視會議人數，暖身的時間約 5-10 分鐘。
Check-in 優點
千萬不要說沒有時間做 Check-in，不論有沒有在運動的人都知道暖身的重要，因為這是避免運動傷害，也在暖身的同時了解你今天的身體狀況，同樣會議 Check-in 也是避免對大家的時間造成傷害，也能藉由一些問題了解大家目前的狀況。
以下 4 個優點或許能說明你在會議前暖身。
- 讓大家轉移注意力到目前的會議，而不是先前在忙的事
- 讓與會者有機會可以說出參加此會議的目的和想獲得什麼
- 讓大家一開始都有發言的機會，雖然只有短短的一句，但其實人一但有開口，接下來就也會比較肯再繼續發言
- 讓大家可以了解彼此況狀並產生同理心，像我隊友的同事就曾在會議中提到他正在跟 partner 辦理分居，那麼其他人就較可以理解他在會議時可能會有的情緒和狀態。
如何開始？
萬事起頭難，一開始大家或許會對暖身不習慣、不自在或是有些人可能會覺得我很忙為什麼不快開會進入主題，我建議可以慢慢建立這個習慣，從簡單的問題開始，例如請用晴天、陰天、雨天、颱風天來形容現在的心情，以提供選項的方式讓與會者可以輕鬆回答問題，也可以讓彼此了解目前的狀態，當然身為會議主持人 (很多時候是主管) 也應該先說明暖身的目的、流程並示範回答。
創意線上會議 Check-in
現在線上會議很普遍，其實也有許多有趣的 Check-in 方式，不一定是要用說的，也可以用一些行動讓大家同時表達：
- 依照心情更換虛擬背景
- 在名字欄位加上表情符號
- 大家輪流說出或打出你的心情落在哪一區 (如左圖)
會議後 Check-out
雖然文章主題是說＂1 個動作＂，但我認為 Check-out 和 Check-in 一樣重要，因為 Check-out 是讓與會者再次回想這個會議的重點和結論，可以請與會者以一句話表達出他對此會議結論有什麼想法？這個動作有助於大家達成共識或是釐清最後一些不明朗的問題，也能避免會後可能會引起的衝突。
任何聚會 (Gathering)，包括會議、工作坊甚至是朋友聚會，都需要參與者的精神上投入，而聚會的主人 (主持人或引導者) 有權力和責任幫助參與者進入況狀，而 Check-in 是關鍵，這個小動作能幫助大家轉換心情並專注在要討論的議題，晚 5-10 分鐘進入主題更有助於這個會議的成效。因為一個成功的會議在於大家投入和專注，否則用 email 溝通就好了。
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