《把時間當作朋友》2：了解現實與任務管理

我們來繼續分享《把時間當作朋友》這一本書。上一篇我們講到〝沒有人能管理時間，你真正能管理的只有你自己〞，而我們在執行任務的時候，常常會有一些意外因素 ( 可能是不熟悉、未知領域、過度自度…等等 ) 使得自己陷入困境，為了讓自己如期完成，而迫使我們找尋捷徑，卻也讓自己又陷入了另一個困境。而這一接踵而來狀況使得我們浮躁，而讓事情變得愈來愈糟糕，這個就我們常常面對到的現實。

對於沒有辦法接受現實的人來說，只有一種方式能應對，就是逃避。不過雖然現實難以接受，但是要開啟自己的心智，就必須得接受它。哪些現實我們一定要正視呢？下面我們列出了三條。

無論做什麼事情都需要時間，有些階段就是無法跨越的。

學習新技能，獲得資源，達到目標，改掉壞習慣，都需要時間。既然沒有人能夠速成，那正確的方式是什麼呢？答案就是一個字〝換〞，想要什麼就拿已有的東西去交換。如果什麼資源也沒有，那就要先把手上的資源用好，積累到一定程度，再去換自己想要的。

者還講到了一個輔助手段，就是當你每次想到〝我要什麼〞的時候，馬上提醒自己要去想〝我有什麼〞，這樣能幫助自己戒掉急躁的速成心態。

比如作者在做諮詢工作的時候發現，越是能力差的人，越是有那種不現實的、脆弱的完美主義傾向；越是沒有常識的客戶提出的要求越不靠譜，因為不懂，所以就胡亂提要求，他們的完美全憑想像，所以經常受到現實的打擊，就會表現得很脆弱。

還有很多人因為害怕做不到完美，就遲遲不肯動手，還找藉口說這是做不好就不做的態度。實際上沒有什麼事是一下子就能做到完美的，即使完成的事也不可能完美，我們要接受完美並不存在這個客觀的現實。

很多人在學習新事物時，害怕未知，希望一切盡在掌握，總想什麼都搞懂，所以常常會給自己帶來巨大的心理壓力。比如有人想做一款App，他就總想把所有的知識全搞懂才開始動手，這就有點像鑽牛角尖，因為總有新的東西是未知的。如果不能接受這一點，就容易產生焦慮，導致失去理智，做出令自己追悔莫及的決定。所以，我們應該先接受未知的存在。

怎麼接受呢？我們可以嘗試把未知分成兩種，一種是永遠解決不了的，這類問題對我們的意義並不大，可以直接忽略；另一種是在可預見的未來也許能解決的，這類問題才是我們要關注的重點，要把精力放在這些問題上。

很多人做事沒效率，容易半途而廢，李笑來認為本質上是任務管理出了問題。如何做好任務管理，我們分享三點心得。

在時間管理領域有一個法則，意思是說完成一個任務實際花費的時間總會超過計劃花費的時間，就算制定計劃的時候考慮到這個法則，也不能避免這種情況發生。為什麼會這樣呢？因為很多人在製定任務時總會忽略一個重要的因素，就是不去判斷自己對這個領域是否熟悉。對於熟悉的領域，因為積累了豐富的經驗，了解各個環節需要的時間，估算起來就相對容易。但是很多任務人們是沒有任何經驗的，在執行的時候就會遇到各種各樣的意外，會發現總有新問題要解決。

那麼怎麼正確地估算時間呢？我們首先要積累各種知識。各學科的知識都是密切相關的，想順利完成任務，只掌握一方面的知識是不夠的，還需要了解跟它相關的各種知識。比如想讀懂一篇英文文章，除了知道單詞的意思，還需要掌握語法知識、邏輯知識、學科背景、文化背景等等。然後，要親自去做一遍，積累經驗，把陌生變成熟悉，這是解決意外的唯一方法。如果還是不由自主地低估完成任務所需的時間，那就假設每件事都要比預想的花費更多的時間，接受這個事實可以避免被截止日期壓迫的恐慌感。

