【內部稽核到底是敵是友?】
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【內部稽核到底是敵是友?】

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2022-04-26|閱讀時間約 2 分鐘
打開公司的組織圖,董事長和執行長(或總經理)間,會連著一條線,寫著「內部稽核」,所以,他是你的同事無誤;內部稽核,只是在做他的工作,「檢查及評估內部控制制度並提供分析及建議」,千萬別把他視為敵人;至於你們會不會變成朋友,要看你們談不談得來了!
為了幫大家解開這道神秘面紗,就讓我們以6大面向來了解「內部稽核」!
【稽核目的】
就像財務報表,除了按主管機關的規定編制,還可因應管理階層的不同需求,而編製所謂的「管理報表」;稽核也會因應管理階層的不同目的,而使稽核的角色及工作在不同稽核專案中,略有所不同;當然,稽核專案的「原因及目的」通常不會是被稽核者所決定,有時基於商業或其他等考量,也不盡然會公告周知!
【稽核 vs. 流程所有者】
不過共通點是,稽核的結論是經由「抽樣」來執行確認動作而產生的,所以決定抽樣的人員要有足夠的判斷力來分辨樣本是否有「代表性」;而最清楚流程的人,其實不盡然是流程的設計或決定者,而是每日在經手處理流程的同仁;一個順利的稽核,有賴稽核人員與被稽核這雙方以專業及尊重彼此的態度來進行溝通。
【稽核程序】
還有,我們都明白,在大部分情況下,良率不會是100%;所以在溝通及查核過程中,如果發現例外狀況,稽核當下並不需要立刻馬上口頭就下結論,應待進一步了解「背景」並彙整後,再一併提出與被稽核者進一步溝通以「確認」;經確認後的稽核缺失,因解鈴還需繫鈴人,會由流程所有者提出修正方案含預計完成時程,雙方達成共識後,稽核報告就出爐了!
【雙贏?】
例外情況的存在是事實,稽核能發現是他的功力,但要如何說清楚講明白,讓被稽核者心服口服是門大學問,靠專業更要靠溝通能力,畢竟雙方立場及所負擔的責任都不同!大家互相尊重,了解彼此的角色及定位,就能預期一個查核順利且及時完成的稽核專案!
【制定標準】
關於標準的訂定,通常會參考公司內部的歷史值,外部指標如同業指標公司,甚至於整個產業標準,也具一定參考價值,機台、流程及參數差異、流程人員的學習曲線及經驗值等都可納入考量而加以調整!在考慮所有可控與不可控因素後,就可制定保守版、穩健版、挑戰版、高中低標等。
【共識】
整個稽核流程環環相扣,某個環節沒有共識,便會停滯;稽核專案是有既定時程要完成,若在雙方引經據典後,還是沒交集,就找第三者,通常會是雙方的主管;若循外援如顧問等,我雖不認為一定是外來的和尚會唸經,但他們是局外人,旁觀者清的中立立場,所提出的意見較能為雙方所接受,不過須考量產生的額外顧問費!
最理想的情況,存在的例外被發現,也經確認,雙方對產生的原因想法一致,矯正(corrective actions)及預防(preventive actions)措施方案順利產生,接著付諸執行,待日後驗收成果!
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筆者…….. 愛問為什麼,愛吃喝玩樂、愛旅遊及運動,愛藝術,愛研究投資理財 喜歡閱讀,喜歡塗鴉,喜歡思考,喜歡研究變化莫測的世界 享受分享人生經驗的喜悅。 談談學校不教,卻是天天遇到的人生必修 FQ、EQ 、 AQ 大小事。
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