新人必修！透過後台管理系統問題，瞭解與客戶的溝通思考

有不少企業都會認為「結果」比「產出過程」重要，只要網站前台看起來不錯就好，結果當然重要，但過程也重要，我們公司就曾碰過有客戶只管前台設計好看，至於後台，因為是內部員工使用，只要堪用就好並不要求，結果員工在後台「產出」時碰到許多問題，可能更新內容時格式弄不好、圖片尺寸不對上傳失敗、因後台設計陽春找不到功能等，而這些問題都會回到工程師身上。

不只是新手工程師，相信很多工程師都有經歷過這種階段，甚至還要隨時擔任客服為企業員工解決操作問題，所以，我們就要學習試著讓客戶理解。前陣子台劇《火神的眼淚》很紅，我也跟著追完了，裡面有個橋段令我印象深刻，當消防員忙著救火時，圍觀的群眾也忙著指揮消防員該怎麼滅火，在工作上，很可能經常碰到類似情況，客戶可能沒有比我們更理解網站後台的重要性，這時候必須提醒他們，這將可能影響很多地方，像是：人事時間成本。


可以理解企業有時不把重心放在後台系統建置上，是為了節省一些成本，但實際上有可能消耗更多，例如，內部員工操作不便，當後台的每一個指令動作都是要一項項設置，太過人工，甚至操作者還要自己下語法才能順利進行，員工就要每天花很多時間在使用系統，無法把時間拿來做更具效益的事，工程師們也得經常要解決後台問題。

我們公司有一個客戶是做物流管理系統，因為後台涉及國際航班的訂單管理，且皆由不同工作人員手動輸入，敘述不一，導致在訂單內容上較紊亂，結果得花費更多時間整理訂單，後來我們在後台做了一個半自動系統，減少人員輸入的錯誤，改由點選「選項」方式歸類整理，直接改善訂單問題（也改善他們的財務問題），大家在工作上變得更有效率，這就是我想表達的重點，盡量把流程客製化，把步驟變簡單。



既然提到客製化，我也同步分享我在工作上經常碰到別人問我後台系統選擇的問題，現在的選擇很多，目前全球知名服務商包含 WordPress、Joomla、Drupal、Squarespace、Shopify 等，各有不同優缺，有些有各種插件可以使用、有些可以自由制訂功能或多種設計佈景等，但同時也可能面臨資安漏洞，當有客戶問我意見時，我會評估他們的需求，再根據系統平台的合適性建議。

另外一種是不使用上述那些服務，而是自己客製化搭建一個專屬的管理後台，我自己傾向於後者，現有的後台管理服務很好，但對不熟悉程式的人來說並不太友善，他們得自行摸索功能。那麼客製化專屬的管理後台難道不用學習嗎？多少還是要的，但只會學到「有效的」，因為客製化在後台上只會有真正需要的功能。客戶若真的想使用前者提及的平台，也建議找到一個專業的工程師把關處理比較好。

說了這麼多，無非是希望新人工程師或對後台管理系統不熟悉的人有一點基本想法，雖然今天提的只是冰山一角，畢竟這個主題要深談也是很多學問，但回到我一開始提到的，在「以人為本」的商業常態中，若有機會面對客戶，且必須跟對方說明緣由時，可以學習從客戶在意的事去溝通，像是影響維運成本、人事時間成本等，讓一切有更好的應對。

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