撰寫日期：2022.10.21 作者：FAHAHA｜翁順法
這篇文章，我們從一個職場工作者常見的難題開始談起。
這個問題是：「簡報總是做不完，該怎麼辦？」遇到這種問題時，要先養成一個習慣，就是回頭想想：有沒有人做得到？如果有，代表這問題是有解的。
所以，簡報有人總是做得完，而且做得好嗎？顯而易見的，大有人在。
既然知道是有解的，我們就要繼續往下思考：該怎麼解決？
想要解決這個問題，就要進一步了解做不完真正的原因是什麼，這樣才能思考解決的策略。
就我自己的教學經驗，簡報者簡報會做不完，不外乎三個原因：
1. 條件太嚴苛
2. 流程不熟悉
3. 操作不流暢
這篇文章，會針對這三個問題提供解決的方案，希望對你有幫助。
準備好了嗎？那我們開始吧！
一、簡報做不完原因一：條件太嚴苛
第一個讓簡報做不完的原因，是條件太嚴苛。
舉個例子。
老闆要你在三小時後上台簡報三十分鐘，而且主題你不算熟悉。
三個小時內，你必須搜集資料、釐清問題、整理資訊、組織架構、視覺化簡報、上台前的演練，這是非常、非常困難的。
遇到這種極度嚴苛的簡報場景，我們只能先求有、再求好。針對最重要的環節進行準備，也思考哪些部分能夠省略不做。
適當的取捨，掌握 80/20 法則，做最有價值的事。
至於什麼是最有價值的事呢？《精準提問的力量》這本書的書封告訴我們：「問對問題，就解決一半的問題。」
因此，有限的時間，應該要好好思考簡報的目的，並針對核心的議題提出見解、整理資料，這才是最關鍵的少數要事。
釐清目的後，可以透過 PREP、SCQA 等表達框架去組織資料，讓簡報內容更有邏輯。
至於要不要製作成投影片？等內容架構都確定後，有時間再說。
（延伸閱讀：《表達力專欄：如何有邏輯的表達？表達框架PREP：原理、用法與案例解析》、《表達力專欄：經典表達框架 SCQA的觀念與案例應用》）
二、簡報做不完原因二：流程不熟悉
第二個讓簡報做不完的原因，是流程不熟悉。也可以說，不知道簡報設計的重點是什麼。
這類的簡報者，會浪費大量時間在不必要的事情上。
舉例來說：
1. 花大量時間搜圖，但是圖片在投影片中的重要性卻不高
2. 不斷重新調整排版方式，卻沒有考量聽眾如何閱讀簡報
3. 使用很多顏色想讓畫面吸睛，但卻讓簡報變得雜亂不堪
還有很多。浪費這些時間，不但無法提升報告的成效，還會導致簡報無法如期完成。
我們可以按照設計三步驟流程，快速製作重點清晰、讓人秒懂的好簡報。也就是花最短的時間，達成還不錯的成效。
三步驟流程如下：
1. 拆解內容：釐清目的、找出重點
2. 版面規劃：視覺動線、內容邏輯
3. 呈現對比：大小對比、顏色對比
透過這三個步驟，你就能節省時間資源，在對的地方努力，做出專業的投影片。
（參考閱讀：簡報設計專欄：如何設計簡報？三步驟讓你精準表達、有效溝通）
三、簡報做不完原因三：操作不流暢
第三個讓簡報做不完的原因，是操作不流暢。
簡報者對於軟體的使用不熟悉，導致操作過程浪費很多時間在調整瑣碎的細節上面。
比如：
1. 畫圓畫不圓，用肉眼調整曲線
2. 對齊對不齊，只能手動來移動
3. 每張投影片都重做，還不一致
還有非常多、非常多細節，導致操作不流暢的環節。
想要解決這個問題，就要知道怎麼操作簡報最有效率。
有三個基礎、卻重要的關鍵技巧，我非常建議初學者掌握：
1. 熟悉常用快捷鍵
2. 自訂快速工具列
3. 應用投影片母片
只要掌握這三個基本的觀念技巧，製作投影片的效率和質感就會大幅提升。
（參考閱讀：簡報設計專欄：初學者必看，提升簡報製作效率的四個技巧）
總結
想要解決簡報做不完的問題，要先了解做不完的根本原因。
文中提到原因有三個，分別是：條件太嚴苛、流程不熟悉、操作不流暢。
第一個原因不是我們可控的，但也很常遇到，要讓自己養成分析問題的能力，以及組織內容的速度；後兩個原因則是我們可控的，要先準備好自己，以因應不同的簡報挑戰。
希望這篇文章，能夠給面臨這個問題的簡報者一些啟發。
若有簡報內訓、一對一諮詢的需求，歡迎來信討論。
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