跨部門溝通的4個基本原則,如何避免跨部門溝通衝突?

2022/09/22閱讀時間約 2 分鐘
進入職場後,不免會遇到許多和其他部門合作的機會,而溝通能力就會成為影響雙方是否能夠完成共同目標的關鍵。溝通的態度以及用詞遣字也會影響到聽者的感受,必須找到共同語言來達成彼此的共識。到底該怎麼做才不會傷了同事間的和氣,又能夠讓團隊順利完成工作?以下提供4個跨部門溝通的技巧,幫助團隊進行共同作業!
圖片來源:Freepik

4個跨部門溝通原則

跨部門溝通原則#1:溝通前先整理好問題

在和其他部門同事溝通之前,可以先將問題想清楚並整理好,才能夠提升雙方溝通的效率,也能快速問到自己想要的答案,例如:
  • 希望對方協助哪些事項?期限為何?
  • 若對方不同意你的做法,是否有其他方式?
  • 若無法達成共識會造成什麼結果?

跨部門溝通原則#2:換位思考,使用對方的語言

大部分跨部門溝通無法達成共識的原因,其一就是使用的語言不同,例如產品規劃和專業技術人員溝通時,若規劃人員不懂技術層面的知識,就很難說服技術人員按照自己的想法去製作產品。
另外也得適時的站在對方的立場思考,做這些事情是否能夠達成對方的目標、有什麼好處?換位思考是能夠有效促進雙方良性互動的好方法。當聽完對方的說法時,可試著用自己理解的方式再複述一遍,確保雙方資訊對等,減少不必要的誤會發生。

跨部門溝通原則#3:創造共同目標及利益

各個部門可能同時存在著合作與競爭的關係,但如果想順利合作,就得先擁有共同目標,A部門和B部門的部門指標不同,為何要盡心盡力地為對方付出努力呢?
當一個團隊都朝著相同目標努力時,較能夠放下個人的成敗,並吸取他人的意見,成就出更大的利益,反之若彼此之間不具備相同的目標,就很容易產生誤解、指責對方,包容心下降。

跨部門溝通原則#4:提出多個選項,保持溝通彈性

當進行跨部門溝通時,盡量提出多個選項,不要過於執著於一個做法,讓其他人能夠擁有選擇的空間,這樣能夠有效降低溝通時的衝突,保持雙方溝通上的彈性。
原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結
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