WBS 是什麼?工作分解結構|WBS範例分析教你如何使用! — ProjectManager

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在專案管理中,有許多工具可以幫助專案經理和團隊有效地規劃、執行和控制專案。其中,工作分解結構(Work Breakdown Structure,簡稱WBS)發揮著非常重要的作用。WBS可以將一個龐大且複雜的專案分解成更小、更易於管理的部分,讓專案團隊能夠更有效地規劃工作並監控專案進度。

那麼,WBS到底是什麼?它又該如何被適當地應用在專案管理中呢?接下來,讓我們一起深入探討WBS具體層次分析,並透過範例分析來一起學習如何使用WBS!

全文轉載自 WBS 是什麼?工作分解結構|WBS範例分析教你如何使用!

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WBS 是什麼?WBS 意思

工作分解結構(Work Breakdown Structure,簡稱WBS)是在 專案管理 中常用的工具,用於將複雜的專案分解成更小、更容易管理的部分。WBS基本上是一種樹狀結構,展示了專案的主要交付物,以及為了完成這些交付物所需的各種任務和活動。

WBS的主要組成部分為:

WBS的主要目的是提供一種計劃方法,讓專案經理和團隊可以更有效地規劃、排程、分配資源、追蹤和控制專案。透過將專案分解為更小的部分,WBS可以幫助專案團隊更清晰地理解專案的範圍和複雜性,並可以更容易地識別和管理專案的風險和問題。

WBS 工作分解結構的用途

工作分解結構(Work Breakdown Structure,簡稱 WBS)用於將複雜的專案分解為更小、更易於管理的任務或工作包,其用途有很多:

  • 提高理解與溝通:WBS 以視覺化的方式呈現專案的所有組成部分,幫助團隊成員、持份者和專案經理更好地理解專案的範疇和需求。
  • 助於規劃:WBS 可以作為製定專案計劃的基礎,包括時間規劃、資源規劃、費用預算等。它可以幫助專案經理確定需要完成的具體任務和相關的資源需求。
  • 監控與控制:WBS 是衡量專案進度並確保專案按計劃進行的重要工具。通過與每個工作包關聯的時間和成本信息,專案經理可以追蹤並控制專案的進度和費用。
  • 風險管理:WBS 也可以用於風險管理。通過將專案分解為更小的部分,可以更容易地識別和管理可能的風險。
  • 品質管理:每個工作包的完成可以作為品質檢查的機會。這樣可以確保專案的每一部分都符合品質標準,從而提高整體專案的品質。

總的來說,WBS 是一種強大的專案管理工具,能夠幫助專案經理和團隊更有效地規劃、執行、監控和控制專案。

延伸閱讀 → 【專案規劃】分配資源、安排時間怎麼做?一文掌握專案規劃!

WBS 工作分解結構有什麼類型?

在專案管理中,工作分解結構(WBS)又分為這幾種類型:

交付物導向的WBS(Deliverable-Oriented WBS)

這種類型的WBS以專案的交付物為導向,而非具體的工作或活動。它首先確定專案的主要交付物,然後將每個交付物分解成子交付物或工作包,直到達到足夠的細節級別。這是最常見的WBS類型,並且被廣泛推薦用於大多數專案。

活動導向的WBS(Activity-Oriented WBS)

與交付物導向的WBS不同,活動導向的WBS以專案的工作或活動為導向。這種類型的WBS可能對於那些重複性的或操作導向的專案更有效,但是它的主要風險可能是會忽略一些必要的交付物。

組織導向的WBS(Organization-Oriented WBS/Responsibility-Oriented WBS)

這種類型的WBS以專案組織或參與者為導向。它首先確定參與專案的主要組織或團隊,然後為每個組織或團隊指定專案交付物和工作包。這種類型的WBS可能對於那些有明確的組織結構或責任分配的專案更有效。

混合型的WBS(Hybrid WBS)

這種類型的WBS結合了上述的不同類型,以適應特定專案的需求。例如,我們創建WBS結構時可以首先將交付物作為導向來分解專案,然後為每個交付物指定負責的組織或團隊。

選擇哪種類型的WBS取決於專案的性質、專案經理的風格、以及組織的標準和偏好。不論哪種類型,WBS的主要目的都是為了幫助專案經理和團隊更有效地規劃、執行和控制專案。

