在專案管理中,有許多工具可以幫助專案經理和團隊有效地規劃、執行和控制專案。其中,工作分解結構(Work Breakdown Structure,簡稱WBS)發揮著非常重要的作用。WBS可以將一個龐大且複雜的專案分解成更小、更易於管理的部分,讓專案團隊能夠更有效地規劃工作並監控專案進度。
那麼,WBS到底是什麼?它又該如何被適當地應用在專案管理中呢?接下來,讓我們一起深入探討WBS具體層次分析,並透過範例分析來一起學習如何使用WBS!
全文轉載自 WBS 是什麼?工作分解結構|WBS範例分析教你如何使用!
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工作分解結構(Work Breakdown Structure,簡稱WBS)是在 專案管理 中常用的工具,用於將複雜的專案分解成更小、更容易管理的部分。WBS基本上是一種樹狀結構,展示了專案的主要交付物,以及為了完成這些交付物所需的各種任務和活動。
WBS的主要組成部分為:
WBS的主要目的是提供一種計劃方法,讓專案經理和團隊可以更有效地規劃、排程、分配資源、追蹤和控制專案。透過將專案分解為更小的部分,WBS可以幫助專案團隊更清晰地理解專案的範圍和複雜性,並可以更容易地識別和管理專案的風險和問題。
工作分解結構(Work Breakdown Structure,簡稱 WBS)用於將複雜的專案分解為更小、更易於管理的任務或工作包,其用途有很多:
總的來說,WBS 是一種強大的專案管理工具,能夠幫助專案經理和團隊更有效地規劃、執行、監控和控制專案。
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在專案管理中,工作分解結構(WBS)又分為這幾種類型:
這種類型的WBS以專案的交付物為導向,而非具體的工作或活動。它首先確定專案的主要交付物,然後將每個交付物分解成子交付物或工作包,直到達到足夠的細節級別。這是最常見的WBS類型,並且被廣泛推薦用於大多數專案。
與交付物導向的WBS不同,活動導向的WBS以專案的工作或活動為導向。這種類型的WBS可能對於那些重複性的或操作導向的專案更有效,但是它的主要風險可能是會忽略一些必要的交付物。
這種類型的WBS以專案組織或參與者為導向。它首先確定參與專案的主要組織或團隊,然後為每個組織或團隊指定專案交付物和工作包。這種類型的WBS可能對於那些有明確的組織結構或責任分配的專案更有效。
這種類型的WBS結合了上述的不同類型,以適應特定專案的需求。例如,我們創建WBS結構時可以首先將交付物作為導向來分解專案,然後為每個交付物指定負責的組織或團隊。
選擇哪種類型的WBS取決於專案的性質、專案經理的風格、以及組織的標準和偏好。不論哪種類型,WBS的主要目的都是為了幫助專案經理和團隊更有效地規劃、執行和控制專案。
工作分解結構 (WBS) 無固定的層次數量,具體層次數量取決於專案的規模和複雜度。不過,為了方便理解,我們可以將WBS工作結構分為三個主要層次:
最高層也就是整個專案,屬於摘要級別,代表了專案的總體目標和範圍。例如,如果你正在建設一個新的商業建築,這一層可能簡單地被標記為「新商業建築專案」。
在第二層,專案被分解為主要的交付物或階段。這可能包括專案的主要組件或階段,每個組件或階段都有自己的目標和要求。在商業建築的例子中,這一層可能包括「設計」、「施工」,和「專案關閉」。
在第三層,每一項主要交付物或階段被分解為工作包。這些是具體的工作或任務,需要被完成以產生交付物或達成階段的目標。例如,「設計」階段可能被分解為「建築設計」、「電氣設計」和「管道設計」。
在第四層及以下,工作包可能被進一步分解為更細的任務。這些任務是具體的步驟或活動,需要執行以完成工作包。例如,「建築設計」工作包可能被分解為「初步設計」、「詳細設計」和「設計審查」。
優秀的WBS應該足夠詳細,以確保專案的每一部分都可以被有效地規劃、執行和控制,但也要避免過度分解,以免增加不必要的管理負擔和複雜性。最佳的層次數量和細節程度取決於專案的規模、複雜度以及管理團隊的需求和偏好。
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工作分解結構(WBS)在專案管理中扮演著極其重要的角色:
因此,WBS 是專案管理的基本工具,對於專案的成功至關重要。
專案交付物: 這些是專案完成時需要提供的具體產品、服務或結果。在WBS中,這些通常是最高級別的元素,直接與專案目標和範圍相關聯。
工作包: 這些是專案交付物的子集,是一個或多個相關的工作活動的集合,這些活動共同產生一項可交付的產品或結果。工作包是WBS的主要組成部分,並且每個工作包都應該足夠詳細,以便可以獨立規劃、執行和監控。
