如何提高職場生產力？涵寶寶高效工作課後心得分享

在高效工作上，我遇到哪些挑戰？

• 該如何設定好目標，並且管理好每一個專案？
• 該如何避免拖延、減少干擾源，進而有效率地在家工作？
• 該如何找出問題的本質，並且針對核心制定出有效益的策略？

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涵寶寶高效工作課的重點流程

利用工具提高效率

「如何利用現有的工具，將時間應用最大化」變得格外重要，畢竟現代生活壓力越來越大，事情也越來越多，在每個人都只有 24 小時的狀況下，若不清楚自己的時間到底花在哪裡，並且有效地管理它，那麼只會一直被各種壓力追著跑。

那麼到底該用哪些工具與自己對話、紀錄想法，或者是管理時間與專案呢？以下，我將與你分享涵寶寶在課堂中提及的四個實務方法：

• 利用手帳寫日記，學著與自己對話、發掘情緒敏感源、觀察自己專注的高峰時間。
• 利用心智圖，視覺化你的想法、不受框架限制的發散思考、統整你的靈感。
• 利用 Excel、番茄鐘、Forest 等時間管理工具，解決拖延、降低焦慮、更專注地完成任務。
• 利用 Notion、Trello 等線上工具，有效管理專案進度、蒐集想法，並且建立友善的協作環境。

專案管理

在執行的過程中，其實會遇到各種挑戰，像是需求的變更、目標設定不明確、團隊溝通有障礙等，雖然風險是必然會存在的，但若有明確的 SOP，不但可以將接踵而來的課題迎刃而解，更有機會提前避免問題的發生，讓專案可以更順利的執行。

那麼，執行專案前需做哪些事？該如何制定有意義的目標？該如何提前找出可能的問題？以下將與你分享涵寶寶在管理專案的三個心法：

• 執行專案前，需先進行評估作業，包括風險、顧客、產品定義等。
• 先利用 OKR、SMART 設定目標，建立團隊工作默契，再透過工具管理進度、溝通、流程等。
• 利用 PDCA 找出可能的問題，並且在利害關係人中找到關鍵人物，才能真正有效解決問題。

解決核心問題

不論是在生活或職場上，我們每天總要處理各大小問題。問題就像遊戲關卡，解決了，便能邁向下一關；解不開，則憂心如焚。可見「如何解決問題的本質」是很值得探討的議題。

因此，我參考了涵寶寶分享的以下四個方法，希望自己可以藉此優化解決問題的流程、更從容不迫地應對任何挑戰。

• 透過 4P 分析問題的核心與大小、利害關係人的立基點等，發現問題的真正本質，避免發生過度刪減、扭曲事實的狀況。
• 若想決定問題解決的先後順序，首先，需釐清問題被解決的目標與目的、確認解決方式的效益，最後再快速計算可能的成果與效益。
• 想要解決問題時，需先確認目標範圍、分析為什麼要解決這個問題，並列下需達成的指標，最後再思考執行方式，擬定更明確的專案。

不再拖延

之所以會有拖延的狀況發生，是因為我們有時候會下意識逃避費力氣的事，以及重要卻不好處理的工作，所以就會轉而先將簡單的瑣事解決掉，把困難的事情留在最後再說。

因此，我想與你分享涵寶寶在課堂中提及的四個重點，其中的內容不但讓我更清楚知道如何管理時間，也可以避免拖延的現象發生。

• 如果你很常不知道時間花在哪裡，可以利用工具記錄每件事花費的時間，從中提高時間敏感度、訂立目標更準確、降低焦慮，提高執行率。
• 開始執行任務前，可以先為其預估花費的時間，並且搭配 PDCA 法則，不但可以讓往後的規畫更精準，也能夠讓自己每天有明確的目標方向、降低拖延症。
• 想要專注度，就要先了解身邊有哪些干擾源，再從中制定策略、減少干擾源，並且事先規劃你的一天、不要同時做兩件以上的事情，更要適度地讓自己休息。
• 制定「出社會時間表」，不但可以將目標轉換成可行的行動計劃，也能夠讓時間最大化、提高對人生的掌握感。

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結論