WBS 工作分解結構的 3 個層次

工作分解結構 (WBS) 無固定的層次數量,具體層次數量取決於專案的規模和複雜度。不過,為了方便理解,我們可以將WBS工作結構分為三個主要層次:

第一層(專案層)

最高層也就是整個專案,屬於摘要級別,代表了專案的總體目標和範圍。例如,如果你正在建設一個新的商業建築,這一層可能簡單地被標記為「新商業建築專案」。

第二層(主要交付物或階段)

在第二層,專案被分解為主要的交付物或階段。這可能包括專案的主要組件或階段,每個組件或階段都有自己的目標和要求。在商業建築的例子中,這一層可能包括「設計」、「施工」,和「專案關閉」。

第三層(工作包)

在第三層,每一項主要交付物或階段被分解為工作包。這些是具體的工作或任務,需要被完成以產生交付物或達成階段的目標。例如,「設計」階段可能被分解為「建築設計」、「電氣設計」和「管道設計」。

第四層及以下(任務)

在第四層及以下,工作包可能被進一步分解為更細的任務。這些任務是具體的步驟或活動,需要執行以完成工作包。例如,「建築設計」工作包可能被分解為「初步設計」、「詳細設計」和「設計審查」。

優秀的WBS應該足夠詳細,以確保專案的每一部分都可以被有效地規劃、執行和控制,但也要避免過度分解,以免增加不必要的管理負擔和複雜性。最佳的層次數量和細節程度取決於專案的規模、複雜度以及管理團隊的需求和偏好。

延伸閱讀 → 【專案管理流程】什麼是專案管理?一篇掌握五大流程!

工作分解結構(WBS)在專案管理中的重要作用

工作分解結構(WBS)在專案管理中扮演著極其重要的角色:

  • 明確定義專案範圍:WBS 可以幫助專案團隊明確定義和理解專案的範圍。每個工作包都是專案範圍的一部分,因此,WBS提供了專案需求和交付物的完整列表。
  • 有效規劃專案:WBS 是專案規劃的基礎。它可以幫助專案團隊確定需要完成的工作,從而能夠確定所需的資源、時間和成本。
  • 分配責任:WBS 使得專案經理可以清楚地指派責任。每個工作包都可以指派給對應的團隊成員或小組,從而確保所有的工作都有負責人。
  • 追蹤和監控專案:WBS 以用來追蹤和監控專案進度。專案經理可以比較每個工作包的實際進度與預期進度,並且根據需要進行調整。
  • 降低風險:WBS 可以幫助專案團隊識別和管理專案風險。通過將專案分解為較小的部分,可以更容易地識別可能的風險和問題。
  • 提供溝通工具:WBS 作為視覺工具,可以幫助專案團隊、客戶和其他利益相關者理解專案的範圍和進度。這有助於確保所有人都對專案有共同的理解和期待。

因此,WBS 是專案管理的基本工具,對於專案的成功至關重要。

深入理解工作分解結構(WBS)

專案交付物: 這些是專案完成時需要提供的具體產品、服務或結果。在WBS中,這些通常是最高級別的元素,直接與專案目標和範圍相關聯。

工作包: 這些是專案交付物的子集,是一個或多個相關的工作活動的集合,這些活動共同產生一項可交付的產品或結果。工作包是WBS的主要組成部分,並且每個工作包都應該足夠詳細,以便可以獨立規劃、執行和監控。

工作活動: 這些是在每個工作包中進行的具體任務或活動,這些任務或活動共同構成了工作包的工作。這些活動應該被定義為足夠詳細,以便可以分配給一個個人或小組進行。

以一個 軟體開發專案 為例,其WBS結構為:

軟體開發專案 (專案交付物)

1.1 需求分析 (工作包)

1.1.1 收集使用者需求 (工作活動)

1.1.2 編寫需求規範 (工作活動)

1.2 設計 (工作包)

1.2.1 設計軟體架構 (工作活動)

1.2.2 創建界面原型 (工作活動)

1.3 開發 (工作包)

1.3.1 寫代碼 (工作活動)

1.3.2 測試和修正錯誤 (工作活動)

1.4 部署 (工作包)

1.4.1 安裝軟體 (工作活動)

1.4.2 進行用戶培訓 (工作活動)

在這個例子中,「軟體開發專案」是專案交付物,「需求分析」、「需求分析」、「開發」和「部署」都是工作包,而在每個工作包下的任務(如「收集使用者需求」,「編寫需求規範」等)則是工作活動。

如何創建WBS 工作分解結構?

