編輯的工作並不算少，除了例行編務工作以外，視單位情況還包含影片製作監督、網站維護、社群經營、活動支援以及其他臨時任務的時候。
為了在同時處理多線進度的過程中，確保每篇文章、每支影片、每篇貼文以及額外任務能在期限內完成，且維持整體內容在一定品質之上，因此只要有機會，可以嘗試琢磨每一個流程，使它們變得更順、更簡單、更不容易出錯，以應付各式各樣的科學內容和轉譯成果。
有賴於各種現代科技和工具，以及友善的合作者、外包對象，在長期摸索和試誤後，我累積了一些系統化的經驗，足夠我應付較高強度的腦力工作，並對應機率並不低的突發意外事件。
秉持著切磋學習的心情，我決定在這個系列中分享工作進度的時程和資料管理技巧。這些資訊相對細碎，難以被單篇文章囊括，請容我用歸納的方式，概略介紹有助於順利完成專案的小方法。
時程掌握
雖然寫出來可能會被笑，但我認為在預定時間內完成預定工作是最重要的事情，專案沒有在時限內完成就像錯過飛機航班一樣嚴重。
對我而言，最高段的時程掌握是就算途中遇到各種意外，也可以依照配速，優雅地在期限將至時達成專案目標；因此，我會在剛開始花費很多腦力，甚至是稍微繞遠路，以盡量避免發生團隊在死線前掙扎的慘況。
接到專案任務並確認最終期限後，我優先會進行的兩項重要工作是「拆解」與「個別訂定期限」。
拆解工作
拆工作很直觀，但切到多細就是個耐人尋味的地方了。我認為好的工作項目大小沒有絕對，以每一個工作單元都能明確知道該怎麼進行為原則。
以製作一本刊物來說，假設這一刊有3篇採訪文章要做，我會先切成封面、文章一、文章二、文章三、排版，再分別把這些項目依流程切成若干項，變成可以明確知道具體做法的「工作單元」：
- 封面(A)：
可以拆成(1)構思主題、(2)發包、(3)審稿、(4)修改。完成後封面可定稿 - 每一篇文章(B、C、D)：
可以拆成(1)受訪人選評估、(2)聯繫受訪人、(3)寫訪綱、(4)找寫手、(5)採訪、(6)撰稿、(7)審稿。完成後文章可定稿 - 排版(E)：
(1)羅列收錄資訊、(2)彙整文章、(3)彙整照片、(4)排版、(5)製作目錄、(6)校稿。校稿完成後可定稿
經過以上的拆解，一份刊物已經變成了4+7*3+6=31項工作單元。
比方說B5是採訪工作，這項工作包含了「當天準備訪綱和錄音筆，在指定時間地點和老師對談，並在採訪後整理筆記和錄音」，對我來說已經相當明確，不用再拆了。
如果覺得工作單元的數量太多無法掌握，可以切大塊一點，讓自己可以一目瞭然；反之，如果切好的工作單元仍不夠清晰，當然也可以切細一點，甚至是將那個工作再拆分為若干小工作，像同樣是B5採訪，雖然專案管理時它是一項工作，但工作當天我仍會拆成不同小任務，以確保每個步驟都如實完成。
個別訂定期限
切分工作單元後，以「刊物發行日」為終點，我們就可以逐個回推各項工作單元的期限了。
以9/1開始製作，12/31發行為目標，基於經驗判斷，通常會從九月開始企劃主題、聯繫受訪人；十月期間進行採訪、發封面製作；11月中旬前收到稿件進入審稿和修改流程；進入12月前開始排版，並在12月下旬左右定稿結案。
由於時間估算受日期、合作對象、假日，以及種種意外影響，確切時程仍要依各個專案客製化訂定，所以還是相當仰賴經驗的。大方向來說，訂定期限時首先會把日曆搬出來，回推日數且納入緩衝的日期；理想情況下，連任務延宕後多久要追蹤的時機點都要標出來，讓自己能迅速警覺到哪些工作進度落後了。
一旦在專案剛開始時完成拆工作和訂期限的重要任務，不但可以確保自己之後在焦頭爛額的時候不會忘記或落下工作，還可以藉由進度梳理，在腦中建立整建專案的輪廓，隨時了解工作的進度和完成度。
資料夾與資料表管理
時間安排完成後，下個重要的工作就是規劃資料表架構和資料夾架構。
統一格式的資料，節省專注力的效果超過你的想像，所以任何想管理專案的人，我認為首先要建立的習慣就是有系統地命名檔案與歸檔。我認為，資料管理包含了兩項大原則：
命名
不論是資料夾或資料表，都建議採用統一的命名規則，且最好有編號的習慣，如：
1. 20251201_王小明老師_純文字.docx
2. 20251203_王小明老師_追蹤修訂.docx
3. 20251210_王小明老師_添加圖片.docx
4. 20251210_王小明老師_定稿.docx
4. 20251210_王小明老師_定稿.pdf
只要收到檔案，下載後就立刻丟到對應的資料夾並歸檔，這個動作可以避免一半以上的粗心錯誤。
設想擴充後的情境
人腦記憶力有限，或許專案剛開始跑的時候，我們可以記住5篇文章、10篇文章的資訊，了不起一次記住30篇吧。但是，當文章量擴充到100篇以上之後呢？
為了建立一個「資料一直變多下去，也可以輕易找到資料」的框架，管理專案時，必須先想清楚怎樣的格式是資料一直增加下去，資料夾／資料也不會亂掉的整理方式。
以管理接案為例
資料管理和時間估算的情況相像，具體而言要如何管理，根據工作流、資料量、目的以及複雜度而大不相同，最理想的規劃仍然是根據專案客製對應的架構。過去我曾以管理接案案子和經費為主題，撰寫過一篇說明文章，儘管這是寫給接案者的指南，但原理相似。
該篇文章中，我建議使用Google Sheets管理每一個案子的各種資訊；而若替換成編輯管理各種文章，就會變成一筆資料代表一篇文章，而每筆資料中大略涵蓋發案日期、受訪者資訊、寫手資訊、交稿日期、發布日期、發布期刊卷號、定稿與否、作帳與否等資訊。
以上是我在管理專案時，優先確立的兩個項目。
不論是時間規劃也好、資料管理也好，它們是思考脈絡的延伸，且在專案成果中看不到它們，因此時常會被忽略，就算功夫紮實，也不容易被褒獎。但是，我認為它們是關乎一個案件最終品質的關鍵要素，優秀的時間、資料管理技巧，意味著我們能整合更豐富的內容，完成更大的專案，並藉由制度建立大幅降低犯錯的機率。
建立管理思維和習慣，可以讓溝通變得更容易，工作量估算更合理，品質更一致；同時，當同一個專案有成員異動時，有效的管理方式，也更能讓專案長久維持下去。
或許有更好的做法，也或許有可以改進的空間，但目前這是陪我在從事科普傳播一路上慢慢累積並修正出的專案管理模式。很期待能幫助到你，或與你有更多的討論！
如果你對我的文章有興趣，請不吝按讚！並從今天開始追蹤我，謝謝！
