商業分析真的沒那麼難,只要你在對的時間找到對的人(1/7)

2019/07/26閱讀時間約 10 分鐘

老闆叫你往東,你就不能往西,於是你離西方極樂世界其實越來越遙遠了。

在商業分析中,所有的事情全部繞在「符合企業價值(Value)的需求(Requirements)」上,而這個需求則是一步步由企業所期望的目標而來的,企業的目標是什麼?說得更白話一點,那就是你老闆或是你老闆的老闆要什麼,那就是企業的目標(Business Goals)。
這時候你一定會說:「啊那不是廢話,老闆要的一定就是賺錢啊。」我想這麼答案如果這麼簡單的話,我就不用浪費時間在這裡寫文章說明事情了。
賺錢是每間企業的責任,但如何才能夠賺錢則就不是那麼簡單做得到了,這點,我想任何人都會贊同。好,既然企業目標不是賺錢,那麼究竟是什麼呢?答案其實也非常簡單,企業目標就是為了能夠「賺錢」要「做到的事」,再用更直白的話來講,「做什麼事可以讓企業賺錢」那個事就是企業目標,不管那是解決內部問題,或是贏取外部機會。
所以在商業分析的時候,你得很清楚地知道,從一開始就要根據企業目標來進行後續的所有分析,並且在整個專案或是企業營運的過程中,都要專注地監控所有事情不能偏離這些目標。這也就是商業分析師(Business Analyst)在企業中扮演的角色。
既然我們要好好地監控所有事情的進展,並且不能偏離目標,那麼我們該如何進行呢?這個答案其實很簡單,我在文章標題都寫得很清楚了:「在對的時間找到對的人。」什麼叫做對的時間呢?我想有些人可能會這樣問。
在商業分析的過程中,我們可以將整個過程分拆成五大部分:
  1. 彙整期望目標(Needs Assessment)
  2. 規劃分析計畫(Planning Business Analysis)
  3. 需求引出與擷取(Elicit and Analysis Requirements)
  4. 需求監控與追蹤 (Monitor and Trace Requirements)
  5. 評估產出 (Evaluate Deliverables)
以上的五大部分是由 PMI (對,就是那個推行 PMP 證照的組織)的 PBA 而來,我們在這五大部分當中,面對的人以及和他們一起做的事都不太一樣,通常來說我們會統一稱呼這些人叫做 Stakeholder 或是 Team members,但這樣的講法實在太籠統了,所以接下來,我會根據不同的階段中要跟哪些人溝通、要怎麼溝通、他們心裡在想什麼、你的心裡應該要怎麼想等等,分成五大部分來分享一下我的經驗。
Part 1:彙整期望目標(Needs Assessment)
在這個階段中,我們首要的目標就是找出期望的目標,並且將這些目標以及達成這個目標所需的大致資源,整理成一份報告書,一般稱之為商業案例或稱為商業提案書(Business Case)。
所以我們要找的人有以下這些人:
  1. 最高主管(執行長/總裁/部門主管)Master Manager:
    這些人主要的任務就是負責爭議裁決及最終決策,並且根據公司/部門的發展方向,決定所有產品線的共同願景和幾年內的目標。
  2. 業務/商業暨產品開發/Sales&BD:
    負責拓展目標客群並帶回客戶的直接反應。在不同產業中,業務扮演的角色也不盡相同。B2B 產業最重要的是品牌、人脈和整體服務的經營,而在 B2C 中,則是增加了對通路商的管理、進出貨的時間與數量。面對不同的客戶類型,業務手法、商業或產品開發方法也都不盡相同,要看你的產業以及面對的客戶類型,而會有無數種銷售方法的變化。
  3. 行銷/社群經理/Marketing:
    負責透過行銷活動、社群媒體營造產品的形象。透過各式的社群媒體、廣告平台及行銷手法(包括透過定義功能發布時程、產品定價、路人測試,甚至看似負面的宣傳等等各式各樣的暗黑手法),讓舊客戶更加黏著、喜愛你的產品,同時吸引更多的新客戶,並根據公司定義的產品風格與方向,打造公司在市場上的特定形象。
  4. 產品經理/Product Manager:
    負責接收並統整最高主管、業務、行銷、公關及客服傳遞來的各種資訊,整理出產品該有的方向,為該產品的實際負責人。
在 Needs Assessment 這個階段中,我們首先要做的事情就是找 Master Manager 瞭解他們心裡的想法是什麼,包括他們目前想做的事、他們認為該往哪個方向走、他們認為你該怎麼做等等之類的。
不過,理論上是這樣講啦,但通常來說,我們身為一個小小的商業分析師,嗯,如果你比較厲害,可能還是個部門主管或是經理之類的,總之小小兵通常很難找到高高高層來談這些事,他們會看著你要你去自己想辦法找到現在該做什麼。
所以呢?我們也不用那麼麻煩地等在公司門口堵他們,只要先做第二件事,那就是去煩 Sales&BD。好吧,這些人總有些空了吧?啥?你想太多,這些人可能還比 Master Manager 還忙。在通常的情況下,這些人都不會在辦公室裡乖乖地等你來問他,而是拼了命往外衝著抓訂單回來,或者去廠商那邊泡泡茶、溫故知新一下看有沒有更多的商業機會。
