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【職場點滴】會做報告才能顯得你重要～這個技能可能受用一輩子

Jeremy McGilvrey on Unsplash

金融業重視數字管理、流程、有各式各樣的報表，在產業裡待過幾年，應該都很清楚，幾乎天天都有做不完的報告。

今天我想來談一個比較嚴肅的話題—如何讓上面的人看見你？換句話說，如何能夠突顯你對組織的重要性。

金融業大大小小的會議數也數不清，不得不承認，會做報告的人，往往能讓老闆委予重任。這裡我指的報告，不單單是口頭報告的能力，書面報告做得好或不好，高下立判；明明加班好幾天，辛苦做了一點成績出來，但卻因為沒有用心做好結案報告而失去在高層面前曝光的大好機會，這種例子屢見不鮮。

書面報告的點、線、面

大老闆的時間有限，這是眾所皆知的。每天有開不完的會，於是乎，輪到你上場時，口頭及書面報告當然要精簡扼要。先講結論，再舖陳過程及骨架，最後再來個總結。

若是平舖直敘的方式進行報告，說真的，很多高層是沒耐性的，即使沒有出言制止，但早就不知神遊到何方了，到底有聽進多少你講的，真要打個大問號！

舉個例子來說，上一季做了客戶滿意度調查，要在會議中報告重點，可別照本宣科，把調查對象、時間、方式⋯⋯等不重要的細節都拿出來講，拜託一下，用點大腦，這些沒有人想知道好嗎！講重點，沒錯，就是講重點！把調查的結果，挑出最重要的三個(或五個)出來，用圖文並茂的投影片來協助你，讓與會者留下深刻印象。

Jason Goodman on Unsplash

隨時做好報告，避免功勞被攔胡

你或許會好奇，把報告做好，真的這麼重要嗎？

做業務的人最清楚，把業績數字做出來，其他的都是枝微末節。但問題是，明明一檔基金的募集，最辛苦的是你，銀行也很給力的做出超標的金額，但最後卻被別人半路攔胡，把功勞全都講成是自己的。

是的，這個世界就是有這種人，而且還真不少！甚至我還聽過有人把下屬的功勞全歸功於自己「領導有方」，募集完沒多久，就被同業挖角了。

所以囉，你不要再跟我說什麼「溫良恭儉讓」了啦，這可是攸關你的工作成績，不能客氣，當然是「溫良恭儉、一點都不能讓」！

把自己做的成績好好的包裝，口頭、書面、email全都要一直講，不停的講，不然等到總經理在募集慶功大會致詞，「這次的佳績，最要感謝的就是XXX的策略及執行都到位」，最大功臣明明是你，但總經理口頭嘉許的XXX，卻是別人。這時你真的怪不了別人！

那後勤單位呢？當然更重要囉！盡量把你的豐功偉業予以量化、量化、量化呈現(因為太重要，所以講三次)，即使是負責重複性高的工作，也要想辦法包裝自己，讓老闆看完/聽完你的報告後覺得你很辛苦、這份工作非你莫屬，未來加薪升官或是有重責大任時，老闆才會想到你。

Ambreen Hasan on Unsplash

重點只有一個，那就是⋯⋯

報告要怎麼做才能讓高層看到你？很簡單，換位思考。

想一想，如果今天你是高層，你會希望看到什麼？你看到什麼樣的報告會眼睛為之一亮？

想清楚這個道理，答案自然很清楚。沒錯，就是要精簡、有亮點，即便是不起眼的小事，也能放大(或巧妙包裝)成前無古人後無來者的成就，哈哈！

做這樣子的報告，既不簡單又痛苦，來來回回改個十來次，是家常便飯。

報告要做得漂亮，圖表、標題、字體、顏色、特效、甚至影音都很重要，檔案記得務必要先測試個三次(至少三次喔，而且要在會議室裡實際測過)，再搭配一些高層們愛聽的字眼，像是「策略、管理、SOP、成本、效率、分析、業績、滿意度、成長率、ESG」等等，就能讓你的報告更上一層樓。

至於口頭報告的技巧，說真的，我不擅於言詞，所以沒什麼太多可以分享的。但沒有人一生下來就會口頭報告，不妨多觀摩別人的做法，從中學一些技巧。像我看到別人會自備雷射筆、報告時不忘保持與會者間的眼神交流、帶著自信的笑容、手勢、走動、時間控制等等，都能放大你在高層面前的曝光效果，所以事前練習不可少。

Kevin Gonzalez on Unsplash

好了，看完這次我的分享，你還覺得報告這件事可以等閒視之嗎？眼看有人就是成天滿口策略、做一堆甘特圖好像很懂流程，但其實辛苦活都是別人在做，好啦，別再眼紅了，浪費時間埋怨也無濟於事，你也趕快想辦法在報告能力上來個大升級吧！

有句話說，你不理財財不理你；你再不下定決心做好報告，升官發財的永遠是別人！切記，你不是同流合污或降低格局，而是在職場上學會被看到而已，就從一次次的書面及口頭報告開始吧！

互勉之～

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