跨部門溝通的7個基本原則，如何避免跨部門溝通衝突?
閱讀時間約 4 分鐘
進入職場後，不免會遇到許多和其他部門合作的機會，而溝通能力就是影響雙方是否能夠完成共同目標的重要關鍵！溝通的態度以及用詞遣字也會影響到聽者的感受，必須找到共同語言來達成彼此的共識。到底該怎麼做才不會傷了同事間的和氣，又能夠讓團隊順利完成工作?以下提供7個跨部門溝通的技巧，幫助團隊進行共同作業！
跨部門溝通重點#1：溝通前先整理好問題
在和其他部門同事溝通之前，可以先將問題想清楚並整理好，才能夠提升雙方溝通的效率，也能快速問到自己想要的答案，例如：
- 希望對方協助哪些事項?期限為何?
- 若對方不同意你的做法，是否有其他方式?
- 若無法達成共識會造成什麼結果?
跨部門溝通重點#2：選擇適當的溝通方式
考慮到情境和需求，選擇適合的溝通方式可，例如會議、電子郵件、即時通訊、視訊會議等，有時面對面交流比電子溝通更有效率。
若想定義出明確的溝通渠道，可參考以下工具及用法：
- Lale EIM：即時溝通、傳送檔案、快速提問、跨部門溝通、串聯 Lale Meet 會議通知
- Lale Meet：線上會議、多人討論、內部機密會議
- E-mail：對外溝通、非即時溝通、需留下紀錄、正式公文
跨部門溝通重點#3：換位思考、使用對方的語言
大部分跨部門溝通無法達成共識的原因，其一就是使用的語言不同，例如產品規劃和專業技術人員溝通時，若規劃人員不懂技術層面的知識，就很難說服技術人員按照自己的想法去製作產品。
另外也得適時的站在對方的立場思考，做這些事情是否能夠達成對方的目標、有什麼好處?換位思考是能夠有效促進雙方良性互動的好方法。當聽完對方的說法時，可試著用自己理解的方式再複述一遍，確保雙方資訊對等，減少不必要的誤會發生。
跨部門溝通重點#4：創造共同目標及利益
各個部門可能同時存在著合作與競爭的關係，但如果想順利合作，就得先擁有共同目標。當一個團隊都朝著相同目標努力時，較能夠放下個人的成敗，並吸取他人的意見，成就出更大的利益，反之若彼此之間不具備相同的目標，就很容易產生誤解、指責對方，包容心下降。
跨部門溝通重點#5：提出多個選項，保持溝通彈性
當進行跨部門溝通時，可盡量提出多個選項，不要過於執著於一個做法，讓其他人能夠擁有選擇的空間，這樣能夠有效降低溝通時的衝突，保持雙方溝通上的彈性。
跨部門溝通重點#6：定期溝通與跟進
定期舉行溝通會議或更新彼此的工作處理進度，能確保跨部門溝通之訊息同步，並有助於及時解決問題並調整規劃。
跨部門溝通重點#7：將決策內容記錄和文件化
每當跨部門溝通時，建議溝通的內容和重要決策都要有留存文件記錄，這樣可避免混淆或後續爭議。
透過即時通訊工具促進跨部門溝通效率與資訊安全
1.無須索取聯絡方式
Lale EIM 是專為企業團隊打造的即時通訊平台，與 Portal 組織樹資訊同步，可查看組織結構、部門及成員名單。當進行跨部門溝通時，無需另外和同仁索取聯絡方式，只要打開企業通訊錄，即可開啟聊天室做線上溝通。
2.建立即時通訊防護機制
- 禁止截圖：
- 當透過 Lale EIM 進行跨部門溝通時，為有效防止企業機密被非授權的人員保存、分享、發佈，以及遭到外部人士濫用，可於裝置設定開啟「禁止截圖」。開啟此設定後，若於聊天室截圖背景畫面將會反黑，並顯示「無法截圖」。
- 限制附檔名：
- 某些檔案類型容易遭到惡意程式利用，若限制副檔名則可降低受到攻擊的風險。開啟此設定後，若於聊天室上傳被限制的類型，系統將顯示「上傳失敗」。
- 浮水印：
- 可用來識別檔案的來源和開啟檔案的人員，幫助發現潛在的安全問題或者不當使用行為。且透過浮水印也能提醒員工檔案的流向可能受到監控，能更負責任地使用和處理敏感資料。開啟此設定後，從聊天室下載檔案並檢視時，底圖將出現公司LOGO或開啟人員姓名等浮水印。
- 禁止下載：
- 可有助於防止企業內部的敏感訊息被分享或儲存到個人設備上，減少數據外洩的風險。開啟此設定後，長按聊天室訊息將不會出現「分享」及「下載」功能選項。
瞭解更多Lale EIM企業即時通訊軟體： https://www.flowring.com/lale-eim/
原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。
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