在科技業快速迭代和競爭激烈的背景下，尤其是在跨部門的合作中，如何有效溝通相當關鍵。這次怪獸科技公司再度有機會和矽谷阿雅台美連線專訪，探討「溝通」在相當吃重跨部門合作的科技公司，究竟會如何影響一個人的職涯發展。
王政皓Ｘ矽谷阿雅＠怪獸科技公司
擁有超過十五年的跨部門溝通經驗、在 Facebook 和 eBay 等科技巨頭擔任要職的矽谷阿雅，將帶我們了解如何在矽谷的高壓環境下，磨練出卓越的溝通哲學，探討她在跨部門溝通中遇到的挑戰和解決策略，同時分享對於辦公室政治的獨到見解和應對方法。
透過矽谷阿雅的經驗分享，希望你讀完後能夠獲得實用的溝通技巧，並對如何在快步調的科技業中有效管理和參與公司政治有更深的理解。矽谷阿雅介紹
矽谷阿雅是一位科技產業的資深經理人，在矽谷工作期間以自身痛點出發，創辦人工智慧服飾租賃平臺 Taelor，在普遍推崇快時尚的服飾產業中提出創新的可能性，獲得矽谷商業媒體評選為 2023 年值得關注的 15 家新創之一。
在投身創業之前，矽谷阿雅曾為 Facebook 的電商產品經理、在 eBay 擔任部門主管，管理涉及亞洲、非洲和南美洲的新興市場。此外，阿雅在麥當勞參與全球線上點餐系統的開發，以及在美國第二大零售平台 Target 擔任數據科學家，進行市場分析。
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本次專訪精華要點
這次專訪分為三大部分，此為上篇，著重有效溝通與組織文化。
- 與他人溝通不良，如何預防專案失誤？
矽谷阿雅分享了她在高壓環境下建立跨部門溝通策略的經驗，探討在專案初期建立明確的溝通規範和里程碑的重要性。 - 出現情緒勒索時，該如何確保溝通是真正有效的？
矽谷阿雅提供了實用的工具和技巧，幫助團隊成員明確自己的責任和期望，並介紹了如何給出建設性且尊重他人的反饋。 - 面對辦公室政治和資源競爭時，如何尋找共贏的解決方案？
矽谷阿雅利用實際案例解釋了企業內部資源競爭的策略，探討了心理學策略如何提升提案的吸引力，以及如何在政治敏感的環境中保持客觀和專業。
溝通中的關鍵策略與原則
合作對象有困難不說，拖到最後一刻直接爆炸才說沒辦法...如何避免開天窗危機？
溝通的效率與準確性，決定了專案的成敗。許多專案失敗的根本原因，在於團隊成員過於自信，未能及時揭露自己在過程中遇到的困難，導致未能跟上進度。
為了解決這一問題，阿雅建議採用分段進度的方法來管理專案。
分階段性進行
專案不應該要求一次到位，而要被劃分成多個小階段，每個階段都有自己的里程碑，以確保階段性的成果並及早發現可能的問題點，避免在專案末期才匆忙應對。
釐清具體需求
在專案開始時，得先進行詳細的需求梳理會議（Grooming），讓每位團隊成員都清楚專案的具體要求與自身責任範圍。
矽谷阿雅用一個日常生活中的比喻來說明：「如果你去餐館點排骨飯，但沒有告訴老闆你的具體需求，最後可能得到的並不是你想要的。」這同樣適用於專案管理，藉此有效避免成果不符合預期的風險。
處理人與人之間的矛盾：管理衝突與難搞的對象
明明花很多時間溝通了，但對方講話抓不到重點或是情緒勒索...如何確保有效溝通？
即使透過分階段的溝通策略，中途仍可能出現理解差異或情緒化的溝通障礙。
職場中最難解的問題往往是人的關係，在某些情況下，員工可能因為害怕上級的意見不敢表達真正的困難點、做出妥協，進而影響專案的整體品質和進度。
對此，矽谷阿雅提出了一種實用的解決策略：使用結構化的溝通工具。
透過表單，釐清具體目標
她建議，在溝通時提供具體的目標，幫助團隊成員釐清責任和期望成果。例如，可以要求團隊成員填寫一份包含具體目標、預期指標和截止日期的表單，有效避免由於目標不明確而造成的溝通混亂。
精準提問，直搗問題核心
面對情緒化的溝通或理解上的差異時，則可以藉由提出黃金問題（Golden question）來釐清對方的真實需求和目的：
- 你想達成什麼目的？
- 你想解決什麼痛點？
矽谷阿雅強調，在面對辦公室政治或情緒勒索時，重要的是保持客觀和專業，將人與事分開，避免因個人情緒影響到實際問題的解決。
實務上常見的團隊協作問題與解法
對方是沒有溝通意願和我溝通的人...如何說服人而不得罪人？
面對個性強勢或氣勢強大的同事，就算表面上接受對方意見，但內心無法完全認同的情況下，溝通上會形成不少隔閡與障礙。
對此，矽谷阿雅強調了給予正確反饋的重要性。
是讓對方更好，還是情緒發洩？
首先，在給予反饋前先確認自己的動機是出於真正希望對方改進，而不僅僅是發洩情緒。她指出，良好的反饋目的是幫助對方進步，而非貶低或批評。
是事實，還是抱怨？
若想避免誇大或帶有個人情緒的語句出現，矽谷阿雅建議使用具體例子來說明問題，如「上次你承諾會在某天晚上交付工作，但最終沒有做到，這讓我感到非常擔心，並影響了我第二天的表現。」
透過描述具體事件和個人感受（注意是自己的感受，不是評價對方是怎樣的人），可以更清晰地傳達你的想法，讓對方難以否認或忽視問題的存在。
是馬上，還是氣到不行才說？
給予反饋的時機也相當關鍵。矽谷阿雅建議，在問題發生後就要盡快溝通，避免情緒積累和記憶衰退。
她解釋說，如果等待時間過長，細節可能會被遺忘，對方也可能忘記具體情境，溝通成效就會大大降低。
獲取資源和支持：精心設計出有說服力的提案
政治就在日常生活中無可避免，辦公室政治也涉及到能否拿到資源和有效溝通...
在公司內部，尤其是資源分配和跨部門協作的過程中，如何在各種政治派系之中尋求平衡也是一門藝術。
矽谷阿雅認為，解決這類問題的關鍵在於尋找共贏的解決方案，而不僅僅是競爭資源。她以一個 MBA 的經典案例來說明：兩個姐妹都想要同一顆橘子，但在溝通後發現，一個需要橘子皮用於烘焙，另一個則需要橘子肉來食用，因此不需透過競爭搶奪一顆橘子。
比起競爭兩敗俱傷，先跳脫框架
重點在於能否深入了解對方的真正需求，找到能夠滿足所有人利益的解決方案。
矽谷阿雅強調，相較於表面上的立場或要求，「從對話中探究背後的真實需求」可能會有意想不到的收穫。例如，當一方表達需要更多工程師時，不一定是需要更多的人力資源，實際上需要的，可能只是解決某個具體問題的解決方案。
運用心理學，改變說服方式
此外，心理學策略也能改善溝通和提升提案的吸引力。以對比效應（contrast effects）為例，在談判和資源分配提案或決策時，可以配合多個較不吸引人的選項，讓自己的方案看起來更有價值。
下一篇文章，我們將接續探討跨部門溝通，了解科技公司實務上處理溝通與協作問題時，可以怎麼更好地取得合作和取得共識的可能性。
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