[筆記] 學會簡潔取勝的強效溝通方式--《聰明簡潔的溝通：200 字寫重點，26 秒贏得注意力》

Part 1 什麼是聰明簡潔溝通法

為什麼需要簡潔溝通：

• 根據研究人們只花26 秒閱讀一篇內容
• 點擊網頁後在頁面的停留時間不到15 秒
• 每天查看手機超過344 次，打斷當下做的事
• 分心之後，要花20 分鐘才能重新回到專注狀態

深度思考：

• 我們身處在內容大量被產生與傳播的時代，但仍用1980年代的方式寫mail、文章：以往的觀念是文章的長度等於深度與重要性，但如今已不適用於讀者。
• 簡短並非淺薄。不只是為了簡短而簡短，該做的是用直接、簡潔且有幫助的內容，節省受眾閱讀的時間，使寫作更有靈魂、更切題。
• 員工平均有50%~60% 的時間花在溝通或類似的活動，但企業卻沒有提供員工工具或訓練，培育優良的溝通能力。

溝通時，內容要包含

• 為什麼重要
• 我們的答案
• 數據與研究
• 深度思考
• 結論
• 對你的好處

聰明簡潔溝通法的四個核心：

1. 強大的引子：以有力的6 個字把讀者注意力抓過來
2. 有力的開場/導言：直接、簡短、犀利的一句話
3. 背景脈絡：說明為什麼重要
4. 瞭解更多：提供給讀者選擇，是否閱讀更多延伸、輔助的內容（連結）

重要：讀者至上：

• 一個聰明、忙碌、好奇的核心人物，有真實的工作與真正的需求。
• 你提供的內容有助於釐清讀者已經知道的事，有可能是全新、具啟發性、讓人興奮的內容，使讀者意識到你尊重他們的時間與智識，你的訊息就會得到迴響。

• 做測試：讀給朋友聽，問他們是否有接收到你想表達的重點
• 最簡單的表達方式是--直接說出來，然後打住
• 磨利你的想法，出色的包裝，不要浪費文字與時間
• 不要只是想我們想談什麼，而該想的是別人想要或應該聽什麼

• 在你的目標受眾中聚焦於一個人
• 勾勒出你想要他記住的一件事
• 像人一樣，為人而寫：簡單、清楚、直接、口語
• 找個人講你想談論的觀點，然後寫下來，把句子改短到十幾個字，少即是多
• 適時打住，不要說個不停

Part 2 如何做到

值得：

• 文字太多
• 術語太多
• 選擇太多
• 影音太長

1. 列出你一定要講的重點，依照重要性，按順序寫
2. 可能，把重點縮減到只剩一兩點
3. 思考這個重點、細節或觀念必要嗎？有沒有更簡單的表達方式？
4. 刪、刪、刪，盡量節省對方時間

搶眼

• 最重要的文字：主旨、標題和第一行。必須抓住讀者、誘惑讀者、吸引讀者
• 最重要的一步：引子，開頭的最初幾個字（大約10~15字）。爭取更多注意力與時間
• 先寫，然後回頭刪掉至少一半的字數

1. 先從「不要」開始：不要太多字、不要搞笑、不要賣弄詞彙或術語
2. 養成好的新習慣：

• 用10個字描述目的/理由
• 具煽動性又準確
• 用有力的詞彙
• 永遠用主動式

一件大事

1. 濃縮再濃縮
2. 跳過軼事、傳聞、笑話
3. 嚴格遵守一句話為限
4. 刪去副詞及無意義的字

• 發生什麼事
• 關鍵數據說
• 背景脈絡
• 另一方面
• 事實查核
• 背景故事
• 後續發展
• 快速了解
• 我們看見什麼
• 見微知著
• 綜觀全覽
• 弦外之音
• 為什麼重要

1. 「為什麼重要」是最常見且有效的點題
2. 用一兩句話直接陳述這些資訊為何重要？會改變什麼？發展的階段，過程脈絡等，設法讓人想要知道更多
3. 把標題、導言、點題一起讀過一次，檢查是否以最直白、最容易了解的方式傳達最重要的事？

