【簡報力專欄：職場工作者的簡報難題-無止境的簡報修改】

一、釐清簡報目的，不要急著動手

1. 為什麼要先釐清目的

很多工作者為了趕快完成任務，都會急著開始放上資料，然後設計投影片，但這樣很可能是最沒效率的做法。

為什麼呢？你可以反過來推論一下。想要成功的簡報，你必須要有好的呈現，而好的呈現，則必須建構在內容正確的前提。

也就是說，當你的內容不符合簡報的需求，再多的努力都是在做白工。

2. 如何透過提問，釐清簡報目的

至於，我們要在製作投影片之前，要做哪些準備呢？你可以參考這篇文章：《表達力專欄：如何有效準備一場簡報？知道題目後要先搞清楚的三件事》。

上述文章提到，簡報前「至少」應該先確認三件事：主要對象、簡報目標、時間長短。只有確認這三件事，你才能夠比較精準的籌備報告內容。

回到現實中，想要獲得這三個資訊，則需要主動請示主管，了解更多細節。

這時，就考驗你的提問和溝通能力了。

你可以請教主管這些問題：

① 報告最主要的目的是什麼呢？有沒有哪些特別想達成的事？ ② 這次報告的聽眾有誰？誰是最主要的聽眾？ ③ 這次報告，有哪些需要特別強調的重點嗎？ ④ 什麼時候要報告？報告的時間有多長？

對象、目標、時間是三樣最基本的資訊，你一定要知道。

不過，有用資訊越多，越有助於你判斷局勢，使用有效的策略。如果還能獲取更多有用資訊，不仿趁這時盡量蒐集。

二、階段回報進度，確認方向正確

1. 為什麼要進行階段性回報

階段性回報的三個考量。第一，確保你沒有誤解主管的意思；第二，確保主管一開始沒有說錯；第三，讓主管在等待過程能心安。

首先，誤解是很常發生的，很多時候我們以為自己懂了，但其實對方根本不是這個意思。

而透過階段性的回報，可以讓雙方的想法逐漸聚焦在同一個軌道上。

再來，你詢問主管的當下，他的資訊可能也還沒有很完整，所以只是憑藉感覺和經驗給你答案。我也曾經遇過簡報課的學員抱怨主管前後目的根本就不一樣，導致她浪費很多時間。

因此，透過階段性的回報可以幫助你即時調整，讓做白工的可能性降到最低。

最後，主管不喜歡驚喜，尤其是在重大的簡報場合。

透過階段性的回報，能讓主管確認你的進度和執行品質，對你的表現產生更大的信任感。

2. 要怎麼進行階段性回報

顧名思義，就是做到一個進度就先給主管看看，請他回饋。

很多人不做這件事有兩個原因：自己怕麻煩、怕主管麻煩。

但你只要考量到，做錯重來所消耗的時間成本有多大，以及被退件時糟糕的感受，就要知道這件事一定值得你做。

我認為至少要進行三階段的回報，確認以下事項：

Stage I： 簡報目的、重點資訊、內容選材 Stage II：簡報架構、時間規劃 Stage III： 設計風格、細節調整（Logo、顏色…）

同時，與主管溝通的過程應該適時留下對談紀錄，除了幫助自己記憶，也是事後保護自己的方式。

三、首重資訊清楚，再求設計美觀

1. 職場簡報，資訊清楚比設計美觀來的重點

在多數的職場簡報中，「資訊清楚」遠比「設計美觀」來的重要。

因此，應該要先思考：如何讓別人看懂我的簡報？再去思考：怎麼讓簡報設計變得更美觀？

資訊清楚的前提下，視覺優化是加分；反之，資訊不清楚的情況，花時間提升美感就變成浪費時間。

2. 如何設計資訊清楚的簡報？

怎麼做出資訊清楚的簡報呢？你可以參考這篇文章：《簡報設計專欄：如何設計簡報？三步驟讓你精準表達、有效溝通》。

這裡簡單講解一下重點。

其實，想要做出資訊清楚的簡報，跟要如何準備一場簡報是非常相似的。

你要問自己三個問題：

① 投影片的目的是什麼？你想透過這張投影片讓聽眾獲得什麼？ ② 根據上述的目的，有哪些重點是要讓聽眾知道的？ ③ 這些重點彼此的關聯性是什麼？該如何呈現？

唯一的差別是，此時你不需要再跟主管討論，而是可以自己思考，根據表達的重點、邏輯，製作出讓人好懂的投影片。

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總結