策略規劃程序五個步驟！怎麼規劃流程？附免費工具製作流程圖！ — ProjectManager

怎麼能讓自己正在執行或管理的專案有效按順序進行/實施？前期做好策略規劃是關鍵！規劃好專案任務執行流程，做好各方面組織管理，才能讓團隊整體按步驟朝著共同目標前進，加速完成專案任務！

那策略規劃程序有哪些？要怎麼做？跟著我們一起五個步驟掌握專案流程規劃！還有免費工具為你推薦！讓你和團隊即刻開始一鍵製作流程圖，確保資源有效合理利用！

全文轉載自 策略規劃程序五個步驟！怎麼規劃流程？附免費工具製作流程圖！

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策略規劃是什麼？

策略規劃（Strategic Planning）作為一種組織管理活動，用於設定專案優先事項，從而加強運營，確保專案成員和其他利益相關者在任務執行過程中一直向著共同目標前進。

並且，專案經理能夠通過前期規劃來及時評估和調整團隊方向，以應對專案實施過程中出現的風險問題及面對的變化。

策略規劃通常是一個循環的過程，即需要每隔一定時間就進行重新審查和更新，確保策略保持最新相關性，並能夠及時適應外部環境和內部結構變化。

策略規劃有哪些內容？

策略規劃的內容可以根據組織的大小、類型、行業和特定目標的不同而有所差異，通常包括這幾項關鍵元素：

1. 願景陳述：一個鼓舞人心的願景陳述，用於描述組織將來想要達成的理想狀態。
2. 使命陳述：清晰地表達組織的主要目的及其存在原因。
3. 核心價值觀：指導組織行為和決策的基本原則和信念。
4. 戰略目標：根據願景和使命制定的具體、量化的目標。

策略規劃作為一個迭代的過程，需要定期回顧和更新，以確保組織策略與不斷變化的外部環境和內部條件保持一致。

為什麼要規劃流程？策略規劃的重要性

策略規劃對於任何組織來說都是至關重要的，有助於塑造組織的未來並確保其成功。首先，策略規劃為組織 設立了清晰的方向和遠景 ，不僅可以指導決策過程，還可以幫助確定達成目標所需採取的具體步驟和行動。這有助於保證所有決策都朝著同一方向推進，從而提升組織的凝聚力和一致性。

此外，策略規劃可以 將組織的目標與員工的個人目標對齊 ，這是提高效率和效果的關鍵因素。當員工清楚組織的目標時，他們可以更好地將自己的工作與這些目標相匹配，從而更有動力和方向感。

資源分配 也是策略規劃中的一個重要方面。通過優先考慮最重要的項目和最可能帶來最大回報的領域，組織可以確保其資源得到最有效的使用，從而最大化投資回報。

策略規劃還有助於組織 預測市場趨勢和外部挑戰 ，並為應對這些挑戰做好準備。這種前瞻性思維可以使組織在面對不確定性和激烈的競爭時更具韌性。

通過識別組織的獨特資源和能力，策略規劃有助於 建立和維護競爭優勢。這種優勢可以讓組織在市場中脫穎而出，並吸引和保留客戶。 風險管理 是任何組織都必須面對的現實，而策略規劃可以幫助識別潛在的風險點並制定相應的緩解措施，這樣可以降低不良事件發生的可能性，並確保組織能夠有效應對突發情況。

策略規劃過程本身也 鼓勵創新和組織學習 ，要求組織不斷審視自身的運作方式，並尋求改進和創新的機會。這對於組織的長期成長和適應快速變化的市場環境至關重要。

明確的策略規劃還可以 增強投資者、客戶和員工的信心 ，因為其展現了組織有明確的發展計劃和未來方向，從而轉化為更高的員工忠誠度、更強的客戶關係和更穩定的投資者支持。

