開會：到底怎麼開好一場會？

一場會議的有效性在開會前已經決定！

每個人在職場都一定要面對的就是開會，不論你喜歡與否。

究竟為什麼要開會？怎麼把會議開好？是一個在職場值得好好學習的課題。

為什麼要開會？不外乎以下幾種目的：

1、策略規劃、建立共識；

2、了解專案狀況、追蹤進度；

3、討論或宣佈事項；

4、再者就是發現問題成因，提出解決方案；

5、也有可能是做意見收集、創意發想。

對應到的會議種類可以分為共識型（年度策略會議）、專案型（專案啟動）、例行性（部門會議）、特殊任務型、以及參與討論型（例如動腦會議）。

會議必須把握「會必有議、議必有決、決必有行」的大原則，才能讓會議不流於空談或者形式。

會議前的準備有三個建議給大家參考：

1、這場會議的必要性：有沒有其他方法可以取代？例如e-mail、電話、面對面溝通等等。如果可以，千萬不要為了開會而開會。

2、這場會議的屬性：回到上方的屬性，必須確認清楚是哪一類。特別要注意的是，如果會議要讓老闆做決定，請一定要在會前形成兩種以上的proposal，並且把比較表以及考慮的維度做出來，加速會議討論的效率。

3、這場會議的人、事、時：

人：誰必須參加（利益相關者），誰是 optional，誰是決策者，都必須在會議前確認。

事：也就是要討論什麼？會議的 agenda至關重要。而且一定要在會議前一天寄出來。

時：什麼時候開？開多久？一般而言，會議在90分鐘左右是比較好的安排。會議的時間如果45分鐘開得完，不用硬撐一個小時。

從成本的概念，每場會議都包含了時間成本（參加人員的時薪）、機會成本（不在工作崗位的損失）、以及直接成本（以及直接的花費）。如果都能把成本概念放在心上，相信達到會議的有效性不遠矣！