【早上最重要的三件事】閱讀筆記：不簡單的時間管理教會我的三件事

2024/03/21閱讀時間約 6 分鐘

這本早上最重要的3件事：習慣並且去做，30天改變人生的行動魔法是去年偶然在公司圖書借閱區發現的，書本封面上提到「早上」、「習慣」、「30天改變」、「時間管理」這些關鍵字，引起了海苔醬的好奇心想要一探究竟書中內容。看起來似乎是常見的時間管理書籍，如果按照書中練習30天後是真的會改變人生嗎？直到開始閱讀後，書本的重點標籤只有越貼越多的傾向，心中疑惑也慢慢解開。海苔醬跟著作者的教學實際去練習後，真的發現有不可思議的改變！覺得這是本含金量很高的實用書！

整本書滿滿都是重點！

◎關於作者◎

張永錫作者共出版兩本書「不成功，因為你太快」、「早上最重要的3件事：習慣並且去做，30天改變人生的行動魔法」，是知名時間管理專家，曾向美國時間管理大師大衛.艾倫（David Allen）學習GTD（Getting Things Done）時間管理系統，已經於兩岸舉行50多屆時間管理公開班，並為騰訊、聯發科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業與學術機構提供時間管理培訓。上網搜尋一下才知道作者在Hahow好學校有開兩門線上課，也意外發現電腦玩物站長Esor是「早上最重要的3件事：習慣並且去做，30天改變人生的行動魔法」的責任編輯！這篇「為什麼要做一本不輕鬆的時間管理書？早上最重要的3件事後記」也是站長Esor寫的分享文，海苔醬覺得很棒！好像又更了解這本書的製作過程了！

◎書本教會我們的事◎

海苔醬覺得這本書跟其他時間管理書籍不太一樣，雖然很多厲害的時間管理專家講的都是一樣的東西，但作者直接把理論結合實際操作，用很白話的方式一步一步教大家怎麼去做，這部分的內容設計也讓人覺得相當實用！以下簡單摘要書中各章節重點：

第一個習慣:吃青蛙（要事為先）

F 吃下醜青蛙：找出最重要最難的事並分解成行動
A 列出行動清單:列一份清單工作效率可以增強25% 。
S 把青蛙變美:心智圖、九宮格思考法
T 番茄工作法:為自己的時間使用方式留下紀錄

第二個習慣:打通系統（清空收件匣）

每天拿自己的收件匣練習
填寫時間管理表單

即時收件匣
郵件收件匣
筆記收件匣
其他收件匣

把雜事加工成行動

行事曆
任務管理
行動清單
參考資料庫

第三個習慣:系統化流程（每日重開機）

S 行事曆閉環:每日青蛙每日檢視、每周最重要一個小時周檢視
T 團隊與任務:收集雜事加工成行動、思考自己跟團隊要做哪些行動、支援任務與下一步行動
A 行動清單:關鍵人物、善用工具、賞罰機制建立
R 參考資料庫:硬體工具、數位工具、製作資料工具、儲存方法、團隊協作模式

◎時間管理教會我的三件事◎

1.用番茄鐘改善自己的步調

相信很會時間管理的人，應該都知道番茄鐘這個好工具！雖然以前聽過但從來沒使用過，一直到閱讀這本「早上最重要的3件事：習慣並且去做，30天改變人生的行動魔法」才試著去用看看。目前常用的番茄鐘有這兩款：

電腦用Pomofocus
手機用Forest 專注森林

上班用電腦就會打開Pomofocus，平常在家就改用手機appForest 專注森林，基本上只有在上班時才會使用番茄鐘，如果在家需要有個特別想專注的時間時，才會打開手機內的Forest 專注森林。海苔醬只要一進入專注模式處理工作時，經常會不知不覺忘記要休息，或是每個專案時間分配不太均勻，專注處理A業務就會花很多時間跟精力，然後就不小心影響另一個專案的進度。當學會使用番茄鐘後，可以強迫自己暫停一下下，調整工作的步調，等待下一次番茄鐘開始再火力全開，這樣反而更有效率了！

2.從清空收件匣找回消失的時間

當自己下定決心要來嘗試作者說的「清空收件匣」這件事時，前前後後從成千成萬封的工作信箱跟私人信箱開始分類整理，大約花了兩三天時間來消化完畢！雖然凡事起頭難的痛苦令人印象深刻，但感謝自己有了開始行動，現在才能找回不必要浪費的時間，也能更有效率多方面處理各種任務。目前也以自己調整後的模式實施約一年，覺得作者說的沒錯！「清空收件匣」真的可以把混亂的事整理得有條有理，還可以清空視覺上的阿雜感，腦袋雜訊也一起清空！

Step1.分類

新增不同類別的收件匣名稱

需閱讀
需詢問確認
任務
參考
不同專案名稱
已結案

Step2.篩選&任務加工

以重要度及緊急度四個象限進行篩選後，再把需要處理的任務分類管理

不重要且不緊急:直接刪除

看信件標題判斷是否重要，不重要直接刪除信件

不重要但緊急:立刻回信、任務分配、執行

判斷為重要信件且緊急度高時，任務分配完後確認進度並將信件分類至不同專案名稱的收件匣內
無法立刻任務分配或執行時，會先暫放在「任務」收件匣

重要但不緊急:放入待辦事項、日程排定、專案執行

判斷為重要信件但緊急度低時，會設定日程並建立專案進行處理，再把信件分類至不同專案名稱的收件匣內

重要且緊急:立刻回信、任務分配、執行

判斷為重要信件且緊急度高時，任務分配完後確認進度並將信件分類至不同專案名稱的內
無法立刻任務分配或執行時，會先暫放在「任務」收件匣

其他

參考價值高的信件放置「參考」收件匣
需花時間閱讀資訊放置「需閱讀」收件匣
已結案專案項目放置「已結案」收件匣

3.善用工具來解鎖任務

除了用番茄鐘，在紙本工具跟數位工具也會同步使用。

紙本工具：子彈筆記本、桌曆
數位工具：Notion、Outlook、Microsoft Teams、Microsoft To Do

如果有興趣海苔醬的子彈筆記本實施分享，可以到Just do it 子彈筆記簡單閱讀。這次想分享的是去年才剛學到的Notion數位筆記，真的相當方便。現在網路也查得到許多免費模板可以用，很感謝那些無私分享的部落客達人們！如果你也使用Notion，千萬不要錯過這兩款超實用模板，基本上就是把這本「早上最重要的3件事：習慣並且去做，30天改變人生的行動魔法」的內容變成「數位版的系統化模板」來管理！