而且，策略規劃有助於組織 確定關鍵績效指標（KPIs） ，從而更好地衡量進度並推動績效的持續改善。這些指標是跟蹤組織是否在實現其戰略目標上正軌的重要工具。

延伸閱讀 → KPI是什麼意思？一文把握關鍵績效指標＋範例！

策略規劃程序五個步驟

第一步：確立目標和願景

策略規劃程序的第一步是確立目標和願景：

定義清晰的長期願景

1. 召開會議：召集組織內的關鍵利益相關者，包括管理層、員工代表，有時還可以加入客戶和供應商，以確保多角度的視野和需求被考慮在內。
2. 討論和腦力激盪：進行開放式討論和腦力激盪，以探索組織的核心價值、使命，以及希望達成的長期成就。
3. 願景陳述：根據討論結果，撰寫激勵人心且能夠清晰傳達組織未來方向的願景陳述。
4. 考慮外部環境：分析外部環境，包括市場趨勢、競爭對手、技術變革、法律法規等，以確保願景的相關性和可行性。
5. 反覆修訂：願景陳述應該經過多次修訂和調整，以確保其反映了所有關鍵利益相關者的共同願景。

設定可衡量的短期目標

1. SMART原則：使用SMART原則（具體、可衡量、可達成、相關性、時限性）來設定目標，確保每個目標都是明確且可行的。
2. 分解願景：把長期願景分解為較小的、可操作的目標。這些目標應該直接支持願景的實現。
3. 制定行動計劃：為每個目標制定具體的行動計劃，包括負責人、所需資源、預期完成時間等。
4. 監測和評估：確立定期審查進度的機制，以評估目標的達成情況並進行調整。

如何將願景與目標對齊

將願景與目標對齊主要涉及以下幾個簡單步驟：

1. 清晰定義願景：明確組織想要達成的長期理想狀態。
2. 制定符合願景的具體目標：設定可以量化、具體的短期目標來支持願景。
3. 溝通與調整：確保所有員工理解願景和目標，並根據需要調整策略。
4. 設定相關績效指標：用以衡量目標進展，指標需與願景直接相關。
5. 加強組織文化：培養與願景相一致的文化和價值觀。

第二步：進行環境分析

策略規劃程序的第二步是進行環境分析，這一步是為了更好地理解組織所處的內部和外部環境，從而能夠制定出更有效的策略：

內部環境分析：SWOT分析

延伸閱讀 → SWOT分析怎麼寫？附SWOT分析例子+分析表範例+生成工具！

外部環境分析：PEST分析

延伸閱讀 → 4步學會PEST分析怎麼寫！附Apple、Nike、麥當勞PEST分析範例

從分析中提煉信息

• 綜合信息：將SWOT和PEST分析的結果整合起來，尋找交叉點，比如一個外部機會可能對應一個內部優勢，或一個外部威脅可能凸顯一個內部弱點。
• 優先排序：確定哪些因素最為關鍵，這將影響策略的制定。需要分辨哪些因素是緊急和重要的，哪些則相對次要。
• 制定戰略假設：基於分析結果，制定一些戰略假設，這些假設會在未來的策略制定過程中得到驗證。
• 溝通結果：將分析結果溝通給涉及策略規劃的所有關鍵利益方，以便獲得他們的見解和反饋。
• 制定行動計劃：最後，根據環境分析的結果，開始制定具體的行動計劃，這應該包括利用優勢、改善弱點、抓住機會以及對抗威脅的策略。

進行環境分析是一個動態的過程，需要定期回顧和更新，以確保策略規劃過程中考慮到了最新的環境變化。

第三步：制定策略選項

第三步在策略規劃過程中至關重要，因為它決定了組織將如何定位自己以達成其目標：

探索不同的戰略方向

進行風險與收益評估

1. 風險分析：對每個戰略選項進行風險評估，包括財務風險、市場風險、操作風險等。
2. 收益評估：估算每個戰略選項可能帶來的收益，包括短期和長期的財務回報、市場份額增長等。
3. 成本效益分析：比較各個戰略方向的成本和潛在收益，找出成本效益比最高的選項。
4. 敏感度分析：考察外部環境變化對戰略選項成功的影響，了解哪些因素最可能影響策略的結果。

延伸閱讀 → 什麼是風險管理？專案風險管理的策略及步驟詳解！

選擇最合適的策略

在制定策略選項的過程中，組織應該保持靈活性和開放性，考慮多種可能的戰略路徑，並根據新獲得的信息和市場反饋進行調整。此外，戰略選擇不是一次性的決定，而應該是持續性的評估過程，因為外部環境和組織內部條件都可能隨著時間而變化。

