跨部門溝通的7個基本原則,如何避免跨部門溝通衝突?

2022/09/22閱讀時間約 4 分鐘
進入職場後,不免會遇到許多和其他部門合作的機會,而溝通能力就是影響雙方是否能夠完成共同目標的重要關鍵!溝通的態度以及用詞遣字也會影響到聽者的感受,必須找到共同語言來達成彼此的共識。到底該怎麼做才不會傷了同事間的和氣,又能夠讓團隊順利完成工作?以下提供7個跨部門溝通的技巧,幫助團隊進行共同作業!
圖片來源:Freepik

跨部門溝通重點#1:溝通前先整理好問題

在和其他部門同事溝通之前,可以先將問題想清楚並整理好,才能夠提升雙方溝通的效率,也能快速問到自己想要的答案,例如:
  • 希望對方協助哪些事項?期限為何?
  • 若對方不同意你的做法,是否有其他方式?
  • 若無法達成共識會造成什麼結果?

跨部門溝通重點#2:選擇適當的溝通方式

考慮到情境和需求,選擇適合的溝通方式可,例如會議、電子郵件、即時通訊、視訊會議等,有時面對面交流比電子溝通更有效率。
若想定義出明確的溝通渠道,可參考以下工具及用法:
  • Lale EIM:即時溝通、傳送檔案、快速提問、跨部門溝通、串聯 Lale Meet 會議通知
  • Lale Meet:線上會議、多人討論、內部機密會議
  • E-mail:對外溝通、非即時溝通、需留下紀錄、正式公文

跨部門溝通重點#3:換位思考、使用對方的語言

大部分跨部門溝通無法達成共識的原因,其一就是使用的語言不同,例如產品規劃和專業技術人員溝通時,若規劃人員不懂技術層面的知識,就很難說服技術人員按照自己的想法去製作產品。
另外也得適時的站在對方的立場思考,做這些事情是否能夠達成對方的目標、有什麼好處?換位思考是能夠有效促進雙方良性互動的好方法。當聽完對方的說法時,可試著用自己理解的方式再複述一遍,確保雙方資訊對等,減少不必要的誤會發生。

跨部門溝通重點#4:創造共同目標及利益

各個部門可能同時存在著合作與競爭的關係,但如果想順利合作,就得先擁有共同目標。當一個團隊都朝著相同目標努力時,較能夠放下個人的成敗,並吸取他人的意見,成就出更大的利益,反之若彼此之間不具備相同的目標,就很容易產生誤解、指責對方,包容心下降。

跨部門溝通重點#5:提出多個選項,保持溝通彈性

當進行跨部門溝通時,可盡量提出多個選項,不要過於執著於一個做法,讓其他人能夠擁有選擇的空間,這樣能夠有效降低溝通時的衝突,保持雙方溝通上的彈性。

跨部門溝通重點#6:定期溝通與跟進

定期舉行溝通會議或更新彼此的工作處理進度,能確保跨部門溝通之訊息同步,並有助於及時解決問題並調整規劃。

跨部門溝通重點#7:將決策內容記錄和文件化

每當跨部門溝通時,建議溝通的內容和重要決策都要有留存文件記錄,這樣可避免混淆或後續爭議。

透過即時通訊工具促進跨部門溝通效率與資訊安全

1.無須索取聯絡方式

Lale EIM 是專為企業團隊打造的即時通訊平台,與 Portal 組織樹資訊同步,可查看組織結構、部門及成員名單。當進行跨部門溝通時,無需另外和同仁索取聯絡方式,只要打開企業通訊錄,即可開啟聊天室做線上溝通。

2.建立即時通訊防護機制

  • 禁止截圖:
  • 當透過 Lale EIM 進行跨部門溝通時,為有效防止企業機密被非授權的人員保存、分享、發佈,以及遭到外部人士濫用,可於裝置設定開啟「禁止截圖」。開啟此設定後,若於聊天室截圖背景畫面將會反黑,並顯示「無法截圖」。
  • 限制附檔名:
  • 某些檔案類型容易遭到惡意程式利用,若限制副檔名則可降低受到攻擊的風險。開啟此設定後,若於聊天室上傳被限制的類型,系統將顯示「上傳失敗」。
  • 浮水印:
  • 可用來識別檔案的來源和開啟檔案的人員,幫助發現潛在的安全問題或者不當使用行為。且透過浮水印也能提醒員工檔案的流向可能受到監控,能更負責任地使用和處理敏感資料。開啟此設定後,從聊天室下載檔案並檢視時,底圖將出現公司LOGO或開啟人員姓名等浮水印。
  • 禁止下載:
  • 可有助於防止企業內部的敏感訊息被分享或儲存到個人設備上,減少數據外洩的風險。開啟此設定後,長按聊天室訊息將不會出現「分享」及「下載」功能選項。
圖說:禁止截圖/限制附檔名/浮水印/禁止下載,素材來源:Freepik
瞭解更多Lale EIM企業即時通訊軟體: https://www.flowring.com/lale-eim/
原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結
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