【資訊量太大時，該怎麼表達比較好？用 MECE 原則分類，讓表達更有邏輯力】

撰寫日期：2023.08.24 作者：FAHAHA｜翁順法

Kelly Sikkema on Unsplash

當我們要表達的內容項目太多時，資訊就容易變得零散，讓聽眾感覺很混亂。

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這時，我們要做的事情是將想法正確分類，在聽眾腦中建立容易理解且一覽全局的框架，讓他們一目瞭然。

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實際上怎麼做呢？可以掌握兩個重點：

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▋1. 透過「共同特徵」，將內容分成 3~5 類

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舉例來說，你想到超商幫朋友買飲料，但他不知道自己要喝什麼，你會怎麼問他呢？

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你會問：你要…

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① 冰的 / 熱的

② 果汁 / 茶類 / 奶類 / 咖啡 / 汽水 / 酒精…

③ 有糖 / 無糖

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這時候你在做的事，就是透過「共同特徵」進行分類，讓聽眾更容易理解。

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如果你一個品項、一個品項問，來回確認需求，溝通就會沒有效率。

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那為什麼是 3~5 類呢？

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主要是因為大腦一次能處理的訊息，大概就是 3~5 項，一旦超過這個量，聽眾的大腦就會開始分心，覺得你說話沒重點。

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▋2. 分類要符合 MECE 原則

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MECE 原則，是由麥肯錫知名顧問在金字塔原理中所提到的一個概念，用來全面、縝密的解構問題。

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分類後的概念需要遵守「不重複、不遺漏」的原則。

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出個問題考考你，你馬上就懂。

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請問，下列哪一種分類人類的方式，不符合 MECE 原則？

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A. 生理男、生理女

B. 1-20歲、21-45歲、46-65歲、65歲以上

C. 幼兒、兒童、青少年、青年、壯年、老年

D. 男人、女人、年輕人

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答案是…（D）

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恭喜答對！因為男人、女人中，都已經包含年輕人了，這樣就違背了 MECE 原則。

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符合 MECE 原則的分類結果，才是真正有邏輯、有效果的分類。

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▋總結

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當資訊量太多時，分類能夠提供聽眾大腦一個框架，幫助他們更容易全面掌握資訊。

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但要注意：分類必須符合 MECE 原則，才能真正有助於分析問題，做到真正有「邏輯」。

若有簡報設計、溝通表達等內訓或個人諮詢的需求，歡迎來信討論。

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