撇除掉湊齊幹部這件事,我認為我遇到的第一個考驗,是和幹部的溝通。攝機美宣組跟我反應,他們的人力不足,希望能多找會電繪或用ppt製作版面的人。
人力不足是其次,我覺得讓我比較煩的是,每次傳訊息給他們都會被已讀,沒有得到回應,我也不知道他們的進度如何、情況如何、想法如何,以及問題所在。
但是,如果我要建立良好溝通的團隊,那這些不都是必經之路嗎?只有總召是最了解營隊的,透過號召力來集合大家的力量。
不要用拜託的,也不要用強求的,盡量是能夠讓大家主動做事。
但是,該如何做到呢?
好難,但也是我必須面對的課題。
“Solve the problem.”這句話浮現在我腦海。
我告訴他們先把職責分類一下,哪些是可以獨自完成的,哪些是可以指派給其他攝機的人幫忙的,而哪些是需要外援的。先分類完以後,再來逐步解決。
至少,我覺得這個方法不錯,希望他們討論完能夠有好的結果。
(備註:將攝機與美宣合併為一個組別的初衷,是希望他們可以互相分擔彼此的工作。攝機美宣組一共有5人,但學弟妹自己粗分為「攝機3人」、「美宣2人」,彼此是獨立工作,導致美宣2人要同時負責多項業務,設計主視覺、做營服與紀念品、社團和粉專的宣傳照出圖、製作傳單等,之後還有營手冊、歡晚大布幕製作,確實蠻吃不消的。)
我向他們提議,可以從他們那屆的家爸媽找人過來幫忙,或是沒有跑友會的朋友也可以。而他們後來是告訴我沒有問題了,他們可以自行協調。我只能在心中暗自希望他們能扛得住...
同時,我也覺得自己沒有那麼偉大,帶給大家滿滿的回憶、跑得開心什麼的,我真的能做到嗎?還是大家開心自己的,煩惱擔憂什麼的都在我一個人身上?
他們大家都很熟了,還需要我介入嗎?我是介入者嗎?跟他們不太熟,要怎麼樣帶領團隊呢?我能夠克服社交焦慮嗎?
不可以太緊迫盯人,會給別人很大的壓力,因此適當的盯進度就好。
但是...要怎麼跟他們溝通呢?
現在才深刻體會到總召不是一個說承擔就能輕易接下的工作,事情還蠻雜的,這時候我突然覺得當時生輔的工作量雖大,但我更上面的總副召,所需要操心的事情層級又更廣了...
我能成為好的總召!
還是說...
我把我該做的事做好就好了...
我把我想體驗的光環和環節體驗完就好了...
我把營隊順利的跑完就足夠了...呢?
根本不用去想什麼多餘的事情吧...
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另一個考驗是「招工」。因為剛經歷三級警戒,學校對於辦活動的規範還是相當嚴格,剛開學那段時間甚至不太能舉辦活動,要嘛是對活動參與人數的規範,要嘛是對場地借用時間的限制,要嘛是對人員防疫措施的要求。這些規範,直接影響到友會初期的活動規劃:期初聯合大家聚就直接取消,改為線上;而宿營也從以往的9月,延後到10月中旬,並把兩天半的活動縮減為一天。
也因為宿營都是由大二的學弟妹主辦,大三不會參與籌備,因此當他們決議延後宿營時,我沒有在第一時間知情,是後來才偶然得知的。
「這麼重要的事情,怎麼沒有跟我說呢?」我很是驚訝和意外。
「我們想說這還好,應該不影響營隊...」副召學弟說道。
「影響很大欸!原本我們的招工時程都排好了,宿營結束後,有幾週讓學弟妹填表單應徵隊輔,然後再來就是面試,面試完就是全體一籌,一籌後就要開始約練了。如果宿營延後,那這些時程都要延後了。」
「抱歉,我們沒有想到。」
但我知道不需要太責備他們,畢竟他們也是剛學習經營社團,對營隊的幕後運作沒有什麼概念,加上打亂我們腳步的是疫情。少了期初茶會、完整的宿營,大一學弟妹比較沒辦法充分感受到我們營造的溫暖和歸屬感,勢必對招工會有很大的影響。而且,宿營延後一個月,象徵「小希」也會晚一個月才開始籌備,學弟妹的約練時間少一個月,屆時劇組進度堪憂。這些都是牽一髮而動全身的。也是因為我當上總召,視野變得更廣,才能看到大夥兒沒有注意到的面向。
當務之急,是思考怎麼樣透過其他的行銷,讓學弟妹保持對友會的黏著度。
「各家家聚!」沒錯,我可以趁大二家爸媽跟大一家小吃宵夜時,參與其中,先初步認識大家,進而透露有營隊隊輔的招募讓他們知道。
於是,我也參與到宵夜局,一家、二家、三家、四家、五家,只要我時間允許,我就出席。最後參加了二家、三家、四家,超過半數的家聚,應該沒有人到了大三,還跟我一樣那麼鞠躬盡瘁的吧!