工作活動: 這些是在每個工作包中進行的具體任務或活動,這些任務或活動共同構成了工作包的工作。這些活動應該被定義為足夠詳細,以便可以分配給一個個人或小組進行。
以一個 軟體開發專案 為例,其WBS結構為:
軟體開發專案 (專案交付物)
1.1 需求分析 (工作包)
1.1.1 收集使用者需求 (工作活動)
1.1.2 編寫需求規範 (工作活動)
1.2 設計 (工作包)
1.2.1 設計軟體架構 (工作活動)
1.2.2 創建界面原型 (工作活動)
1.3 開發 (工作包)
1.3.1 寫代碼 (工作活動)
1.3.2 測試和修正錯誤 (工作活動)
1.4 部署 (工作包)
1.4.1 安裝軟體 (工作活動)
1.4.2 進行用戶培訓 (工作活動)
在這個例子中,「軟體開發專案」是專案交付物,「需求分析」、「需求分析」、「開發」和「部署」都是工作包,而在每個工作包下的任務(如「收集使用者需求」,「編寫需求規範」等)則是工作活動。
創建工作分解結構(WBS)通常需要的步驟為:
在開始創建WBS之前,首要的步驟是明確定義你的專案目標和範圍。這會包括專案的主要交付物,以及完成這些交付物所需的各種任務。你也需要確定專案的關鍵成功因素,這是衡量專案成功的標準。
將你的專案分解成主要的階段或交付物。這個階段可能會根據你的專案類型而有所不同。例如,如果你正在開發一款新的軟體應用,你可能會有「需求收集」,「設計」、「開發」、「測試」和「部署」等階段。
接著,將每個階段或交付物分解成更小的工作包或任務。這些應該是可以獨立完成的工作單位。例如,「需求收集」階段可能會被分解成「識別利益相關者」、「設計問卷」、「進行訪談」等任務。
使用工具(如 ClickUp、Microsoft Project、Excel,或任何 其他專案管理軟體工具 )創建WBS圖。這個圖應該呈樹狀結構,專案作為樹的根,然後是主要的階段或交付物,然後是工作包,最後是個別的任務。
為每個工作包和任務分配責任。這通常涉及確定每個任務的所有者或負責人,他們將負責該任務的完成。
最後,你需要評估和驗證你的WBS。這意味著確保每個任務都被包括在內,並且所有的任務都明確地對應到一項交付物或目標。你也需要確認你的WBS與專案範圍和目標保持一致,並且所有的利益相關者都對其有共識。
創建WBS時的重要原則之一為「100%規則」。這個規則指的是你的WBS應該包括專案範圍的100%,這意味著所有的工作和任務都應該在WBS中有所反映。如果有任何工作沒有包括在WBS中,那麼這些工作就不應該在專案中進行,因為它們不屬於已定義的專案範圍。
工作分解結構(Work Breakdown Structure, WBS)和專案管理時間軸在專案管理中經常一起使用,這兩者的結合對於專案的成功執行有著重大意義。WBS與專案管理時間軸協同工作的主要優點為:
總的來說,WBS和專案管理時間軸結合使用,可以提供一個全面、結構化且易於理解的專案框架,從而廣泛提高專案管理的效率和效果。
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當 WBS(工作分解結構)與專案管理的甘特圖結合使用時,它們可以提供更深度的專案視覺化和更有效的專案進度控制:
總的來說,WBS 和甘特圖的組合為專案提供了一種結構化、視覺化並且能夠靈活應對變化的管理框架。
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工作分解結構(WBS)和專案管理行事曆的結合使用可以提供許多優勢,幫助專案管理更加有效率。
總的來說,工作分解結構(WBS)和專案管理行事曆的結合使用,可以提供全面的視角來規劃、執行和監控專案,從而提高專案的成功率。
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WBS(工作分解結構)和Kanban看板是專案管理中兩個重要的組件,當它們一起使用時,可以提供許多的好處。
因此,WBS和Kanban看板的結合可以提供專案的結構和可視化,從而使專案管理變得更有效和高效。
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我們來看看如何通過專業高效的專案管理工具並利用它們的時間軸、甘特圖、行事曆、看板等功能配合創建工作分解結構(WBS):
Monday.com是一個全功能的專案管理平台,可以通過其彈性看板來創建和視覺化 WBS。每個工作包可以作為一項任務添加到 看板中,並且可以定義其屬性,如負責人、狀態、優先級等。此外,你還可以通過其內建的 甘特圖 和時間線視圖來視覺化你的專案計劃。
