時間管理達人必須知道的【3個時間管理理論與工具】

2022/03/25閱讀時間約 3 分鐘
上一篇我們談到了時間管理的重要性,這周,我們來談談時間管理達人必須知道的的【3個時間管理理論與工具】讓你的工作生活更加高效
1) 番茄工作法:唐鳳也在用的方法
什麼是番茄鐘工作法?「番茄鐘工作法」是一九八○年代後期,弗朗西斯科.西里洛(FrancescoCirillo)所開發的時間整理方法。意指二十五分鐘內,只專注在目前正在進行的事項,並用五分鐘時間專心休息,並再次以二十五分鐘為單位,專注於一件事情的方法。
番茄鐘工作法適用於極端自律的人,像是那些一坐下來就工作個兩、三個小時都不休息的人,就需這樣的機制,定時提醒自己轉換一下身心狀態,透過間歇性的休息,避免認知疲勞,讓自己的工作效率始終處在巔峰。
精選3款【番茄鐘 APP】推薦給大家
#1 Forest:專注森林
#2 潮汐:睡眠、專注、呼吸與冥想
#3 Flora:代辦事項提醒
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2) ALPEN 阿爾卑斯山時間管理方法
「阿爾卑斯山時間策略」是由德國時間管理大師洛塔爾.賽維特在《把時間花在刀刃上》一書中提出。
他將每日工作的時間規劃分為5大步驟。
因其步驟首字母組合ALPEN正好是德文的阿爾卑斯山,固亦稱阿爾卑斯山時間規劃法。
A – 活動和任務:寫下你必須做的一切,無論大小。
L - 時間長度:估計每項任務需要多長時間。
P – 緩衝計劃:添加一些緩衝時間。防範於未然,會讓我們不慌不忙、更加有餘地從容不迫。一天中預留大約40%的時間,也就是2至3小時。當然也可以根據個人實際情況來調整這個比例。
E – 確定優先事項:若想提高每日的工作效率,避免經常加班,建議大家對於所有列出的任務按照這緊急/不僅集/重要/不重要等四個象限決定優先順序。
N - 記筆記:不少朋友計劃做得那叫完美,卻忽略了定期跟蹤與檢查這一步。
有規律、有節奏的做事後檢查,可以幫助自己了解時間運用上的規律,浪費的因素,有針對性的改進,以達成效率最大化。
Photo by Austin Distel on Unsplash
3 ) 泡菜罐理論
把泡菜罐想像成時間,把石頭想像成重要的大任務,把小卵石想像成不太重要的任務,把沙子想像成分散注意力或休閒的活動,而水是工作之餘的其他時間。花點時間問問自己,我怎麼樣才能在罐子裡塞進最多的岩石、鵝卵石、沙子、水?如果從水、鵝卵石和沙子開始,最後你可能會發現很難再將石塊裝入罐中。
如果先將最大的物品放入罐中,然後加入鵝卵石、沙子和水,那麼你會發現搖晃一下罐子,就能容納更多的東西。我們每天每人擁有的泡菜罐(時間)是固定的。先放什麼進去決定了你使用時間的質量。所以想想你自己的日程安排。有沒有辦法管理你的時間,讓你更有效率?
該理論非常適合在時間分配上時遇到問題的人,並且與其他方法不同,它還可以應用於團隊。
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結論
想要有效運用時間一定要多加練習及視情況去調整,找出最適合自身的時間規劃。排除干擾和雜念,清出一條乾淨的專注力大道,你也能成為分心時代下的高績效贏家!除了上述三個理論與提到的APP,其實網路上還有各種不同的工具,像是子彈筆記、Notion等,你可以針對你的問一,每一個都試試看找到適合自己的方式!
如果你有其他更好用的工具,也歡迎和大家分享喔!
作者 Lexi Croswell|主責編輯 同頻共振團隊 王妙瑜
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    脆鹽
    過去在職涯階段累積跨國內外的經驗,有著不同的職能與優勢,善長專案管理、行銷策略規劃與課程設計。相信「比起在職涯上的經驗累積,更需要釐清自我以追求最適自己的人生道路」從零到一跨領域成為一名職涯諮詢師,成為每個人的生涯陪跑教練;實踐使命、發揮影響力、引起迴響、產生共鳴,協助他人。
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