第四步：制定實施計劃

在制定實施計劃時，我們可以通過高效工具來提高執行效率：

計劃行動步驟和時間表

使用 Monday.com ：

Monday.com 是一款綜合性工作操作系統（Work OS），旨在適應多樣化的工作流程和團隊需求，作為高度定制化平台，讓你可以通過看板、時間軸、甘特圖等多種視圖來視覺化自己的專案工作，廣泛用於市場營銷、專案管理、銷售、產品開發等領域。

使用 ClickUp ：

ClickUp 也是專業的專案管理和團隊協作工具，提供了靈活的任務管理功能和自定義視圖（如 列表、 看板、 日曆 等）來適應不同團隊的需求。ClickUp 的特色在於其模塊化設計，你可以添加和定制功能以匹配自己和團隊的工作流程。

• 通過 ClickUp 的 Spaces, Folders 文件和 Lists 列表等不同視圖來組織不同階段的任務。
• 使用 Gantt Chart 甘特圖功能來安排時間線，並跟踪項目進度。

使用 Notion ：

Notion 是一款多功能的組織工具，結合了 筆記、 數據庫、 專案管理和文件存儲的功能，讓你可以通過其創建自己的專案數據庫，整合各類型專案資訊。Notion 操作介面簡潔， 模板庫豐富 ，因其靈活性和協作特性，廣受內容創作者、教育工作者和企業用戶的歡迎。

• 在Notion 中創建對應的 Project Tracker 專案追蹤器，在其中列出所有任務，並通過 Timeline View 時間線視圖來安排時間表。
• 為每個任務添加詳細說明和相關文件，以確保團隊成員了解他們的職責並及時了解任務資訊來達成目標。

分配資源和責任

在 Monday.com ：

• 為每個任務分配責任人，確保每個團隊成員都清楚自己負責的部分。
• 使用 Workload 視圖來監控團隊成員的工作量，確保資源得到合理分配。
• 通過ClickUp 和 Notion的任務分配功能來指定對應的責任人。
• 通過評論和任務描述來確保團隊成員理解他們的職責和任務需求。

確定關鍵績效指標(KPIs)

使用 Monday.com ：

使用 ClickUp ：

通過這些步驟和工具的使用，可以幫助你有效制定實施專案計劃，保證項目按時完成，並實現目標。你也需要定期檢查這些KPIs 指標來評估項目的進度和成功率。

第五步：監控和調整（專案工具：Monday.com）

在設置監控系統和回饋循環、定期評估進度與績效，以及根據結果進行策略調整的過程中，我們可以通過專案管理工具如 Monday.com ，來進行輔助：

設置監控系統和回饋循環

• 使用Dashboards：在Monday.com中，建立儀表板（Dashboards），以視覺化的方式展示關鍵績效指標（KPIs）、進度條以及其他重要的項目跟蹤信息。
• 整合通知：利用自動化功能設置實時通知，當任務更新或達到特定標準時，相關成員可以接收到通知。

定期評估進度與績效

• 建立週期性報告：制定定期（例如每週、每月）的報告流程，利用Monday.com的報告工具自動生成進度和績效報告。
• 使用Views：利用不同的視角（如Kanban 看板、日曆、時間線、甘特圖等）來評估項目進度，這有助於從不同角度了解項目狀況。

根據結果進行策略調整

• 分析數據：利用Monday.com的分析工具來評估項目數據，找出需要改善的領域。
• 進行調整：根據分析結果，直接在Monday.com中調整任務、時程、資源分配等，並通過自動化流程確保所有團隊成員都了解最新的項目策略。

額外的功能

• Automations自動化：設置自動化工作流程來減少重複性任務，比如當任務進度延遲時自動發出提醒。
• Integrations整合：將Monday.com與其他工具（如Slack、Dropbox、Adobe Creative Cloud等）整合，以便在一個平台上集中管理所有相關工作。

