Recruit | 比別人多想一步的追蹤術

雖說招募有既定的SOP，但不同人來操作，績效仍有高下之分，追蹤管理、履歷拆解、行銷吸引、Domain know-how 皆乃很好的觀察指標。本次想談談追蹤管理（追蹤術）這塊。

筆者招募生涯中看過不少誇張的例子 (通常負面教材是最好的題材XD)，有那種忘了當天有約求職者面試，結果變成主管進來，主持的HR卻不在，十分尷尬；或是On Board時，新人說沒收到HR給的勞動契約…。

會發生上述問題通常是HR沒有做好追蹤管理的工作，全憑個人記憶、系統提醒在做事，導致職缺需求、聯絡人選一變多，便凸槌走鐘。

Goole日曆或Outlook日曆很方便，我們可以拿來規劃一天的行程，但每天開始工作時，還是要稍微看一下當天&當週（更嚴謹次週）自已、主管、夥伴的行程，避免有漏掉、未辦事項，可上不同顏色區別重要度，未來工作計劃也可以先行booking。

最可怕的則屬行程打完就不管，只等系統提前15分提醒……電腦也有不乖之時。

通常每約或聯絡一位人選，列表管理有助於之後和人選的對話回溯，也能慢慢建立強大的人才資料庫。列表最重要的在釐清每位Candidate初步招募結束後的『溝通情況』、『動態歸類』、『是否結案』，多比別人做這一步，便能檢視自已是否漏掉大魚，或再追擊時做些策略上的微調。

假使今天沒列表，等於你得完全依賴人力銀行上的訊息欄，有回應你才有下一步動作（甚至有時候人家有興趣你還忘了要發面試通知給他/她）。事實上很多招募成功案例都不是談一次就成的，招募不能偷懶阿（但也不需太過執著）！正所謂十鳥在林不如一鳥在手，精準開火比亂槍打鳥效率來得更高。

接著精華處！可整合上述1、2點，招募細節用小表，招募推進流程用大表，若會使用Trello的話，個人覺得是很好的軍武，等於把招募當一個專案管理來看，定義每一個進度項目，用卡片任務來隨時拖拉調整。不懂上述工具的話，也可沿用Excel另外分sheet、人力銀行上的小工具（筆者早期曾待過日商公司，以紙本土法煉鋼管理人才，即使老派一樣控得很好~），或購買類似Teamdoor的神器。

有趣的是，當事情愈多愈複雜，愈能看出Trello的強大處，一樣輕鬆管理。

綜合以上，若能比人多做一步、多想一層，很多小地方做對、疊加起來，其實便是專業深淺所在，如同奧運游泳賽事好手如雲，最終差異可能也就是差那幾零點幾秒成績，來決定前幾名的席次。

行程管理和履歷管理，是招募蠻基本的小事，也是大事。