印象比較深刻的是三家的家聚,非常的熱鬧,有快要10個家小出席,還有很多亂入的家爸媽。我主要還是和家爸媽聊天,同時觀察他們和學弟妹的互動情形,畢竟我不是家爸媽,還是以他們為主。也因為大一學弟妹幾乎還沒參加過友會的活動,怕現在太積極推動隊輔的招工,會有反效果,所以還是從一些輕鬆的話題切入,包含宿舍的故事,還有各個系的硬課,跟友會相關的大小事。
我在搬椅子要去跟他們聊天的過程,可能是有點粗魯,我看我搬過去時,旁邊的學妹把椅子稍微往右搬了一點,可能是這個舉動嚇到她了吧!下次應該更「幼秀」一點才行呢!有人很外向,問我的名字,甚至主動伸手要跟我握手;也有人是害羞的,頭低低的聽著我們的對話;還有人蠻活潑的,對我們的提問都會給回應。在聽到我們提及營隊隊輔的招募,有學妹甚至當場就說要報名了,但她擔心自己不太會當隊輔,我們則說進來以後會教大家,可以放100個心。
真希望他們都能順利來應徵隊輔,成為我們大家庭的一份子。臨走前,我向兩位對到眼的學妹說「下次見!」,她們給予我微笑。
家聚結束後,當然就是我們學長姐的八卦時間,彼此分享剛剛跟他們聊了什麼,並議論紛紛哪些可愛的學(弟)妹會來報名。
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來到10月中,為期一天的「宿營」。中午飽飯後,我前往羅馬廣場,看大二學弟妹正在主持活動,也巧遇我們這屆的兩個夥伴。今年宿營的規模變小,著實有些可惜,但也讓我們看到台上幹部的成長,他們從去年坐在下面參與,到現在也能獨當一面了。
晚上是歡迎晚會,我們也安排一個時段讓我到台前宣傳小希。表定宣傳時間是20:00,我想說提早半小時去,結果19:15左右,學妹就問我「什麼時候會過去」了,我猜測他們一定是時間沒有抓好。一趕到羅馬,就看到上面聚集很多人,包含我們這屆的夥伴,還有我們的學長姐。我的找碴組代看到我,就對我敬禮:「總召好!」其他人也有簡單寒暄,分享現在營隊的近況。
接受大家的加油以後,我拿著手機到旁邊Stand By。有點懷念這種感覺,待會聚光燈會打在我的身上,受到大家的注目(和期待?)但是我台詞根本超不熟,也很久沒有在台前展現自我,重點是,我身上有不小的壓力,也就是招工的壓力。我這個講得如何,會決定今後報名的人數變化。
我決定拉副召學弟上去陪我,結果我講的台詞都跟想像中不太一樣,也有點不知道要接什麼話,然後副召在旁邊跟著附和、起鬨。我決定cue家小上來介紹小希(因為白天有一個活動是由會長介紹一整年友會的活動),但效果並不怎麼好...我能夠感受到我的喘息,還有我的冗言贅字。我想著這個場合已經很久了,結果居然只拿出這樣的表現,蠻令人沮喪的。
我跟隨後趕來的另一位副召表達歉意,我搞砸了這個場子,因為我很緊張。她說她知道,他們有(傳訊息)跟她說。她說:「沒事!辛苦你了!」讓我覺得很欣慰。
宿營結束後,我陪大二他們召開宿營檢討會,還約了宵夜。副召學弟說,他在收器材要離開的時候,遇到4個三家的女生,她們說本來還很緊張,躲在光復轉角不敢過來,但宿營很好玩,也喜歡我們友會的氛圍。聽到這個回饋,我也感到開心,至少我們做了一件有意義的事情。