時間劇本:掌控生活的筆記本秘密

2023/12/01閱讀時間約 7 分鐘

書名:成功者筆記本的時間秘密

作者:美崎榮一郎

出版年:2012年

這本書很有趣。一開始我想說他是在寫筆記本相關的書,比如說如何做筆記、筆記在寫的時候要怎麼做、如何管理時間等等。在看完這本書之後,我發現他的編排方式非常有趣。從創造時間→對時間的想法→投資時間→不同情形下的時間活用法到結尾。裡面有著滿滿作者對他時間管理的方式。

筆記本的祕密就是想法的秘密

成功人士的筆記本秘密在於時間相關的想法上。因為這是想法,所以肉眼看不到。當想法寫在筆記本上,那就看的到了,可以確認是否正確。作者寫在筆記本上的大多是時間調整的方法、安排行程的方式及實行之後的思考方法。

本書建議大家把筆記本整合成為一本,不論是用什麼方式記錄,全部的重點寫在同一個地方也比較好搜尋跟整理。筆記本是用來控管自己時間的劇本。最好的筆記本就是立即拿出來參考,重點是適當的大小。尤其是在開會之後,一定會有許多東西會激發出來或者要做的事情會安排下來,所以我們可以將一天要做的事情控制在一定數量以下。作者的時間分配為上午三小時、下午分為兩個三小時,這九小時是我們一般人待在公司的時間;而上班前的通勤時間及下班後的時間則為個人的時間。在填寫時間筆記本的時候要按照時間軸來寫,就像是寫劇本一樣。就算把工作交代出去也要把預估時間寫出來,這樣就算沒有按照劇本也可以掌握。

筆記中可以使用便利貼,當有臨時交代事項或者跨月執行的任務,可以寫在便利貼上。因為便利貼是方便撕貼的,當任務完成之後就可以把便利貼撕掉,跨月的時候把便利貼貼到下個月份,這樣也就不容易忘記了。

人的一天其實只有兩小時?

我們都是普通的上班族,一天之中我們會有八小時在公司裏面,我們會有六小時的睡眠時間,三餐跟洗澡會花掉四小時。剩下的時間就是通勤時間了。作者的通勤時間為三小時。因此自由時間就剩下兩小時了。我們通常吃完晚餐、洗完澡之後還會再追劇、玩手游等等,這時候時間剩下的就更少了。如果我們知道自己的一天只剩下兩小時,自然就不會認為剩下的時間還是很多,是不是更應該做一些可以增進自己的行為呢?

一天只剩下兩小時

一天只剩下兩小時

成功者的秘訣

我們都很羨慕成功者,其實成功者通常˙擁有自己的判斷主軸,去確認自己有沒有再浪費時間。把自己的自由時間用來持續的做某件事。我們可以把工作之外的自由時間用在持續做自己喜歡做的事情上。人們往往會認同持續做某件事的價值。因為我們在那間事情上花費了很多時間,所以容易獲得認同。

對時間的想法

為了增加自己在下班後的自由時間,我們可以適度的購買一些道具。作者舉例他購買iphone,是因為他在瀏覽信件的時候可以有效縮短,但iphone閱讀附加檔案的話,因為iphone螢幕小,所以他又採購了ipad。我們可以使用到道具活用空檔時間、縮短或提升品質,當我們抱持著屬於我自己的時間只有兩小時的想法時,就會去找到可以有效利用時間的道具了。

