【簡報力專欄:簡報總是做不完的三大主因,該怎麼解決?】

2022/10/21閱讀時間約 4 分鐘
FAHAHA 翁順法 | 簡報教學文章:簡報總是做不完的三大主因,該如何解決?
撰寫日期:2022.10.21 作者:FAHAHA|翁順法
這篇文章,我們從一個職場工作者常見的難題開始談起。
這個問題是:「簡報總是做不完,該怎麼辦?
遇到這種問題時,要先養成一個習慣,就是回頭想想:有沒有人做得到?如果有,代表這問題是有解的。
所以,簡報有人總是做得完,而且做得好嗎?顯而易見的,大有人在。
既然知道是有解的,我們就要繼續往下思考:該怎麼解決?
想要解決這個問題,就要進一步了解做不完真正的原因是什麼,這樣才能思考解決的策略。
就我自己的教學經驗,簡報者簡報會做不完,不外乎三個原因:
1. 條件太嚴苛
2. 流程不熟悉
3. 操作不流暢
這篇文章,會針對這三個問題提供解決的方案,希望對你有幫助。
準備好了嗎?那我們開始吧!
條件太嚴苛 示意圖 Photo by Krivec Ales on Pexels.com

一、簡報做不完原因一:條件太嚴苛

第一個讓簡報做不完的原因,是條件太嚴苛。
舉個例子。
老闆要你在三小時後上台簡報三十分鐘,而且主題你不算熟悉。
三個小時內,你必須搜集資料、釐清問題、整理資訊、組織架構、視覺化簡報、上台前的演練,這是非常、非常困難的。
遇到這種極度嚴苛的簡報場景,我們只能先求有、再求好。針對最重要的環節進行準備,也思考哪些部分能夠省略不做。
適當的取捨,掌握 80/20 法則,做最有價值的事。
至於什麼是最有價值的事呢?《精準提問的力量》這本書的書封告訴我們:「問對問題,就解決一半的問題。
因此,有限的時間,應該要好好思考簡報的目的,並針對核心的議題提出見解、整理資料,這才是最關鍵的少數要事。
釐清目的後,可以透過 PREP、SCQA 等表達框架去組織資料,讓簡報內容更有邏輯。
至於要不要製作成投影片?等內容架構都確定後,有時間再說。
流程不熟悉 示意圖 Photo by Startup Stock Photos on Pexels.com

二、簡報做不完原因二:流程不熟悉

第二個讓簡報做不完的原因,是流程不熟悉。也可以說,不知道簡報設計的重點是什麼。
這類的簡報者,會浪費大量時間在不必要的事情上。
舉例來說:
1. 花大量時間搜圖,但是圖片在投影片中的重要性卻不高
2. 不斷重新調整排版方式,卻沒有考量聽眾如何閱讀簡報
3. 使用很多顏色想讓畫面吸睛,但卻讓簡報變得雜亂不堪
還有很多。浪費這些時間,不但無法提升報告的成效,還會導致簡報無法如期完成。
我們可以按照設計三步驟流程,快速製作重點清晰、讓人秒懂的好簡報。也就是花最短的時間,達成還不錯的成效。
三步驟流程如下:
1. 拆解內容:釐清目的、找出重點
2. 版面規劃:視覺動線、內容邏輯
3. 呈現對比:大小對比、顏色對比
透過這三個步驟,你就能節省時間資源,在對的地方努力,做出專業的投影片。
操作不流暢 示意圖 photo by xFrame

三、簡報做不完原因三:操作不流暢

第三個讓簡報做不完的原因,是操作不流暢。
簡報者對於軟體的使用不熟悉,導致操作過程浪費很多時間在調整瑣碎的細節上面。
比如:
1. 畫圓畫不圓,用肉眼調整曲線
2. 對齊對不齊,只能手動來移動
3. 每張投影片都重做,還不一致
還有非常多、非常多細節,導致操作不流暢的環節。
想要解決這個問題,就要知道怎麼操作簡報最有效率。
有三個基礎、卻重要的關鍵技巧,我非常建議初學者掌握:
1. 熟悉常用快捷鍵
2. 自訂快速工具列
3. 應用投影片母片
只要掌握這三個基本的觀念技巧,製作投影片的效率和質感就會大幅提升。

總結

想要解決簡報做不完的問題,要先了解做不完的根本原因。
文中提到原因有三個,分別是:條件太嚴苛、流程不熟悉、操作不流暢。
第一個原因不是我們可控的,但也很常遇到,要讓自己養成分析問題的能力,以及組織內容的速度;後兩個原因則是我們可控的,要先準備好自己,以因應不同的簡報挑戰。
希望這篇文章,能夠給面臨這個問題的簡報者一些啟發。

若有簡報內訓、一對一諮詢的需求,歡迎來信討論。
(本文為 FAHAHA 翁順法所有,轉載文圖請註明出處)
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嗨,我是順法,是一名簡報培訓講師,主講 : 視覺溝通、內容策略、上台表達等簡報技巧。超過 100 場以上的授課實戰經驗。希望透過公開班、讀書會、寫作,推廣大眾簡報能力的養成。有任何培訓需求,歡迎與我聯繫。信箱:[email protected]
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