在做任務管理時，很多人還有一個困惑，就是不知道自己的時間花在哪了，所以沒法做出合理的任務清單。怎麼解決這個問題呢？李笑來建議通過記錄時間開銷，磨練自己對於時間的感知力。

要做到兩件事。一是記錄〝事件-時間日誌〞，也就是詳細地記錄每天做了什麼事，每件事花費了多少時間，記錄要精確到分。二是堅持記錄，如果只記錄某一天的日誌是沒有用的，要記錄一周、一個月、一年甚至更久。

在開始時，你可能會覺得這麼做有點麻煩，養成習慣的過程也可能會有點辛苦，但是只有盡力去了解時間以後，才能更好地安排時間，充分利用時間。

俗話說〝凡事預則立，不預則廢〞，可見計劃是成功的前提。很多人明白這個道理，也試圖去製定計劃，但最後還是失敗了，為啥呢？因為有些人制定的計劃根本沒有可行性，比如，一個只會 200 個英文單詞的人，想在六個月內，每天只複習 2 個小時，然後在托福考試中拿高分；他們忽略了現實的局限以及積累的作用。

那怎樣制定現實可行的目標呢？李笑來建議先用這兩點來衡量目標是否現實：一是已經有人做到了，二是我與那個人沒有太大的差距。如果符合，立刻行動，在行動中再調整糾錯。對於計劃，李笑來的另外一個建議是做短期計劃而不是長期計劃。一方面是因為製定長期計劃是一件需要長期訓練才能完成的事情，另一方面是因為我們處在一個劇烈變化的年代，誰都無法預料哪怕一周以後會發生什麼。而且，個體本身也在不斷成長迭代，變換想法。所以，制定一個現實可行、方向確定的一周計劃，堅持完成它，對我們來說，比隨意制定一個一年計劃更有意義。當制定計劃的能力積累得足夠多時，再嘗試制定兩週計劃、月計劃甚至更長的計劃。

再來看列表。列表的好處是幫助我們井井有條地組織任務，更高效地利用時間。比如你決定去超市購物，就在列表上列出所有要買的東西，到了超市直奔目標，買完一樣劃掉一樣，這樣既能節省時間，又能防止漏買哪樣東西。那怎麼製作列表呢？建議先要選擇容易攜帶、可以隨時拿出來寫寫畫畫的列表工具，比如紙和筆。列表的內容不必太追求完美，想到了就記下來，只要自己能看懂就行。列表一旦開始執行就要執行到底，即使執行過程中產生了新的想法，也不要隨意改變，而是把新想法放在下一階段列表中，然後繼續把精力放在正在進行的列表中。

我們從小就被教育在做事情之前要做充分的準備，至於準備到什麼程度算充分，大家卻說不太清了。這邊提供了一個方法，就是在具體執行任務之前，針對某一場景進行流程設計和預演。比如，給重要的客戶打電話之前，先確認對方是否方便接電話，列好通話要點，預測對方將會問哪些問題，想好答案，在手邊放上紙筆，隨時記錄通話過程中有價值的信息等等。越是重要的事情就越需要去設計流程，反覆預演每一個步驟，調整細節，這樣做能夠幫我們及時發現問題，減少犯錯，在任務中表現得更出色，這才是我們所說的做最充分的準備。

很多人制定了計劃，也進行了預演，但最後任務還是不了了之，其實本質原因是沒有給自己設立一個驗收機制。怎麼落實這個機制呢？方法是在任務開始前就寫出每一個項目的驗收標準。前面我們討論過，這時候要避免掉入完美主義的陷阱裡，不要給自己設置太高的目標，也不能完全沒有標準，最好是稍微努力一點就能達到的標準。其實等於是給自己的任務加上了一個進度條，完成之後可以前後對比一下，真實的情況和預想的有什麼樣的區別。這種簡單的方法可以讓我們在完成任務時更有耐心，更有成就感，並且會不由自主地更加專注，這樣就能避免做事虎頭蛇尾的情況了。

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