創建工作分解結構(WBS)通常需要的步驟為:

定義專案目標和範圍

在開始創建WBS之前,首要的步驟是明確定義你的專案目標和範圍。這會包括專案的主要交付物,以及完成這些交付物所需的各種任務。你也需要確定專案的關鍵成功因素,這是衡量專案成功的標準。

識別主要專案階段和交付物

將你的專案分解成主要的階段或交付物。這個階段可能會根據你的專案類型而有所不同。例如,如果你正在開發一款新的軟體應用,你可能會有「需求收集」,「設計」、「開發」、「測試」和「部署」等階段。

細分工作包和任務

接著,將每個階段或交付物分解成更小的工作包或任務。這些應該是可以獨立完成的工作單位。例如,「需求收集」階段可能會被分解成「識別利益相關者」、「設計問卷」、「進行訪談」等任務。

創建WBS圖

使用工具(如 ClickUp、Microsoft Project、Excel,或任何 其他專案管理軟體工具 )創建WBS圖。這個圖應該呈樹狀結構,專案作為樹的根,然後是主要的階段或交付物,然後是工作包,最後是個別的任務。

分配責任

為每個工作包和任務分配責任。這通常涉及確定每個任務的所有者或負責人,他們將負責該任務的完成。

評估和驗證WBS

最後,你需要評估和驗證你的WBS。這意味著確保每個任務都被包括在內,並且所有的任務都明確地對應到一項交付物或目標。你也需要確認你的WBS與專案範圍和目標保持一致,並且所有的利益相關者都對其有共識。

創建WBS時的重要原則之一為「100%規則」。這個規則指的是你的WBS應該包括專案範圍的100%,這意味著所有的工作和任務都應該在WBS中有所反映。如果有任何工作沒有包括在WBS中,那麼這些工作就不應該在專案中進行,因為它們不屬於已定義的專案範圍。

WBS 工作分解結構 + 時間軸

工作分解結構(Work Breakdown Structure, WBS)和專案管理時間軸在專案管理中經常一起使用,這兩者的結合對於專案的成功執行有著重大意義。WBS與專案管理時間軸協同工作的主要優點為:

  • 專案視覺化:通過WBS,我們可以將大型專案分解為更小、更可管理的任務。這些分解後的任務然後可以在時間軸上安排和視覺化,讓專案團隊能夠輕鬆理解專案的流程和期限。
  • 更好的計劃和調度:WBS提供了專案的結構,讓專案經理能夠確定各任務之間的依賴關係。當這些依賴關係已知後,這些任務就可以在時間軸上順序排列,以確保專案按照計劃進行。
  • 提高溝通效率:WBS和時間軸都可以作為溝通工具,幫助團隊成員、利益相關者和客戶理解專案的範疇和進度。這令各方能夠對專案有共同的理解,從而提高團隊合作的效率。
  • 監控和控制專案進度:WBS和時間軸的結合也對專案的監控和控制非常有用。透過比較時間軸上的實際進度與計劃進度,專案經理可以及時識別到可能的問題或延遲,並採取相應的措施來調整專案計劃。

總的來說,WBS和專案管理時間軸結合使用,可以提供一個全面、結構化且易於理解的專案框架,從而廣泛提高專案管理的效率和效果。

延伸閱讀 → 8款熱門時間管理app推薦,免費工具助你高效工作自律生活!

