如何在職場上當「得體」的通訊軟體使用者

不知是否有人和我一樣，十分不喜歡通訊軟體。
高峰被綁架期共同時使用：Line、Messenger、WhatsApp、微信、Skype以及手機內的「訊息」。

當時工作性質需要和公司內各部門、對外和客戶、廠商聯繫。
微信和Skype因有跨國業務需求尚能接受。
WhatsApp及Messenger多只有和至親的親友使用。

最讓我頭痛也最不喜歡的就是Line了。

當時任職的企業經營者是Line和微信的重度使用者，當時是受薪階級沒有選擇之下，被「半強迫」加入：行銷、設計、研發、行政、業務、品管等各自再往下依專案開展的群組，光公司內部就超過100個群組。再來是廠商和客戶大約150個。這200多個Line群組，已夠讓我頭痛。微信被加入的群組情況好一些，大約有100個。

另一個頭痛的是，企業經營者不分白天、黑夜，尤其是半夜會在群組發長篇大論的「勉勵文」，但更多的是打擊員工信心的「責駡文」。
無論企業經營者幾點發文，隔天上班若被發現沒有已讀或是回應「收到」的人，就會不時被打斷工作，被找去開會「檢討」。

因此，那是我至今的職場人生中，遇到的第一位也是唯一一位，沒有自己的辦公室，有辦公桌卻從不使用，從早到晚皆在會議室「開會檢討大家」的奇葩企業經營者。

從正式提離職到真正離開約有半年。最開心的，是完成交接可以退出和刪除的群組的那天。終於不用再因怎麼都收不完的群組訊息而焦慮，也不會在半夜經常收到影響群組士氣的「勉勵文」和「責駡文」。

關於通訊軟體的使用，已成為大眾的日常。但在職場上成為一個得體的使用者，覺得是重要的事。以下分享多年來歸納的幾點心得。

1. 通訊軟體的目的是「通訊」，不是將之倚賴拿來當做傳檔案或是合約等重要資料的地方。除非有先溝通好用通訊傳體傳檔案，就算如此，也應同步寄至「電子信箱」確保檔案留存。

2. 大家工作都十分忙碌，不會沒事盯著通訊軟體等訊息。若是「重要且緊急」的事請撥電話，否則對方沒有第一時間回覆訊息是正常的。

3. 在工作中使用通訊軟體，請簡單扼要列重點，勿長篇大論和抒發心情。

4. 「不讀不回」和「已讀不回」在職場上尤其沒有禮貌，回應「收到」是基本禮儀。

5. 若使用貼圖請注意適切性。每一則傳送都是代表著公司形象。

6. 請留意傳訊息的時間，除非是「重要且緊急」的事，否則請尊重每個人的下班時間不打擾。

回首在通訊軟體還未普及並受人類「高度倚賴」的年代，工作的「效率」或許不那麼及時，但「效能」，並未因此降低。反之，隨著通訊軟體的發達，上下班的分野更劃不清，花費在「讀」和「回覆」訊息的時間，也在偷取我們的時間和專注力。

若這是不可抗力的趨勢是，那麼，成為一個職場上稱職的通訊軟體用者，或許是我們能在與之共處時能取得和諧的方式。