資源共享、知識分享、知識傳播是知識管理最重要的環節，在電腦還沒被普及運的時代，資訊的傳播困難且不便，但是這樣的問題在資訊化的時代已經不是問題，而問題是如何做有系統的傳播。現在在網路上建立一個共用的資料夾已是輕而易舉的事，各處室建立自己的資料夾，將要分享給各處室的資料上傳，其他處室的同仁授與閱讀權限，同仁們傳遞資訊時就不用靠e-mail或Line了。學校裡要開的會多到數不清，單單是印開會資料就浪了多少人力及紙張，如果每個會議都設一個資料夾，與會人員授與閱讀權限，相關的會議資料在開會前一天或更早放進會議資料夾，讓與會人員在開會前能看到資料，這樣除了可以減少行政工作負擔外，更能提高會議的品質。開會時，與會人員通常到會場才會拿到開會資料，匆匆忙忙地將資料看了一遍，就要進入討論的環節，若事先已閱讀資料，會前已思慮周全，討論過程中結省了許多詢問的時間，增進了會議的品質，會議結論會更完整。
以上所談的都是顯性知識，可以看得到、很容易理解。但隱性知識部份則不然，經驗是一種重要的隱性知識，經驗很難傳承給別人，主要有兩個原因，一是我的經驗是我的資產，為什麼要給別人？一是即使我很大度，想要給別人，但不知如何表達？很多的經驗是遇到了狀況才會想辦法處理，因此留下了所謂的經驗，而接手的人不一定會遇到同樣的狀況，即使交接的時候說了你的經驗，接手的人未必能體會，這就是經驗很難傳承的原因。我想到的辧法是每位行政同仁建立自各項業務的標準作業程序(SOP)，內容包括幾個部份：一、業務名稱及內容。二、詳列執行的程序，最好能畫成流程圖。三、寫出本業務所涉及的法規、法令，因為公務人員依法行政，一定有所依據，就是法規、法令、辦法或會議記錄。四、執行過程中需要注意的事項，條列清楚。五、每次執行完畢時要記錄反思，特別是執行的缺失及改進辦法，這點是最難辦的，很難說服承辦人員願意坦誠自己的缺失，而這又是經驗傳承最重要的一部份。若是執行者能照上述去做，將來不論誰接手，看到這份標準作業程序都能很快上手。許多經驗都能傳承下去，執行的業務會愈來愈順利、愈來愈完善。
雖然知識管理的理論是十幾、二十年前的提出來，企業界相當的重視，但教育界畢竟比較封閉，只重視教學的改善，並不重視行政的改革，以致於現在行政業務愈來愈繁重，有意願接手行政的人愈來愈少，所以行政改革還有很大的空間。
教育不論對錯，取捨之間而已。
Forest, Chiu 2025,04,14