WBS 工作分解結構 + 甘特圖

當 WBS(工作分解結構)與專案管理的甘特圖結合使用時,它們可以提供更深度的專案視覺化和更有效的專案進度控制:

  • 資源分配的明確化:WBS 把大型專案分解成小型、易於管理的任務,這讓專案經理能夠更清楚地分配資源。甘特圖則能清楚顯示每項任務的時間安排,這樣專案經理就能視覺化較為繁重的任務,並確保有足夠的資源供這些任務使用。
  • 提升團隊的參與度:由於甘特圖可視化了專案的時間表,團隊成員可以看到他們的任務在整個專案中的位置,也能看到他們的工作如何影響整個專案的進度。這能提高他們對專案的投入,並增加他們對達成專案目標的責任感。
  • 促進跨部門或跨團隊的協調:WBS 與甘特圖的組合可以清楚顯示專案的各個部分以及這些部分之間的相互依賴關係。這可以幫助不同的部門或團隊理解他們的工作如何與其他部分相關,並協調他們的工作以達到專案的整體目標。
  • 更有效地處理變更請求:變更請求是專案管理中的常見情況。通過 WBS 和甘特圖,專案經理可以更容易地評估變更請求如何影響專案的範疇、時間表和資源,並對專案計劃進行適當的調整。

總的來說,WBS 和甘特圖的組合為專案提供了一種結構化、視覺化並且能夠靈活應對變化的管理框架。

延伸閱讀 → 【甘特圖】一鍵生成甘特圖教學|Excel+其他工具新手教程!

WBS 工作分解結構 + 行事曆

工作分解結構(WBS)和專案管理行事曆的結合使用可以提供許多優勢,幫助專案管理更加有效率。

  • 明確的專案規劃與進度追蹤:通過將專案分解為更小的任務(WBS),並將這些任務添加到專案管理行事曆中,專案經理和團隊成員可以更清楚地了解專案的整體進度,並有效追蹤每個任務的進度。這樣,每個人都可以清楚地知道他們的責任和期限,從而提高專案的透明度和責任。
  • 資源管理和分派:專案管理行事曆可以幫助專案經理更有效地分派資源。每個工作包在行事曆中都有明確的開始和結束日期,從而令專案經理可以看到何時需要更多的資源,並提前做出安排。
  • 風險和問題的識別:通過使用WBS和專案管理行事曆,專案經理可以更早地識別出潛在的風險和問題。例如,如果某項關鍵任務的完成日期推遲,這可能會影響到其他相關任務的進度。專案經理可以提前識別這些問題,並制定應對策略,以減少專案延遲的風險。
  • 促進團隊協作:專案管理行事曆為團隊提供了一個共享工作空間,讓每個人都可以看到整個專案的進度和他們的工作如何影響整體專案。這有助於提高團隊的協作效率,並確保每個人都朝著共同的目標努力。

總的來說,工作分解結構(WBS)和專案管理行事曆的結合使用,可以提供全面的視角來規劃、執行和監控專案,從而提高專案的成功率。

延伸閱讀 → 排程管理怎麼做?一鍵生成專案時程表,工作排程不拖延!

WBS 工作分解結構 + 專案管理看板kanban

WBS(工作分解結構)和Kanban看板是專案管理中兩個重要的組件,當它們一起使用時,可以提供許多的好處。

因此,WBS和Kanban看板的結合可以提供專案的結構和可視化,從而使專案管理變得更有效和高效。

延伸閱讀 → 掌握Kanban 看板管理核心方法,提升你的專案管理能力!

用高效工具創建WBS 工作分解結構

我們來看看如何通過專業高效的專案管理工具並利用它們的時間軸、甘特圖、行事曆、看板等功能配合創建工作分解結構(WBS):

Monday.com

Monday.com是一個全功能的專案管理平台,可以通過其彈性看板來創建和視覺化 WBS。每個工作包可以作為一項任務添加到 看板中,並且可以定義其屬性,如負責人、狀態、優先級等。此外,你還可以通過其內建的 甘特圖 和時間線視圖來視覺化你的專案計劃。

monday.com 包含了時間軸和甘特圖功能,可以用來視覺化專案的進度和任務間的依賴關係。你可以先通過其看板功能創建 WBS,將每個工作包作為一項任務添加到看板中,然後再使用其甘特圖或時間軸功能來排程這些任務。此外,你還可以通過其行事曆功能來查看和追蹤任務的截止日期。

ClickUp

ClickUp 是一款強大的專案管理工具,提供了多種方式來創建和視覺化 WBS,包括列表、 看板、 甘特圖和 時間線 等。你可以通過子任務和檢查清單來進一步細分你的工作包。