所以,你想要問到 Sales&BD?唯一的辦法就是陪他們出門去跑個幾趟客戶,然後你就會被挖到 Sales& BD 部門當菜鳥了。當然,話不是這麼地絕對,但是陪著 Sales&BD 出門,就是你挖掘他們認為的企業目標的最好時機了。
不管你堵不堵得到 Sales&BD,你一定要跟 Marketing 的人搞好關係,因為 Marketing 的人通常是最清楚企業產品大方向的最佳人選。為什麼這麼說呢?原因就在於 Marketing 的人每次一出手燒錢行銷,都必須背負著客戶獲取率這個斷頭鍘在脖子上,因此只有他們才知道客戶會為了哪些特性、哪些期待而購買自家的產品,那也是他們行銷的目標族群以及使用的行銷手法。所以,你不找他們還要找誰?
不過,理所當然地,我相信你很清楚我的套路,一定會在這裡潑個一大盆冷水。因為很多人被公司的文化和管理方式給綁架的關係,所以很多公司將 Marketing 當作投放廣告、經營社群甚至是產品企劃的部門,然而這些工作卻沒能和企業目標掛鉤,而是看每個產品線想要曝光的程度和方式來進行調整,講得更簡單一點就是把視野從企業目標(Business Goals)拉近到產品目標(Product Goals)了。
當然啦,如果所有的產品目標都是指向企業目標而設計的,這樣的做法當然可以達成總體戰力的集中。但通常做到最後,為了達成短期的業績目標(KPI),產品目標反而凌駕了企業目標,因而造成後續的發展策略偏離,於是,不僅產品推廣失敗,有時候連帶著把企業也拉下台了。
好吧,這麼沈重的話題,我們就不繼續說下去。現在來看看 Needs Assessment 的最後希望,也就是 Product Manager 吧。
當我們把眼神望向 Product Manager 的時候,千萬不要覺得他跟你笑笑的,就是充滿好意地希望你去問他事情,不,你要了解 Product Manager 的角色就是要讓每個人都能夠開心地繼續往下做事,或者是他心裡對整個產品的方向其實已經有所定見,而不太容易變動了,而這也就代表著,如果你是個新進的 BA,千萬不要傻傻地去問 Product Manager:「你認為企業目標該是什麼?」
你得平常就觀察 Product Manager 對產品的一舉一動、對團隊的看法、開會時講的內容、甚至是無意間閒聊的八卦。這時候你一定會問:啥?連八卦都要聽?對,你沒聽錯,八卦,那代表的是這個 Product Manager 在意的是哪個方面的想法和話題,你要去感覺他究竟在乎的是什麼,才能推敲出他對企業或產品的發展方向有什麼想法,在那裡面往往隱藏著公司沒辦法說出口的問題。
這時候你可能會想,好吧,雖然說在這個階段(Needs Assessment)有四種人可以找,但是看起來這四種人都不會理我,那我該怎麼辦呢?那就雙手一攤,什麼事都別幹啦。嗯?你以為我會這麼說嗎?別傻了。
雖然上面列舉這四種角色並不會直接提供你想要的資訊給你,但你絕對不能認為不必管他們的意見,不過,我想你應該也不會這樣想啦,不然你就真的是菜鳥了。
而是要在平常的時候,就要找機會和這些人互動、瞭解他們的想法,隨時匯集彙整他們的言談資訊,從中找出蛛絲馬跡以了解他們認為的企業目標應該是什麼。
舉例來說,Master Manager 在營運會議中談的內容、期望以及方向,Sales&BD的業務報告和會議中提到關於客戶的問題和銷售的方式,Marketing 的行銷或規劃會議中談到的客戶或社群變化、注意力指標、企業形象,Product Manager在產品會議上聊到的產業方向、產品發展、市場趨勢等等。
簡單來說你想瞭解企業目標,就得隨時掌握好企業這些領頭羊們奔跑的方向和目標,而不是只到有需求要你做商業分析的時候,你才急急忙忙地四處尋找相關資料,你一定找不到或是找錯方向,然後被釘到會議室牆壁上而已。
對,除非你真的很想當會議室牆上的裝飾品,不然,請好好地隨時更新你的心靈,跟 Master Manager、Sales&BD、Marketing、Product Manager 搞好關係、搜集資訊,以便開始進行商業分析時,你不會把這艘船鑿錯洞。搞沉你自己就算了,更有可能搞沉整個企業,尤其如果當你是資深商業分析師的時候,一個出錯,可能整艘船都要跟著你一起陪葬。
對,這就是 BA 的工作,鑿對洞、找對人,而那四位大頭也就是在 Needs Assessment 這個階段中你要找的人。

如果這篇文章你想用聽的,可以在這裡找得到:
https://www.ears.tw/sounddetails/1756

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AGI人工智慧科學家 &商業與產品規劃顧問|分享關於策略思維、企業管理、商業開發、組織領導的知識與技巧,還有一些有點腹黑又真實的人性+人生經驗談。
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