花費時間,我們要徹底的明白目標。有時候我們要根據外界期待於我們的成果來倒算,確定需要花費多少在上頭。

工作術

  1. 不要針對價格進行交涉:這個可以套用到很多方面。上班族總是會有一些自己不想要處理的事情,但是卻又不得不面對。像是作者,他常常要把時間用在處理金錢或交涉金錢上,他不喜歡為了定價而比價。所以他會去了解成本,或者直接跟廠商說我就只有這些預算,請這樣報價給我。當你花很多的時間處理或許很重要的事情,但作者認為都要花同樣的時間了,應該要重點把時間放在可以提高工作品質的部分。在這部分可以交代給下屬或者直接了當地跟廠商說明情形,縮短作業時間。
  2. 善用透明檔案夾:如果是隱私的文件,當然不適合用透明的檔案夾。但使用透明檔案夾可以讓同事或上司明白的看到裡面的文件。或者可以依據同事的喜好選擇他可能會有興趣的圖案的檔案夾,作者認為即使是讓人感到意興闌珊的作業,若稍微變化一下也會產生新的樂趣,可以讓人集中精神。適度的使用可以提高自己和對方的工作情緒的文具,就會對有利於溝通的文具知之甚詳
  3. 工作要快速轉交出去:把工作轉交出去,自然就可以有效的使用時間。一旦一直把工作留在自己身上,容易會沉醉在自我膨脹的感覺當中。因為就算不是什麼重要的工作,只要不停工作,我們都會有一種完成感。當我們產生只有我做得來、沒有我不行的想法時,時間就在轉眼之間流失了。因為就算你不決定目標,也會有人取而代之,終究是能夠達成目標的。多多把工作轉交給別人負責,一方面可以加速工作完成,另外一方面因為都把工作轉交給別人,自己也可以更專注地放在其他工作上。轉交的時候要詳細說明計畫內容,並告知完成時間,精準的讓對方了解並解可以順利完成。才不至於浪費時間。
  4. 要事先掌握請託對象的工作處理時間:當我們將工作交代給別人之前,可以試算一下工作分配後大約多久可以完成。做完時間試算之後,可以一段時間詢問完成進度,這樣可以有效掌握個人運作的步調。有效的提出建議或者提示重點,可以讓被轉交者的運作速度加快,或者可以把作業分配適合的人,加快工作完成。如果自己沒有試著執行要委派出去的工作內容,不知道需要花多少時間的話,中途更沒有檢視觀察事情變化,很可能會淪為只知道批評對方動作很慢。這樣一來反而會造成惡性循環,因為會降低對方的工作動機使得效率減低。而造成無法擬定日後的計畫。
  5. 俯瞰整體情況再傳球:當我們透過電視螢幕,從上方俯瞰職業比賽的時候,容易一眼就看出比賽情況。但當我們在現場看比賽時,選手的位置都重疊再一起,完全看不到人,才會驚覺原來有些運動是這麼難以觀看的。職業選手因為有他們自己的俯瞰方式,所以傳球非常精準。當我們試著用俯瞰的方式,一邊掌握整理的狀況,一邊思考並採取行動,這樣就不會造成時間的浪費了。
  6. 模仿或全盤吸收: 我們可以多聽成功人士所說的話,多閱讀他們著作的書。大量的學習成功人士的做法是巧妙使用時間的基本要項。在閱讀書籍的時候盡量事先思考什麼知識是對自己有幫助的,是否可以應用在自己所處的狀況。如果讀的書可以成為自己的經驗,閱讀所獲得的啟示或知識所花費的時間就會回饋到自己身上。
  7. 30分鐘:大家看到30分鐘應該會很詫異嗎?30分鐘可以分為完整的30分鐘及6 X 5分鐘。兩者都有合適及不合適的作業。因此我們要因應作業來調整到底要用哪種方式。因為有些事情就是非得要完整的30分鐘才做得來的;有些事情可以把他拆分很多段落也可以做的。我們可以根據作業性質,改變時間的使用法。只要稍作思考了解這項工作所需要的完整時間,或者把時間分散開也沒有關係?應該就可以設計出更有效率的計畫。
  8. 睡眠時間不能縮減:我們的睡眠時間會是固定的,如果睡得過久,會頭昏腦脹。睡得太少會讓隔天都處在昏昏欲睡的情形。這兩個情形都會讓表現不佳,一旦表現不佳,就是變相的縮短了自己所有有的時間。因此在安排計畫的時候要能確保睡眠時間,因應不同的工作調整睡眠時間的強度。比如說自己所需要的睡眠時間為六小時,那就是要堅持一天就是要睡滿六小時,千萬不能縮減。

時間的重要性

時間是任何人都擁有的資產,所以我們都可以自由的使用時間。不管事茫然度過或者是過得充實無比,都要端看自己的選擇。就像開頭說到的,當我們認為一天只有兩小時的時候,就會覺得其實時間過得飛快。更沒有浪費時間的本錢。大家都知道時間很珍貴,但能夠好好把握的人有多少呢?大家都羨慕現在成功的人過得多麼的好,卻沒有人會想到他們私底下做了多少的努力。把對時間的想法寫在筆記本之中,將其視覺化,重點就是要擬定計畫,針對工作事項配合及調整時間的使用方式。這裡提出的是一個觀念,所有的執行都是要自己去實驗、測試、執行,久而久之就會形成屬於自己的一套劇本。依據劇本進行,自然而然會得心應手。有好的劇本與好的舞台,才可以創造一個美好的舞台。

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這是個非常隨興的專欄。文章會在我的生活、我讀的書、我的感受之間產生。技術的會非常技術,生活的會變成另外一種形態。或許大家會覺得不習慣,但這就是我。雜貨舖裡面什麼都有,希望大家可以在這裡得到,如果喜歡的再請不吝分享。https://hunghanzhijing.com/ 這裡是另外一個家,裡面也有很多文章,請大家看看。
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