想升官!!你真的會表達嗎?(一)把事情說清楚就是會表達?
閱讀時間約 4 分鐘
唯有能夠清晰傳遞觀點與總是傳達重點才是懂表達
一定有很多人在想會不會表達有差嗎?我去上班就是認真工作把我份內的事做好,如果我當一個主管,也是盡責地把我負責的職掌處理好就好了.為什麼我還需要所謂的”表達能力”?當主管不就是把工作分配下去,底下的同仁就會自己把該完成的事情完成了.我需要就是協助他們排除困難而已,這跟表達有什麼關係呢?
有沒有表達能力到底差在哪邊呢?讓我條列幾項不一樣的地方出來
- 執行者執行時不容易出錯
- 跟長官彙報時長官會覺得妳腦袋很清楚
- 開會時大家都覺得妳的觀點很有道理
- 客戶都喜歡找你討論問題
- 工程師總是很願意協助處理你的案子
- 重要場合有你出馬主持,主管總是很放心
- 部屬都很樂意聽你的意見
- 協力廠商也非常樂意多花一點時間幫妳的忙
- 妳總是可以很容易打敗跟妳同時爭取一個升遷機會的人
- 跟你合作總是讓人覺得很舒服自在
是不是覺得我說的很扯,哪有可能有這麼神奇的效果,只不過是會表達而已!!
現在我要告訴你為什麼!!
會表達的人可以清晰傳遞觀點
我有一個很好的朋友是一個很可愛的女生,我們是以前公司的同事,所以我們的話題總是不離我的前公司現況.我這位可愛的女生朋友P總是以”為什麼”當開頭來開啟一段話題.
為什麼他這種主管還可以活得這麼好?為什麼他只顧著對擺爛的下屬好,卻不太管老闆的要求,很多會議都可以不來,還報告隨便做?
為什麼新來的內銷主管來了三四個月請假請了一個多月,還跟老闆要求下班時間要提早,老闆也答應!這種人根本沒有什麼建樹,也都只是把事情Pass給其他單位,也能予取予求.
沒錯!朋友間的表達可以是輕鬆沒有章法的.相處久了自然可以了解對方想要傳遞的想法,但如果不自覺的養成了這種表達模式,在其他溝通的場合上會不會不經意的就脫口而出呢?
表達觀點的簡易方式是先描述事件或事實,而後要說出妳的論點來讓對方理解妳想要傳達的理念,再回到剛剛這段表達,如果我改成用這樣的方式,會不會在觀點的表達上清晰許多呢?
Ryan你也知道之前RD新來主管X,他最近真的是無極限了!不僅無限制的放縱部屬的出勤,那個J一天到晚遲到就算了,還以他們工作很忙為理由拒絕其他單位要求的工作.還有主管會議上,他總是報告隨便做一做就交了,更別說例行的會議有時也不參加,老闆還要我們特地叫他進來而等他.
我覺得這樣的人沒資格擔任主管的工作!對下屬的實際工作狀況沒有清楚的全貌,以為對下屬好就是好主管.對公司的會議也不尊重,明明知道自己是例行會議的成員卻因為其他事情要別人等他!不懂尊重別人就根本也不尊重自己,如果真的覺得沒必要出席,應該主動提出跟上面討論是否可以調整會議方式.
記得在闡述現象的同時,也要表達論點,最好再加點佐證論點的數據.
舉個例子:
會議中大家問你你對某件事有什麼看法?你回答:我覺得這樣做不好,因為不僅達不到本來想改善的目的,還會增加許多額外的負擔跟抱怨.這樣很清楚了吧!
那如果你換個方式說呢:我覺得這樣做不好,主要是不僅達不到本來想改善良率從75%到95%的目標,目前評估只能從75%上升到78%,還要在這條線上從原本的8個人增加到10個人,如果不增加人手的狀況下,就要把產線開動的速度往下調整,這樣才有辦法利用時間差多塞一個站進來.所以我建議不要這樣做!
會表達的人總是傳達重點
有天小張匆匆忙忙的到主管旁邊尋求主管的幫忙.
- 小張:主管,上次我們談的那個專案目前卡關了
- 主管:慌慌張張的!把事情說清楚
- 小張:就是A專案,RD說他們最近很忙要過兩個月才能弄好
- 主管:RD很忙,忙那些東西?
- 小張:RD沒說,我也沒問.總之就是很忙!你可不可以去找RD主管談談
- 主管:談個屁,什麼資訊都沒收集好就要我談,我真不知道你是怎麼辦事的.
傳達重點的關鍵在哪呢?
- 強調緊急
- 強調重要
- 強調和關係人利益相關的
- 描述價值
讓我們利用這些原則來重新傳遞一遍資訊
有天小張跑到主管旁邊尋求主管的幫忙.
小張:主管,A專案目前因為RD人力吃緊而卡關了,A專案是公司的S級專案,將會影響到公司明年約18%的業績成長,也會造成我們部門的績效大幅衰退!我試著和RD主管商討,他因為某個業務的拜託而先把人力挪去執行其他專案.我需要你去和RD主管溝通溝通.
主管:好!我清楚了.我去處理,有消息我會讓你知道.
同樣的一件事,會因為傳達的重點不一樣造成結果也不一樣,甚至會因為有沒有傳達重點而影響到事情發展的天堂與地獄,記住上面的四項關鍵.在主管面前你的形象會越來越鮮明. 我是管理Muscle你的升官教官!
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