【書選閱讀#062】一流工作者都在用的待辦清單：代辦清單不是你的許願池，聚焦在最重要的事，而非做更多
閱讀時間約 4 分鐘
代辦清單不是你的許願池。
我們都曾有過將待辦事項寫在一張紙上的經驗；但是，你有感受到它的好處嗎？還是看著清單上的待辦事項，只有讓你更焦慮了呢？待辦清單（to-do-list）是多數人使用過最簡單的任務管理系統之一，甚至簡單到讓有些人覺得它沒有用，但事實上多數人可能不懂得如何真正善用它。
你可能不知道，當自己使用了糟糕的任務管理方法，不僅僅是無法提升完成任務的效率，反而可能會破壞你完成任務的能力，這就是「生產力悖論」所帶來的反效果：用錯方法，比不用還糟糕！
如果沒有適當的方法來管理各種任務，更為重要的事項只會一再被拖延，新的任務又一直出現分散注意力，於是待辦清單只會有增無減，最終超出我們能控制的範圍，壓力如山大。
這也是為什麼我們做不好時間管理的真相：時間無法管理，能管理的是任務與資源的分配。
．．．
待辦清單能為你帶來哪些好處？
待辦清單既然是好的工具，為什麼這麼多人無法好好使用它？問題癥結點在哪裡？又該如何改善，讓待辦清單這項工具真正發揮作用，提高我們的生產力，就是這本書要探討的主題。
正確的使用待辦清單，不僅能掌控時間與注意力，知道自己該做什麼，也能在更短時間內完成更多有價值的目標。此外，這也能帶來另一個好處：減輕因為進度落後所產生的沮喪感和內疚。
沮喪和內疚會產生惡性循環，進而影響後續的任務。所有高效能的工作者，都明白如何消除這些負面效應，避免造成二次傷害與陷入低潮。
．．．
我想透過閱讀這本書解決的兩個課題
在閱讀這本書時我設定了兩個課題，希望從中找出對策。包括
- 影響待辦清單成效的關鍵因素有哪些？
- 如何打造適合自己的完美清單，讓生產力發揮到極致？
第一項課題，影響成效的關鍵因素有哪些呢？我想從作者在書中提及十種最受歡迎的待辦清單策略，以及其中的設計思維、優劣點可以歸納出七個重點：
- 選擇性：太多選擇反而會破壞決策能力而變得猶豫不決。
- 變異性：難易度差異過大的任務混在一起，人性容易挑簡單的先做。
- 時間性：有起訖時間能促使你採取行動、分配出時間與優先順序。
- 敏捷性：將任務切分為多個短時內能完成的小任務，有效降低切換成本。
- 重要性：專注在與關鍵目標一致的重要任務上。
- 自由性：任務的細節過於完整，有時反而會綁手綁腳。
- 視覺性：見樹又見林，能分辨種類與重要性，也便於全盤考量與彈性調整。
第二項課題，我將書中提到的方法整理為四個策略用來打造自己專屬的待辦清單系統，從設計、執行到檢視，形成有效的運作機制，讓生產力發揮到極致。
- 策略一：十個步驟，打造完美清單
- 策略二：讓待辦清單有效運作的八個訣竅
- 策略三：先處理心情，再解決事情
- 策略四：善用數位工具來管理待辦清單
這是一本工具書，而你可以在書中找到對應這些觀點的技巧與方法。
最後，我認為待辦清單的本質，是聚焦在最重要的事情上，而非做得更多。有效率不等於保持忙碌，而是根據你的短期與長期目標，去完成值得做的事情。
以我自己為例，待辦清單上只有不超過十張便利貼。
這意謂著不在待辦清單上的任務，要不馬上完成、要不就是捨棄不做。也正因為只有十張便利貼的額度，加入一張新的就表示要完成或捨棄一張既有的，於是在安排任務時就會更為謹慎，不輕易說好。
因此，我的待辦清單上，更多的是刪除不必要的任務、將別人可做的任務盡可能轉包出去，專注在自己該做、也只有自己能做的目標上。不浪費他人的時間、也不讓別人虛耗自己的時間與精力。
這是對彼此的尊重，也是專業表現。
劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者
擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
培訓、講座、專欄、顧問服務邀約，或文章轉載授權請私訊聯繫 ([email protected])
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