2023-02-18|閱讀時間 ‧ 約 7 分鐘

來點節奏感的 PDCA

蛤! PDCA 我聽過啊! 可是跟跳舞、節奏有啥關係阿 ???
別急! 待我娓娓道來。

PDCA 是什麼?
PDCA 是 Plan (規劃)、Do (執行)、Check (檢討)、Action (行動), 四個英文字母的縮寫,源自於美國物理學家休哈特 (Walter Andrew Shewhart) 所提出,後在1950年代由美國戴明博士 (William Edwards Deming) 將之推廣應用,成為管理學廣為人知的戴明循環 (Deming cycle)。
很多人都以為PDCA是戴明博士所提出的,其實不是喔~ 是休哈特,戴明是將其發揚光大的集大成者。
當初的時空背景為世界大戰後,各大工業國家飽受戰火摧殘,急需重整復興,當時僅北美洲有能力生產商品,也因此美國製商品遍及全世界,因應製造需求而造就了許多管理理論,而PDCA就是其一。
透過事前的規劃,擬定執行的計畫,在行動執行後進行結果的檢討與核對,確認目標與實際的落差,進而進行調整與修正以準備下一次的執行與行動,藉此持續的 PDCA 循環來達成目標或持續改善的一個過程。

PDCA 的應用場景?
應用場景從生活日常的採買計畫、旅遊規劃、婚禮企劃,到企業組織或團隊的專案執行、合約協商、國際談判等都使用的到 PDCA,有助於計畫執行的高效與目標達成,可說是管理界的瑞士刀 (就恨自己不是馬蓋仙)。

如何應用 PDCA?
舉個職場中的會議 PDCA 為例,老闆交辦阿E召開一個跨部門的會議,討論客訴問題的處理與預防,於是阿E沒急著發會議通知,而是先與老闆確認會議相關的訊息,如客訴事件、需與會部門的人員名單、開會資料、會議地點與時間等訊息,這是發出會議通知前的 Plan (規劃)。
阿E在確認完相關訊息後,發出了會議通知,來到了會議當天,老闆與其他部門的同仁皆進到了會議室,就一位關鍵的客服經理還沒來,老闆問阿E人呢? 阿E趕緊拿起電話聯繫,才知道該經理今天休假,之前的會議通知因故該經理未收到所以也不知道要開會,眼看著滿場會議室的人員都等著開會,情急之下阿E請該經理配合開視訊的方式,一起參與這次的會議,好在會議順利地結束了。這是 Do (執行) 的實際,計畫總是趕不上變化,理論與實際總是存在落差。
會後老闆找阿E來喝咖啡,討論這次會後有什麼地方可以做得更好? 有那些部分是這次沒有考慮周詳的? 這是事後的 Check (檢討)
阿E回答說他發出會議通知後,並未確認所有人都有收到通知,亦未確認大家能不能與會,所以下次的會議規劃他會特別注意確認,確認有沒有收到通知? 確認人員能不能與會? 確保任何已知的風險,並規劃風險的應變,因此他想到可以利用outlook中的 ” 要求讀取回條 ” 來確認大家都有收到他寄的信件,並利用 ” 使用投票按鈕 ” 請所有人不管是否能與會都必須進行投票以確認與會人員,而當阿E未收到讀取回條或未收到投票回覆時,他可以個別進行電話確認。這是事後檢討的修正 Action (行動)。自此次的教訓後,阿E發現意外事件越來越少了~
PDCA是個循環,在循環的過程中讓事件更臻完善。

來點節奏感的 PDCA
PDCA 因應不同的場景應用,其各階段的時間與所花費的精力並非平均分配,以上述例子來看,Check (檢討)若能伴隨 Do (執行)之後來進行,便能及時發現偏差並做修正,借用音樂的音符與拍子來解釋,PDCA 就像音樂的音符,光有音符並無法彈奏出悠揚的樂曲,必須加上拍子讓樂曲產生韻律與節奏感,同樣的道理,PDCA 在實務的應用應該會長成像這樣 PDCA 或 PDCA (底線代表在底線內的音符需要在一拍內完成),而非執行後不追蹤或等到事發多日後才來善後,差別在於主動出擊還是被動因應,而該次的偏誤經驗更需記錄下來至下次的 PDCA 循環,持續不斷的進化與進步。
所以能體會為什麼說管理是藝術了嗎? 同一首樂章,同一組交響樂團,由不同的指揮所演繹,會呈現給聆聽者不一樣的感覺,而 PDCA 亦是如此,同樣的事件,同樣的團隊,由不同的領導者會呈現不同的成效與結果。就像同一把瑞士刀,馬蓋仙就是比我會用,我只會拿來拆信

一張圖搞定 PDCA
最後回顧一下 PDCA,用一張圖搞定。

延伸學習
因應不同的場景與需求,PDCA 衍伸出各種不同的變形,如
  1. 將 C 改為 Study 的 PDSA
  2. 將目標放在心上的 G ( Goal ) - PDCA
  3. 先觀察再規劃的 O ( Observation ) - PDCA
  4. 注重經驗學習知識庫之紀錄與傳承的 PDCAR ( Record )
  5. 在執行時利用 AB test 來確認不同執行方式成效的 PD(+ AB test ) CA
  6. 著重標準化作業的 S ( Standardise ) DCA 與 PDCA + SDCA + PDCA ...連續技的大絕招等
沒有最好,只有更好;沒有最好,只有最適合。

邱翊豪 (EHow) | 生產力顧問、培訓講師 (服務於全台最大的經營管理顧問機構) 你的一起共好夥伴 Empower you to Success 為忙碌的 企業主或經理人分擔管理的煩雜忙亂 提供週期性的教練式輔導 迭代數位精實導入 創建高效的團隊生產力 顧問諮詢、企業培訓、專題演講、文章授權等合作邀約,請歡迎來訊聯繫。 電子報 | 加好友 | 約諮詢
H who receives an idea from me, receives instruction himself without lessening mine; as he who lites his taper at mine, receives light without darkening me. - Thomas Jefferson - 任何從我身上得到靈感而成長的人,就像藉由我已經點燃的蠟燭去點燃他人的,我並不會因此而降低亮度,反而更多了盞光一起照亮了黑暗處。 - 美國思想家 傑佛遜 -

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