【錦囊】遠距溝通，該如何精準表達，又不過於強硬？

1.簡短本身就是粗暴的命令句，記得寫長一點

在文字溝通上，追求的是立場清楚、意圖輕處，但語氣尊重禮貌。

對比以下，哪一種說法，你看完能感受到自己被尊重？

｜6/1文件必須完成，謝謝

｜根據工作的進度，再請你於6/1將文件上傳到雲端，讓我們團隊後續可以接手處理，感謝

第一種說法，文字簡短，儘管打字者本身沒有意圖，下命令，但讀者看來就像一種權威式的話語。

而第二種說法，將前因後果立場表明清楚，訴諸原因，讓人更心安情願的配合安排。

想寫出禮貌的文字，避免劈頭就跟對方說結論，請他照做，記得將一句話，變兩三句話寫，像對方交代事情的始末，他會更樂意配合。

2.用關心做為開頭

少了在辦公室的閒聊時間，每一次文字溝通都以工作為主，容易讓彼此感情更疏遠冷漠，但人跟人之間共識，最重要的就是信任感，所以想順暢溝通，文字不是單純目的導向的，也需要有感性、溫暖的成分在。

有時在發送訊息，我會在談工作前，簡單關心一下對方的狀況。

｜看到你昨天半夜還在打文件，還好嗎？辛苦了....

｜你提的企劃我覺得蠻好的，期待之後的成果......

不知道大家有沒有訊息恐懼症，看到訊息時，心想真煩，又有問題要處理，但如果在訊息的開頭，有更多關心，是否就能讓彼此不再抗拒焦慮。

3.用問句提問

再追問對方時，其實本意很簡單，只是想確認進度，但如果只打「東西好了嗎？」

容易讓人聯想到，一邊翻白眼，一邊爆氣的情緒，除非你真的就是在爆氣，這樣表達完全沒問題。

但如果你沒有生氣，只是想施加點壓力、確認進度，或因為是對老闆不太好意思催促，可以參考以下的問句模式。

｜是不是忘了？需要協助嗎？

｜我記得明天是交付日，對嗎？進度還順暢嗎？

｜上次提到要給xx的文件，你還在處理中嗎？

問句是比直述句更有後勁的句型，不正面說破，讓對方自己想辦法，如此就能避開兇巴巴的語氣，同時能了解到該項工作的進度。

補充

1.句末結尾，表示出歡迎討論

在報告或詢問後，最後給出開放式的態度，讓對方知道溝通是可雙向，而非上對下，無討論空間的。

｜歡迎留言或電話討論，期待你的建議

｜有任何回饋，我們可約時間會議討論

2.加點表情符號，讓人更安心

加點表情符號的習慣，是從和一位業主接洽後的習慣，他是小有知名度的KOL，初期溝通我內心頗緊張，但每當看到他在謝謝後面加個 「 : ) 」我就安心多了，從那之後若碰到少見面，新接觸的人，在文字溝通時，我都會補上 : )。

｜謝謝

｜謝謝 : )

只差一個笑臉，但能讓對方更確定，你是真的在說謝謝，而不是 謝 謝 歐。

---

記得文字越短，越有力道，但不論是對上、對平行、對下，儘管是訴求、期待對方配合完成，把一句話，變成兩三句話講，都能讓讀者的感受更舒服。

希望這篇文能幫助到你，在文字溝同時，邁過自己內心的小劇場，文章看到此，幫我動動手指按個愛心，追蹤一下，是我寫下去的動力 : )