多益商用 | 規範與規則用語 policy, procedure, norm, code of conduct等

在討論公司內部工作規則與規範時，常見字如policies and procedures, rules, standard, norm, code of conduct, handbook等，此都與組織中的規範和指導原則有關，但在使用上存在一些差異。以下是這些用詞的定義、說明與例句：

Policy & Procedures

• Policy: 指導公司行為的高層次指導方針或原則，能為員工行為與決策提供方向，通常描述「什麼」應該完成，但不會具體說明如何完成。
• Procedures: 以步驟與指引來具體描述如何執行政策，說明「如何」完成某些任務

例句：

• Our company's leave policy outlines the number of vacation days employees are entitled to, while the procedures explain how to apply for leave.
  （ 我們公司的休假政策規定了員工有權享有的假期天數，而程序則說明了如何申請休假。）

Rules：通常指具體明確的、應遵守的規定、規則，告訴員工「可以」和「不可以」做什麼。規則通常較為嚴格，若違反規則可能會進入懲處流程。

例句：

• One of the company's rules is that employees must clock in and out at the start and end of their shifts.
  （公司其中一項規定是員工必須在上班、下班時打卡。）
• All employees must adhere to the company's rules regarding punctuality.
  （所有員工必須遵守公司關於準時的規則。）
• The rules for using the company’s equipment are clearly outlined in the employee handbook.
  （使用公司設備的規則於員工手冊中有明確說明。）

Standard：在內勤管理的討論中，standard是設置衡量標準，以評估員工或產品表現是否符合預期，也就是設定品質應達到的標準，目的是確保一致性、合規性或設定合格標準。

例句：

• The company's safety standards must be followed at all times.
  （在任何時候都應遵守公司的安全標準。）

Norm：「規範」，指在組織或群體中普遍接受的行為期望或做事方式。norm這樣的規範（或說習慣、公司文化）通常沒有明文規定，但是在公司被普遍被認可與遵循；單數型、複數型皆常見。

例句：

• It is the norm in our company to reply to emails within 24 hours.
  （24小時回覆電子郵件為我們公司的一項規範）
• it’s a norm to have a quick team meeting every Monday to set goals for the week.
  （在我們的辦公室，每週一進行快速的團隊會議來設置本週目標是一種常見的習慣。）
• Wearing formal attire to meetings is a norm in our corporate culture.
  （穿正式服裝參加會議是我們企業文化中的一種規範。）

Code of Conduct：「行為守則」，指對員工行為的綜合指導文件，內容定義了在工作場所中應如何執行業務，內容會涵蓋倫理道德面的態度或行為、行為準則及公司價值觀等。

例句：

• The company’s code of conduct outlines the ethical standards expected of all employees.
  （公司的行為守則概述了對所有員工期望的道德標準。）
• Violations of the code of conduct may result in disciplinary action.
  （違反行為守則可能會導致紀律處分。）
• The company's code of conduct requires employees to act with integrity and respect at all times.
  （公司的行為準則要求員工始終以誠信和尊重的態度行事。）

Handbook: 通常是一份綜合性文件，包含工作規則、員工福利、policies & procedures等。

例句:

• The employee handbook provides essential information on company benefits, code of conduct, and disciplinary actions.
  （員工手冊提供了有關公司福利、行為準則和紀律處分的基本資訊。）

結語

• Policy & Procedures：政策與流程，描述「什麼」應該做以及「如何」做。
• Rules：規則，具體規定可行或不可行的行為。
• Standards：標準，設置評估績效或品質的標準。
• Norms：規範，組織中普遍接受的行為習慣或期望。
• Code of Conduct：行為準則，定義員工在工作場所中的行為標準和道德準則。
• Handbook：員工手冊，提供關於公司政策、規則和員工福利的基本資訊。