• 可以連到資料來源、podcast、書摘、報告...等資料
• 對讀者展現用心，但不必長篇大論的佔用讀者時間

• 展現出認真看待讀者與主題
• 用得聰明、巧妙與夠節制，會是溝通的有力工具
• 主旨有表情符號的郵件，在收件匣會顯得很醒目

Part 3 採取行動 實踐篇

• 挑選你覺得重要的東西
• 打磨想法與凸顯重點，替文字減肥

電子報的藝術

• 為電子報想一個只有一或兩個字的名稱
• 具體表明你會使讀者花多少時間閱讀（多少字、讀多久）
• 用「一件重要的事」作為第一則
• 內容以5~10 則最理想（每則200字，即整封信1,000字左右，不要超過1,200字）
• 運用照片或圖表吸引觀眾，挑動讀者
• 用有趣或貼近的主題或人做結尾

聰明簡潔的辦公室溝通

• 以價值、策略、共同文化凝聚人員
• 按照重要順序解釋最迫切需要執行的任務
• 知會別人進展或變動，讓客戶完全掌握狀況
• 在週日或週一一大早寄出，效果最好。早晨發信的開信率最高

聰明簡潔的用電子郵件溝通：

• 主旨應該簡短、直接、迫切
• 永遠把消息或問題放在第一句
• 對收信人交代「為什麼重要」的脈絡
• 條列出重點，使讀者容易理解信中重要的觀念或資訊
• 想要凸顯的文字、數字或名詞，都用粗體標示

聰明簡潔的會議：

• 會議通知中要明定會議目標（直白的一句話）和議程（最多三項）
• 設定會議時間限制（不妨試試20分鐘的會議，盡量在50分鐘結束，下一個會就不會遲到）
• 建立準時到場，準時開始的習慣
• 好好為會議開場，說明為什麼重要，會議中必須做成哪些具體決定，引導討論聚集有效率，在過程中避免離題
• 會議時間剩2分鐘時，開始為會議收尾
• 會後發出條列式的重點記錄，方便與會者回想以及回信補充想法

聰明簡潔的演說：

• 描述現狀--現今的情況如何
• 以心中的理念與現況做對比--演說的重點
• 在現況與可能性之間來回穿梭
• 號召大家採取行動
• 描繪出大家採取行動之後，未來的理想情況

1. 不要模仿別人，做你自己，記得演說前要彩排
2. 心裡要有聽眾
3. 精煉再精煉，琢磨再琢磨，提出最重要的一個要點，把它變成一個15字的短句，引發聽者思考，帶來啟發
4. 讓聽眾立刻聽到重點（我希望你們記住的一件事是___）
5. 說出「為什麼重要」，為想法提供簡短的脈絡
6. 提出統計數字或故事、案例佐證（必要時為案例或資訊編號，或做出前後比較），使想法生動有趣
7. 在結尾時再次強調重點。

聰明簡潔的簡報：字數要少、張數要少、干擾最少

1. 精確寫下自己想要達成的溝通效果，提出3~5個佐證的要點，依序排列，把訴求精煉到6個字左右
2. 簡化每一張投影片，每張放一個聽眾在3秒內可以吸收的訊息，文字越少越好（只用一種字體與一種視覺風格）
3. 用圖像談生動的故事（可以幫圖配上幾個字）可提高回憶率到65%
4. 保持簡短、淺白，12張投影片就很足夠
5. 具體而直接的提出要求，例：這份簡報讓你知道我要___，或我想告訴你____

聰明簡潔的社群媒體：

1. 只能告訴他們一件事，引發他們的興趣，用印象深刻的數據讓他們WOW
2. 精煉再精煉，把資訊放進一張卡片大小的版面裡
3. 了解你的受眾了解你的媒介受眾：Twitter強調動態、IG標榜酷炫、Facebook追求熱度。說得巧妙就能得到注意，否則將被淹沒消失無蹤
4. 用清爽、簡單用清爽、簡單、吸睛的圖像吸引讀者，缺乏美感元素的文字到哪都是輸家