monday.com 包含了時間軸和甘特圖功能,可以用來視覺化專案的進度和任務間的依賴關係。你可以先通過其看板功能創建 WBS,將每個工作包作為一項任務添加到看板中,然後再使用其甘特圖或時間軸功能來排程這些任務。此外,你還可以通過其行事曆功能來查看和追蹤任務的截止日期。
ClickUp 是一款強大的專案管理工具,提供了多種方式來創建和視覺化 WBS,包括列表、 看板、 甘特圖和 時間線 等。你可以通過子任務和檢查清單來進一步細分你的工作包。
ClickUp 提供了列表、看板、甘特圖和時間線等多種視覺化方式,可以用來創建和管理 WBS。你可以先通過其列表或看板功能創建 WBS,然後再通過其甘特圖或時間線功能來排程和視覺化這些任務。
Lucidchart 是一款專業的線上圖表製作工具,你可以使用它來創建和分享 WBS 圖表,內置了豐富的圖形和模板庫,讓你可以輕鬆地創建具備專業外觀的 WBS。
Lucidchart 作為專業的線上繪圖工具,你可以將其與其他專案管理工具(如 Monday.com)結合使用,來排程和追蹤你的任務。
Miro 是一款專業的線上協作白板工具,可以用來創建和分享 WBS。它的無窮畫布讓你可以自由地擴展你的 WBS,並且你可以通過其豐富的圖形和註解工具來製作你的 WBS。
你也可以使用其豐富的圖形和註解工具來創建 WBS,然後將其與其他專案管理工具(如 Notion 或 Trello)結合使用,來排程和追蹤你的任務。
Notion 同樣是一款強大的組織協作工具,讓你創建和管理自己的 WBS。你可以創建新頁面用來代表你的專案,然後在該頁面下創建子頁面來代表各個工作包。每個頁面可以包含任務、筆記、檔案等資訊。你也可以通過其數據庫功能來創建自定義的任務排程和追蹤系統。
這些工具都有各自的特點,你可以根據自己的需求和偏好來進行選擇。無論你選擇哪一款工具,都要持續更新你的 WBS 以反映專案的最新狀態,並與團隊成員共享,以確保每個人都明白他們的任務和責任。這些工具的時間軸、甘特圖、行事曆和看板功能都可以用來視覺化你的 WBS 和專案計劃,並幫助你更好地管理和追蹤你的任務。
在這個案例中,我們要開發一個新的公司網站,那麼其 WBS 結構範例為:
開發新網站
1.1. 專案計劃
1.1.1. 建立專案計劃
1.1.2. 獲得核准
1.2. 需求分析
1.2.1. 收集需求
1.2.2. 編寫需求規格
1.2.3. 獲得核准
1.3. 網站設計
1.3.1. 建立網站架構
1.3.2. 設計界面
1.3.3. 獲得核准
1.4. 網站開發
1.4.1. 編寫程式碼
1.4.2. 建立資料庫
1.5. 運行測試
1.5.1. 執行單元測試
1.5.2. 執行整合測試
1.5.3. 執行使用者驗收測試
1.6. 部署
1.6.1. 部署到生產環境
1.6.2. 進行性能測試
1.7. 專案結束
1.7.1. 評估專案結果
1.7.2. 編寫專案報告
這個 WBS 將專案分解為七個主要的組件或階段:專案計劃、需求分析、設計、開發、測試、部署和專案結束。每個主要組件又被進一步分解為更細小的任務。
總的來說,WBS 是一個非常有用的工具,可以幫助專案經理清晰地定義和組織專案的各個部分。不過,如同所有工具一樣,使用時需要適度,並且要注意可能的陷阱和限制。
定義
WBS 是視覺工具之一,用於將專案分解為更小、更易於管理的部分或工作包。
甘特圖是專案規劃和排程工具,繪製了專案的各個任務以及它們的開始和結束日期。
主要目的
WBS 的主要目的是定義和組織專案的所有組成部分,以確保所有的工作都被包含在內。
甘特圖的主要目的是視覺化專案的時間規劃,包括各個任務的開始和結束日期,以及任務之間的依賴關係。
呈現方式
WBS 通常以樹狀圖的形式呈現,每個節點代表一個工作包或任務。
甘特圖以橫條圖的形式呈現,每條橫條代表一項任務,橫條的長度表示任務的持續時間。
時間因素
WBS 本身並不包含時間因素,它主要關注的是專案的「工作內容」,而不是「時間」。
甘特圖的核心就是時間,它顯示了各個任務的排程和持續時間,以及任務之間的依賴關係。
依賴關係
WBS 並不直接表示任務之間的依賴關係。
甘特圖可以明確表示任務之間的依賴關係,例如,某項任務必須在另一項任務完成後開始。
雖然 WBS 和甘特圖有很大的區別,但他們都是專案管理的重要工具,並且經常一起使用。例如,你可以首先使用 WBS 來定義和組織專案的所有任務,然後使用甘特圖來排程這些任務並視覺化專案的時間規劃。
什麼是WBS?
WBS的主要目的是什麼?
WBS有哪些主要的組成部分?
WBS和甘特圖有什麼區別?
如何創建WBS?
WBS的好處是什麼?
WBS有哪些限制?