工作分解結構WBS案例實做心得

2023/02/05閱讀時間約 3 分鐘
商業思維學院費曼學習法讓我們逐步建立起知識學習的黃金金字塔,從知識的輸入到輸出,經過反覆覆盤煉成知識體系,再經由教與他人的過程,驗證你對所學知識的理解,今年別於以往Case Study的方式,改成可以隨時開始,隨時發起,搭配學院的學程課,共有11項任務可以挑戰,讓所有的學習回歸知識的實踐。
商業思維學院學習金字塔
我這次挑戰的是專案管理學程的入門題,被老闆指派在2個月後要辦理200人的線下活動。公司員工人數約 18 人左右,題目提供各部門成員的職掌與性格,而活動辦理的目的很明確,就是藉由線下活動參與人員轉換為產品實際使用用戶,進而提高營收,而我們要做的就是做為這次的活動企劃人員,將此專案如期、如質、如預算的完成交付,活動規劃方法需使用WBS(Work Breakdown Structure)做出專案任務的拆解與規劃,得到以下四項結果:
  • 做什麼(What)
  • 誰來做(Who)
  • 何時做、做多久(When)
  • 要什麼結果(Result)

第一步、盤點利害關係人

這是我自己習慣的做法,先從可利用的資源開始看起。
利害關係人

第二步、工作拆解(breakdown)與估算(estimate)

一開始若能釐清工作流程與步驟,便能大幅降低工作拆解的難度,可以較容易盤點出有什麼工作項目,而在拆解的過程中,把握幾個原則就好,單一工作項單一負責人,交付物(What)要明確,單一工作項時間最好短於兩天,這樣回饋比較快,才能做更及時的調整。從工作的大項目開始羅列,再慢慢推演出子項目,拆得越細,預測得越準。
估算每個工作項目會需要多少時間,在經驗的累積以及類似案例的對比下都能讓估抓的時間越來越精準,這樣我們很快就能對整個任務要做什麼(What)跟做多久(When)有初步的概念。

第三步、工作分工(division)

分工可以依據工作的項目與種類去判斷,分為專業性以及一般性的工作;另一部分則是人力安排及人的能力差異。也可能會遇到相依性問題,例如A的工作進度與結果會影響到B,則可認定為強制相依性的工作,這部分的工作就要特別注意人的能力以及心力分配,綜合考量後,決定出誰是關鍵負責人(Who)。
WBS部分範例

心得與收穫

在專案管理的流程中,用一張表就能清楚的把需要知道的重點一次列出,其實不是什麼複雜難懂的表格,然而在實際填寫的過程中仍是花不少時間思考,包含究竟要拆多細?這個任務項目的層級對嗎?期間的分配合理嗎?我有權任命跨部門的人做為參與負責人員嗎?
雖然做這個表挺花時間的,但在過程中確實可以幫助到專案架構的整理、任務的梳理與分配,哪裡有闕漏、哪裡分配不當都一目了然。而在練習的過程中,其實會需要不斷地回放課程複習,也讓我趁機扎實地完成了專案管理學程的課,非常推薦對專案管理有興趣的人可以來體驗看看。
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時間有價,這裡談社會企業、食魚教育、第二大腦與商業思維,將生活用時間下釀,陪你一起學習與成長,我先乾,你隨意。
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