精彩與驚嚇的簡報現場Emma Emma

精彩與驚嚇的簡報現場

2022-03-18|閱讀時間約 5 分鐘
即使今天累到有點虛脫,還是要記錄一下兩場精彩驚險的簡報現場。不管是精彩或者是驚嚇,總有些學習值得紀錄。
早上場是支援HR到某大學代表徵才廠商介紹自己公司。我們進去的時候正好前一家介紹進入尾聲,不意外的就是傳統常見的簡報介紹,往回推算第一場開始的簡報時間應該是早上9:00,無怪乎底下的大學生們面露昏昏欲睡模樣,最後的Q&A一如預期的沉寂無聲。
本來HR告訴我說準備的小禮物數量夠送給現場的所有同學,我跟他說:「不要人人有獎,要有互動才給。」HR問我:「廠商介紹要怎麼樣有互動??」我說:「我就是會想辦法讓他們跟我互動。」
從簡報製作開始,我就開始在想這些大三的學生們,不管是自願來參加還是老師要他們來參加,到底要怎麼才能讓他們引起興趣?即使像HR說的,徵到才的機會不大,但就當是來做企業形象的,我又想著,該怎麼讓年輕世代,感受到投身在傳統製造業是有前途的?
投其所好,才能引發共鳴,創造互動拉近距離。
這幾年我們因應行銷需求,恰好增添了一些新的公司照片以及影片素材,新的公司影片看起來極具專業與科技未來感,讓不少歐洲客戶驚艷原來台灣也有這樣的廠商,面對這些00後出生的世代 ,習慣了現代化的網路,特地挑了同調性的帶有科技數位感的照片放入簡報,先讓他們看著其中一張照片,詢問他們對傳統製造業的印象,短暫的互動之後,再引導他們現在的製造業已經蛻變成科技產物」配合公司短版(當時特地請製作公司剪了個一分鐘短版)影片,讓同學們對製造業有新的視角。
看完影片後的第二波簡短互動,同學們就更願意主動舉手發表看法,顯然引起他們興趣,至少融入在當下我的簡報情境中。特地放了參展和國外客戶來訪的照片,即使今天徵才並非針對業務人員,只是讓這些同學們體驗到在公司只要你夠專業(職人),都有機會站上國際舞台,擴展自己的視野,真正的國際觀不是說的,而是能夠站上舞台實現的。
員工福利用圖片顯示比文字來的更讓印象深刻,對比大型企業的大方,中型企業也辛苦的,特意挑選比較多年輕世代員工的照片,讓同學擺脫傳產都是老人的印象,科技化的製造業就要配上年輕世代的活力,最末播放徵才影片,當作是個完美的結尾。
這場簡報讓我體會到三件事:
目的很重要。同樣是銷售,但平常賣的是產品,那麼該怎麼賣公司呢?徵才就是在賣公司啊!
對象搞清楚。瞭解受眾才能透過簡報創造出連結,人們只要覺得這資訊或這產品和我有關係,就會投注更多的注意力。
試著用不同方法做事。我們前後兩家公司,都是中規中矩的介紹公司,只有我沒事搞死自己,配合簡報插入短影片,動態比靜態更容易吸引人,何況是年輕人,所以簡報後的提問像覺起來比較熱烈(這學校老師說的),一點也不意外啊!
相比於上午場的精彩,傍晚這場真的就是驚險!
從早上的簡報場地回到台中,用完午餐後,就在星巴克坐下,為傍晚場的跨國視訊會議簡報做準備。這是第一次與客戶見面,花了中間人許多努力和時間才促成這次會議。視訊會議在台灣時間傍晚六點開始,我整理完簡報和工作,抵達我預先租借好的會議室,還有足夠充裕的時間多做幾次演練。
一切就緒後,中間人兼會議主持人先上線了,這樣更好,讓我可以先跟他測試設備,剛開始是他的設備有點狀況,快速排除後,這下子換我的設備出狀況了,登出登入會議幾次後仍無法解決,於是我火速急call 工程師協助處理,跟著他的指導確認了一些設定,甚至重開機,但仍無法排除狀況,客人上線了,尷尬就從這一刻開始,只能看著畫面中的我有點手忙腳亂,但我還得面露微笑,卻聽不到我的任何聲音!
工程師請我下載軟體讓他可以透過遠端控制來排除故障,看著遠端的滑鼠箭頭來回確認測試,終於正常了,擔心又有狀況發生,工程師還好心的沒馬上離線。會議進行的有點凌亂,中間又發生一點小狀況,但很快的排除了,慌亂中終於在晚間七點半結束。
這場驚險簡報也教會我三件事:
臨場反應。所有面對突發狀況的反應都是訓練,即使情境不全然相同,但我也的確在第一時間顯得有些慌亂,因為我知道這會影響客戶後續的行程,但只要我還在客戶的畫面中,我就只能穩住,透過訊息讓客戶知道目前的狀況以及我排除問題的方式。這無形中就凸顯了我們公司團隊面對緊急問題的處理能力,遇上比較講究細節的客戶,這就成為是否與對方合作的考量點之一。
關係經營靠累積。狀況發生的當下,工程師已經下班而且聽背景音就知道和朋友吃飯,平常和工程師保持算是不錯的關係,所以他也沒多說什麼,快速的讓我照指示配合,讓專業來接手。至於促成會議的中間人,則是協助我與客戶保持互動,避免苦等的尷尬狀態,擔心客戶沒看到我丟出的訊息,中間人會即時通知客戶我處理的進度,即使他們之間用我不懂的語言交談,但我感受到客戶的耐心與包容,甚至還說沒關係,我們會等你。我和中間人算起來是第三次合作,累積了不錯的關係以及默契,也因為這樣的基礎,讓他可以立馬替我補位。
意外總是會發生。即使我事前做過了設備測試,也來回熟悉了操作,但人生中總是有那個”but”會發生,無法預料的系統問題就這樣驚嚇到我,但驚嚇之後呢?該怎麼去跨過才是重點。運氣好能獲得客戶的體諒,說了很多次的sorry,尷尬只能放心裡,簡報上場時還是得氣定神閒,再次發生狀況時(工程師此刻已離線),也要不慌不忙的排除,才能在最末換來客戶願意給機會,認為我們應該有機會合作的轉機,當然也跟簡報中特意強調某些產品應用層面,「恰好」跟他們公司相同,這當然是事先做的功課。意外無法避免,但意外之後怎麼跨過去才是重點。
精彩又驚嚇!回顧臉書,今天還有一個特別值得紀念,原來我們封鎖國境就這樣滿兩年了,這兩年我們不也經歷過一些精彩和驚嚇嗎?夠累的一天,記錄完畢就要休息去了。下星期為什麼還有簡報啊~~~
#海邊小鎮的工作日誌之精彩與驚嚇
#人資妹妹有前途懂得把姊拍的腿長長
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    作者介紹
    Emma
    Emma
    一個任性認真工作也認真生活的單身熟齡女子,喜歡用文字記錄大小事,寫職場、寫生活點滴、寫自己對食物的探索,沒有酒也有故事,自己的人生自己安排,自己的故事自己說。
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    職場大小事,就讓在海邊工作的女子說給你聽。雖然不是所有的事都在海邊小鎮發生,但面對職場海波浪,千萬別讓自己變成消波塊啊!
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