多年來關於筆記軟件或筆記方法，有幾件事情是最耗費時間和腦力的：
- 每次寫筆記時都要決定這條筆記該歸類於哪一個類別，要不花時間去找既有的檔案夾，要不花心思去創建一個新的。譬如一篇「源自霍元甲的佐敦傳統武術館——精武體育會」的訪問稿，可以放在「香港歷史」、「本地新聞」、「體育運動」等不同的類型的檔案夾內，要決定放哪一個，實在是逼死選擇困難症患者！
- 為了日後容易找到，要加不同的標籤(Tag)去標記，用上述資料為例，可以按類型加入「武術」、「採訪」等標籤，也可按用途來添加「寫作靈感」、「參考資料」等標籤。然而，標籤的字眼只要稍有不同，就會造成重覆，例如「武術」、「武學」、「功夫」這三個標籤意思大同小異，很難確保自己不會記錯。記錯的話，日後尋找時又要多花時間。因為找不到，或忘了自己有這條筆記，結果要上網或看書再找一次，之前看書和做筆記的時間就等於白花了。
- 每隔一段時間要去整理凌亂的筆記；筆記太多或是整理不好，又會形成心理壓力⋯⋯
今年開始着重建立自己的「個人知識管理」系統，而當中用作整理資訊的PARA方法（註：沒聽過PARA的朋友，請先看上一篇介紹：搞不定資料分類? PARA方法助你快速整理筆記【第二腦袋#2】），才用了兩個月，已經為我減輕了不少負擔，並帶來了兩項巨大的變化——
切實運用資訊，達成目標
PARA不是一個軟件，而是一個系統、一種心態，無論你用什麼筆記方法，只要改變心態，就能把PARA應用在裡面。「第二腦袋」裡存放的所有資訊，必須與我們自己的腦袋產生互動，讓資訊活起來，才能為己所用。PARA的分類只有四項——Project項目、Areas領域、Resources資源，以及Archives檔案。
這個分類方法解決了選擇困難者的煩惱——與其花時間去想怎麼把項目分類，我們換個思考模式，以「事有緩急先後」為分類的框架——PARA的四項是順時序的：項目是最急切要完成的，領域次之，資源再次之，檔案是幾乎不會再動到的⋯⋯
PARA要我們做到的，就是「先做自己能做到」的事情，把一條筆記、一項資訊放在項目裡，就是要提醒自己，這是一個有Deadline的「行動」，需要我們加把勁去按時完成。
再以上面「精武會」作為例子，你們可以把它放在「寫作」中的「參考資料」分類裡，標上「香港」、「武術」等標籤，日後或許有機會用得到，但這個「日後」可能永遠不來，這條資料也只是埋在尸橫遍野的資料當中而已。你也可以把它放在「資源」裡，同時把它連結在「項目」裡一篇你正在寫作的小說，當你寫到某個會功夫人物時，作為形象參考。
當你收集資料時，想的不是這條資料該放在哪，而是，可以怎樣利用這條資料。這樣去分類，才能物盡其用。
視乎不同的應用場景，若你的項目需要較長的時間（例如一個月以上）來完成，光在項目上給自己定下目標和Deadline是不足夠的，還要有具體的「步驟」或「任務」 (Tasks），引領自己按步就班地去完成。
如果跟自己說：要寫一本小說，十成是不會寫的；如果說，死線是11月30日，有可能可以寫成，但九成會拖到十月才動筆；若我在筆記軟件訂下一系列的任務和死線——8月15日完成3000字大綱、8月31日完成第一章（10000字）......這樣能完成的機率必然能夠翻倍。那怕未能完成，也能及時去修正，而不是每年年初許下了新年願望，明年年初還是那個願望，一點進步都沒有。
把大計劃細分成Babystep，一步一腳印的去做，完成是指日可待的——
彼岸的景色有多美，視乎我們現在願不願開始去造一條船！
大刀濶斧，用PARA整理積壓十年的筆記
以前老是糾結要不要棄用Evernote，換成其他更花俏、更多功能的筆記軟件，自從學習使用PARA後，便明白到，用什麼軟件不是首要的考量，重要的是你用對了方法。
Evernote用了十年，確實有太多令人難以捨棄的優點，但用久了，積壓的無用筆記也愈來愈多，為了切實執行PARA，便決定要為自己的筆記來個「大掃除」（或是近年流行的講法「斷捨離」）⋯⋯
若你也有如此打算，以下有兩個整理的思路供你參考：
1. 急診法
- 開一個全新的項目檔案夾，先決定有什麼項目是要馬上動手的，自手頭上的筆記、資訊中，抽出最急着要完成的，或是已確定完成日期的，把它們拖放到項目內。
- 覺得是自己一生的興趣，願意繼續在未來投放時間，去學習、去完善的，放在領域內；
- 一年之內都不打算完成的、不打算去運用的，或只是具參考性的（說明書類、條文類，剪報類）全撥到資源內；
- 過期的、已完成的、純粹作為存檔紀錄、緊急時才有用的（保單、發票之類）；沒必要再用又不能刪除的，全都放到檔案內。
- 這個過程有可能花你一兩天到一兩周的時間，視乎資料多寡。
2. 沙發底整理法
- 積壓已久，連自己都忘了的資訊，往往代表是沒用的資訊，為了不讓它們影響自己的心情，可以用「沙發底整理法」——把它們通通掃進沙發底下，眼不見為乾淨！
- 這是我所知道最狠心的整理方法——開一個新的「檔案」，把你目前所有的筆記（沒錯，是所有的），通通拖進這個檔案內，再把檔案改名為今天的日期。
- 然後，從今天起，所有新的筆記都用PARA法去分類，以前的筆記，就不要再花一秒時間去整理了，反正，要找回來時用「搜尋」功能就好了，何必再花時間心力呢？
PARA不是硬性的規定
看到這裡，你們應該也能看出，PARA最重要的是頭兩項：項目與領域。
項目很好理解，哪一個急着要完成的就是了。而領域正確來說應該是「聚焦領域」（Areas of Focus），即使沒有「完成」的一天，你仍願意放時間和精力進去的範疇，都屬於領域。
不過，人生有太多有趣的事，也有太多你學過或想學的東西，打開筆記軟件的領域部份，若果有數以十計的「興趣」，其實你是難以兼顧的，所以不如把它「斷捨離」為四、五樣你會認真花時間去做的事； 當然，能力夠的話，多幾樣也可以，但起碼要確保全都是你真的願意花時間專心去做，而不是一個靜止不動的「分類」、一個只是佔據硬碟空間的文件夾，這樣只是徒添不必要的煩惱而已。
我的領域目前只有四項，是我願意花最多時間，而我又最關心的：寫作、劇本、個人知識管理、自媒體內容創作。當然，每個人的情況不一樣，按不同的需求，或不同的軟件，有人會把資源和檔案作不同的安排，下一篇我會舉三個實戰案例，看別人如何靈活運用Evernote, Joplin, Notion, Obsidian和Roam Research來實踐PARA。
