【國貿】信件實例 # 13. 精準回覆信件,展現專業度--解答篇

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ㄤ妮來分享想法啦
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第一版跟第二版的差別在於立【國貿】信件實例 # 13. 精準回覆信件,展現專業度場不同。
第一版的論述是站在,可能原因有AB兩種,ㄤ妮問了工廠發生原因,工廠告知推測原因是B,於是事件處理方向被工廠主導為B方向,否決了A原因,在原因是B的方向下,請客人告知有問題產品數量來更加確認是不是原因B造成。
第二版的論述在於,可能原因有AB兩種,工廠告知推測原因是B,ㄤ妮有底但不完全採信工廠說法。ㄤ妮的立場還是保持中立的,事件處理方向還是保持在A或B都有可能的情況,在可能原因是A或B原因的方向下,請客人告知有問題的數量,藉此驗證是A還是B原因。
改成第二版的寫法優點如下:
1. 保留彈性,萬一實際結果是A原因而不是工廠猜測的B原因,以第一版的立場客人會覺得ㄤ妮一開始就被工廠誤導搞錯了方向而減低信任度。
2. 貿易公司身為中間者,角色應該是問題解決,而非單純傳遞訊息。客人提出問題我們應該要心中有定見,有相關解決方案或是驗證方法,即使我們得到的訊息不多,我們也應該以自身經驗來判斷是否採信,找出真正答案。這才是我們發揮價值的地方。
不知道以上答案是否跟你想的一樣呢 ?ㄤ妮也來分享一下中間收到的一些讀者回饋 :
讀者A說第一版跟第二版在於第一版只有跟客人說一種原因,第二版有跟客人說兩種原因比較完整。
的確第二版的立場比較中立,所以整體表述感覺起來是比較完整的。
讀者B說第一版跟第二版都不好,因為這樣寫都是工廠的問題,萬一客人要客訴賠償,會賠不完。
讀者B的回覆非常好,一看就是有經驗的業務,客訴賠償的確是回覆的一大重要考量原因。這個案例比較幸運的是,客人一開始就沒有打算求償,只有要求下張訂單改善。
但不管客人是否打算要求賠償,以ㄤ妮的角度來看,產品貼標黏不好是事實,ㄤ妮不會以其他不可控的原因來逃避責任,例如告知海運時間過久造成貼標不黏等等。站在客人角度,客人會希望ㄤ妮這個角色是不帶偏剖立場的主導處理事情,產品出錯是事實,客人的需求也需要被看見,因此如何好好找出原因預防,讓客人有信心託付未來的訂單,並且有信心遇到問題時,我們會負責不會退縮,這才是最重要的事情。
今天案例就到這啦,不想錯過ㄤ妮最新文章,請追蹤按讚FB:https://www.facebook.com/smileonnie
讀者意見與商業合作請寄信箱:z8032332@gmail.com
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