ClickUp 提供了列表、看板、甘特圖和時間線等多種視覺化方式,可以用來創建和管理 WBS。你可以先通過其列表或看板功能創建 WBS,然後再通過其甘特圖或時間線功能來排程和視覺化這些任務。

Lucidchart

Lucidchart 是一款專業的線上圖表製作工具,你可以使用它來創建和分享 WBS 圖表,內置了豐富的圖形和模板庫,讓你可以輕鬆地創建具備專業外觀的 WBS。

Lucidchart 作為專業的線上繪圖工具,你可以將其與其他專案管理工具(如 Monday.com)結合使用,來排程和追蹤你的任務。

Miro

Miro 是一款專業的線上協作白板工具,可以用來創建和分享 WBS。它的無窮畫布讓你可以自由地擴展你的 WBS,並且你可以通過其豐富的圖形和註解工具來製作你的 WBS。

你也可以使用其豐富的圖形和註解工具來創建 WBS,然後將其與其他專案管理工具(如 Notion 或 Trello)結合使用,來排程和追蹤你的任務。

Notion

Notion 同樣是一款強大的組織協作工具,讓你創建和管理自己的 WBS。你可以創建新頁面用來代表你的專案,然後在該頁面下創建子頁面來代表各個工作包。每個頁面可以包含任務、筆記、檔案等資訊。你也可以通過其數據庫功能來創建自定義的任務排程和追蹤系統。

這些工具都有各自的特點,你可以根據自己的需求和偏好來進行選擇。無論你選擇哪一款工具,都要持續更新你的 WBS 以反映專案的最新狀態,並與團隊成員共享,以確保每個人都明白他們的任務和責任。這些工具的時間軸、甘特圖、行事曆和看板功能都可以用來視覺化你的 WBS 和專案計劃,並幫助你更好地管理和追蹤你的任務。

WBS範例分析

WBS 範例:開發一個新網站

在這個案例中,我們要開發一個新的公司網站,那麼其 WBS 結構範例為:

開發新網站

1.1. 專案計劃

1.1.1. 建立專案計劃

1.1.2. 獲得核准

1.2. 需求分析

1.2.1. 收集需求

1.2.2. 編寫需求規格

1.2.3. 獲得核准

1.3. 網站設計

1.3.1. 建立網站架構

1.3.2. 設計界面

1.3.3. 獲得核准

1.4. 網站開發

1.4.1. 編寫程式碼

1.4.2. 建立資料庫

1.5. 運行測試

1.5.1. 執行單元測試

1.5.2. 執行整合測試

1.5.3. 執行使用者驗收測試

1.6. 部署

1.6.1. 部署到生產環境

1.6.2. 進行性能測試

1.7. 專案結束

1.7.1. 評估專案結果

1.7.2. 編寫專案報告

這個 WBS 將專案分解為七個主要的組件或階段:專案計劃、需求分析、設計、開發、測試、部署和專案結束。每個主要組件又被進一步分解為更細小的任務。

WBS 的優點和改進之處

優點

改進之處

  • 過度分解:有時,如果一項任務被分解的太細,可能會導致管理上的困難。例如,如果某個小任務只需要幾個小時就可以完成,那麼,將其列為單獨的任務可能就過於冗贅。
  • 忽視依賴性:WBS 通常專注於專案的各個部分,但可能會忽視各個任務之間的依賴關係。在實際的專案管理中,這些依賴性可能會對專案的進度和成功產生重大影響。
  • 時間和資源估計:WBS 可以幫助確定專案的範疇,但估計各個工作包所需的時間和資源可能會很具挑戰性。這可能需要專案經理有豐富的經驗和深入的專案理解。
  • 變更管理:專案的需求和目標可能會在專案進行中發生變化。在這種情況下,WBS 可能需要更新以反映這些變化,這可能會導致額外的工作和混亂。
  • 需要專門知識:有效的 WBS 需要專門的技能和經驗來創建。它需要能夠理解專案的所有方面,並能夠有效地將專案分解為具有管理意義的工作包。