透過這些步驟，你可以有效地使用Monday.com來監控項目進度，並根據實時數據和回饋進行靈活的策略調整，從而提高專案管理效率！

策略規劃流程圖怎麼做？不錯過免費工具！

創建策略規劃流程圖有助於視覺化和組織策略規劃過程，有很多免費工具可以幫助你來完成這一步驟，讓我們一起來看看！

步驟教學

使用Lucidchart

1. 訪問 Lucidchart 官網並註冊/登錄。
2. 在「文件」菜單中選擇「創建」開始一個新的流程圖。
3. 從左側的形狀庫中拖放元素到畫布上。
4. 使用連接線來顯示流程的方向和步驟之間的關係。
5. 添加文本來描述每個步驟和決策點。
6. 利用共享和協作功能邀請他人查看或編輯流程圖。
7. 保存和分享你的流程圖。

案例分享

假設你正在製作有關新產品開發的策略規劃流程圖，我們通過免費工具Lucidchart來動手試試如何製作：

策略規劃流程圖案例 — 新產品開發

開始之前，明確新產品開發的目標、範圍和關鍵要求。

1. 市場研究：繪製流程圖來顯示市場研究的步驟，包括競爭分析、目標客戶調研等。
2. 設計和開發：使用流程圖元素來展示產品設計階段的每個關鍵里程碑。
3. 原型製作：創建一個分支，說明原型製作的過程和測試反饋迴圈。
4. 產品測試：繪製一個詳細的流程圖部分，介紹產品測試階段，包括內部測試和用戶測試。
5. 市場準備：描述市場準備工作，如營銷策略規劃和推廣活動安排。
6. 發布：最後一部分展示產品的發布流程，包括發布時間線和後續支持計劃。

在Lucidchart中進行以上步驟：

1. 登錄Lucidchart：首先，訪問Lucidchart網站，創建新帳戶或登錄你已有的帳戶。
2. 選擇模板或開始新圖表：選擇符合需求的流程圖模板，或者點擊創建空白文檔開始繪製流程圖。
3. 添加和連接形狀：通過Lucidchart的形狀庫，拖放不同的形狀到畫布上，代表各個步驟，再通過來箭頭連接這些形狀，以表示流程方向。
4. 編輯和定制：點擊每個形狀添加文本，描述每個步驟的細節。定制形狀的顏色、大小和線條，以增加視覺效果。
5. 協作和分享：邀請團隊成員共同編輯流程圖，實時協作。完成後，你可以直接分享流程圖鏈接，或將其導出為PDF或圖片格式。
6. 反復修正：根據團隊反饋和測試結果，不斷迭代和修改流程圖，直到完成最終版。

這一策略規劃流程圖創建過程也可以應用到Figjam和Miro等其他免費製作工具中，你還可以再根據不同工具具體功能和界面來進行相應的調整。

使用Figjam

1. 訪問 Figjam 官網並註冊/登錄。
2. 選擇「新建檔案」或從模板開始。
3. 使用工具欄中的形狀、線條和箭頭創建流程圖元素。
4. 利用協作功能邀請團隊成員共同編輯。
5. 保存和分享你的流程圖。

延伸閱讀 → 【Figjam】 高效好用的數位白板工具，線上協作流程圖教學！

使用Miro

1. 訪問 Miro 官網並註冊/登錄。
2. 選擇「創建新的白板」或選擇一個流程圖模板。
3. 利用側邊工具欄添加形狀、連線、文本和圖標。
4. 使用「框架」功能來組織流程圖的不同部分。
5. 邀請其他用戶參與協作，並實時討論。
6. 將完成的流程圖導出或直接在Miro中分享。

延伸閱讀 → 【Miro 教學】免費線上白板，便利貼+心智圖，遠距協作必備！

策略規劃案例分析：ABC科技公司

假設ABC科技公司是一家專注於人工智能軟件開發的創新企業。

背景介紹 ：

在專案開始前，你需要提供組織的背景信息，包括其歷史、產品或服務、市場地位、競爭環境以及其目前的業務模式。

ABC成立於2010年，專注於開發用於自動化客戶服務的AI軟件。

現行策略評估 ：

這部分將分析組織的現行策略，包括其願景、使命和核心價值觀以及它們是如何通過具體策略得以實現的。

內部環境分析

利用工具如SWOT分析（Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats）來評估組織的內部環境。

外部環境分析

使用PESTEL分析（Political, Economic, Social, Technological, Environmental, Legal）或其他相關工具來評估影響組織的宏觀環境因素。

