108,總召集人日誌04
你覺得沒人懂你？主事者的心聲謀郎災？
那是你/妳自己的問題哦。
如果沒有試著讓團隊裡的人預見計畫進行將遇見的困難或預期將達成的目標，那麼你們就沒有站在同一個理解的高程上，同樣地，在困難發生時，將沒有人會積極地解決問題，甚至很有可能連問題發生都不曉得。
而什麼樣的場合應該讓團隊成員全盤理解計畫？那就是今天想談的事─會議(Meeting)。
會議可以依據想達成什麼結果來分類，分別有「以概念發想為目的」、「以解決問題為目的」、「以檢視進度為目的」三類；當然同一場會議之中可能會包含數個不同類型的會議議程(Agenda)，仍應避免不同類型之間反覆於議程中含糊書寫，一份好的議程應簡約及有條理，將會議中涉及的項目逐一列點寫出，務求會議可以有序及高效地進行。
- 以概念發想為目的，即利用會議刺激成員間的想法激盪，或俗稱「腦力激盪(Brainstorming)」；此類別應出現於計畫初期，並且該有足夠的時間去做發揮，否則將因時間壓力拋出隨便的意見；另外成員間肯定會有不擅於表達自身想法的成員、害羞內向的成員、發言容易偏離主題的成員‧‧‧‧‧‧而這些個體差異將增加此類會議進行的困難度，也相當程度考驗會議主導人(主席)在面對各個發想議題之時如何收束、階段性地達成共識。
- 以解決問題為目的，即計畫遇見各式各樣的大小問題需要團體(不管是少數幹部或者全體成員)進行討論、決定方向、做出決議；事先以列入議程之方式知會主管部門，屆時於會議之上就自己的責任範圍內做出解決的部分報告，如有需要部會之間共同解決再行討論。
- 以檢視進度為目的，多數時間召開之常務會議皆為此類性質，各部門報告中該做到的是明確表達決定好的方向，如何做、誰做、做到甚麼程度，並且避免將決定拖延至會議上佔用全體的時間進行討論。
而不管是何種分類，主席對會議該達到哪一個層次必須有一定程度之想像，設定好每一個討論事項之邊界條件，在會議開始的時間點清楚地告知團隊應該到達的目標，並把握住討論的節奏、深度、速度(如同電流急急棒一般)。而更重要的是，讓參與會議的人知道「我們」在做什麼，而且透過會議有得到「收穫」，如此一來「開會」就不是一件無意義的事(也不應該是)。
假期結束，期初評圖甫過，希望未來能維持以一周一篇的頻率寫作，下個主題想談的是「企劃(Program)」。
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