總的來說,WBS 是一個非常有用的工具,可以幫助專案經理清晰地定義和組織專案的各個部分。不過,如同所有工具一樣,使用時需要適度,並且要注意可能的陷阱和限制。

WBS和專案管理工具甘特圖的區別

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定義

WBS 是視覺工具之一,用於將專案分解為更小、更易於管理的部分或工作包。

甘特圖是專案規劃和排程工具,繪製了專案的各個任務以及它們的開始和結束日期。

主要目的

WBS 的主要目的是定義和組織專案的所有組成部分,以確保所有的工作都被包含在內。

甘特圖的主要目的是視覺化專案的時間規劃,包括各個任務的開始和結束日期,以及任務之間的依賴關係。

呈現方式

WBS 通常以樹狀圖的形式呈現,每個節點代表一個工作包或任務。

甘特圖以橫條圖的形式呈現,每條橫條代表一項任務,橫條的長度表示任務的持續時間。

時間因素

WBS 本身並不包含時間因素,它主要關注的是專案的「工作內容」,而不是「時間」。

甘特圖的核心就是時間,它顯示了各個任務的排程和持續時間,以及任務之間的依賴關係。

依賴關係

WBS 並不直接表示任務之間的依賴關係。

甘特圖可以明確表示任務之間的依賴關係,例如,某項任務必須在另一項任務完成後開始。

雖然 WBS 和甘特圖有很大的區別,但他們都是專案管理的重要工具,並且經常一起使用。例如,你可以首先使用 WBS 來定義和組織專案的所有任務,然後使用甘特圖來排程這些任務並視覺化專案的時間規劃。

關於WBS (工作分解結構) 的常見問題(FAQs)

什麼是WBS?

WBS的主要目的是什麼?

WBS有哪些主要的組成部分?

WBS和甘特圖有什麼區別?

如何創建WBS?

WBS的好處是什麼?

WBS有哪些限制?

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2023-01-29
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下一个挑战是什么?抛开布满乌云的去年,回归断舍离后的今年, 有了想要重新出发,挑战自己,迈向人生的下个阶段。今年是尤其重要的一年,是为2024年做准备,重要的一年。
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2023-01-20
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生日应该是什么样的? 今年生日应该也不例外,静悄悄又低调,重复着日复一日步调的,简单又平凡的一天。我不喜被当成全场焦点的感觉,所以从来没有大肆宣扬过自己的生日,也没有举办过生日派对,连正式成人那年也没有。 当然往年周围的人为我而准备的惊喜庆生也有,都是一群我很尊敬很感恩的一群前辈和朋友,她们总能带给我无限的惊喜和喜悦。
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2022-08-11
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脫髮是什么原因造成的?  脫髮是什么原因造成的?【專業植髮找雍禾】掉頭髮的事情,是不可避免的,每個人每天都會掉頭髮,可是如果是大量掉頭髮,那么就可能會出現脫髮的情況,那么掉頭髮是什么原因造成的?下面我們請雍禾植髮的專家來為我們解答。   掉頭髮是什么原因造成的   1、精神、神經失調。一些青年人由于遭受沉重的打擊,或長
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2020-11-13
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脫髮是什么原因引起的呢?  脫髮是什么原因引起的呢?【專業植髮找雍禾】脫髮問題,是現在很多朋友都在說的,有非常多的朋友,都出現了比較嚴重的脫髮。那么脫髮是什么原因引起的呢?這個問題,是大家都在咨詢的,下面我們請雍禾植髮的專家來為我們解答。   脫髮是什么原因引起的呢   1、神、神經失調。一些青年人由于遭受沉重的打擊,或
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2020-11-07
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是什么讓N號房這樣猖狂?色情文化的泛濫如何型塑目前的兩性關系這篇本來要投稿果殼網,但是果殼網編輯認為這篇講得都是老生常談,很多人都有在講,所以我就直接公開在我的自媒體了。其實我對於“老生常談”這四個字很過敏,因為其實很多人儘管接收這種新聞,但是對社會的色情文化卻不會有比較嚴肅的批判,所以是時候我要表達我對於色情文化的批判,以及自由派女性主義者將色情文化“正面
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7個超有用的人生工具:SWOT、PDCA、6W2H、SMART、WBS、時間管理、二八原則每個人的一天都是24小時,要怎麼有效分配手上資源,以及做好時間管理,才能讓自己事半功倍? 這裡哈利熊提供你7個超有用人生工具,讓你在因應不同情況時,可以選用最適合地分析方法,輕鬆增加辦事的效能與效率!
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2020-01-14
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