策略制定

建議ABC科技公司應該採取以下策略：

• 短期內，開發更快速的產品迭代流程，以快速反應市場需求。
• 中期，擴大市場份額，通過合作夥伴關係進入新市場。
• 長期，增加研發投入，開發可持續的創新流程，並考慮多元化產品線。

實施計劃

• 立即設立一個專項團隊來改進產品更新流程。
• 在未來12個月內與至少3家潛在合作夥伴進行談判。
• 未來3年內將研發預算增加20%。

監控和控制

• 每季度審查產品開發進度和市場反饋。
• 每年評估合作夥伴關係的效果和市場份額變化。
• 每年評估研發預算的使用效果和新產品的市場表現。

結論

ABC科技公司擁有進入高速增長市場的潛力，但需要加快產品迭代速度、擴大市場份額並不斷創新以保持競爭優勢。

策略規劃 VS 商業計劃書/商業企劃案

策略規劃和商業計劃書/商業企劃案是業務規劃的兩個重要部分，它們有著不同的焦點和目的，讓我們來看看這兩者的關鍵差異：

當然，具體內容和格式可以根據組織的具體需求和偏好進行調整。策略規劃和商業計劃書雖然各有侧重點，但它們之間是相互支援的。策略規劃提供了一個長期的視野，幫助組織識別目標和發展方向；而商業計劃書則是具體實施策略時所需的詳細規劃和準備工作。

策略規劃 VS 公司目標/願景宣言

策略規劃和公司目標/願景宣言是組織指導方針的兩個不同層面。策略規劃是如何達到公司目標和願景的具體規劃，而公司目標/願景宣言則是定義了公司希望達成的終極目標和存在的根本原因。

策略規劃和公司目標/願景宣言都是組織成功的關鍵要素，但它們的角色和功能不同。願景宣言提供了大概的靈感和方向，而策略規劃則提供了實現這個願景的具體途徑。

策略規劃 VS 專案計劃

策略規劃與專案計劃是管理過程中的兩種不同的計劃類型，每種都有其特定的目的和範疇：

策略規劃定義了組織的整體方向和長期目標，而專案計劃則聚焦於實現特定專案目標的具體行動和細節。策略規劃提供了一個框架，專案計劃則在這個框架下進行操作，兩者互為補充。

我需要進行策略規劃嗎？什麼時候應該建立策略計劃？

策略規劃對於任何組織或公司來說都是非常重要的，因為它提供了一個清晰的方向和長期目標，以及達到這些目標的行動計劃。以下是一些情況，當中策略規劃變得尤為重要：

怎麼知道是否要建立策略計劃？

• 目標不清晰：如果公司缺乏清晰的方向或目標，則需要進行策略規劃。
• 效率低下：業務運作效率低下或資源浪費，表明需要策略性地重新規劃。
• 市場變化：市場或行業趨勢有重大變化，需要調整策略以適應這些變化。
• 績效問題：公司的績效不達預期，策略規劃可以幫助找到原因並制定改進措施。
• 壓力測試：即使當前業務運作良好，定期的策略規劃也可以作為壓力測試，確保公司能夠應對未來的挑戰。

無論是在公司的哪個階段，策略規劃都是持續性的過程，而不是一次性活動。經常性的審視和更新策略計劃以適應新的挑戰和機遇，可以幫助組織保持靈活和競爭力。

策略規劃常見困境與挑戰

延伸閱讀 ➡️ 五力分析圖這樣做！波特五力分析是什麼？｜五力分析範例

關於策略規劃的常見問題（FAQs）

什麼是策略規劃？

策略規劃為何重要？

策略規劃應該多久進行一次？

誰應該參與策略規劃過程？

策略規劃和業務計劃有什麼區別？

如何衡量策略規劃的成效？

策略規劃過程中可能遇到哪些挑戰？

如何確保策略規劃的成功實施？