【說話為什麼讓人聽不懂?了解三大關鍵問題,讓溝通更有成效】

更新於 發佈於 閱讀時間約 6 分鐘

撰寫日期:2022.08.23 作者:FAHAHA|翁順法

FAHAHA 翁順法 簡報教學|表達力專欄:為什麼說話總讓人聽不懂?該如何解決?

FAHAHA 翁順法 簡報教學|表達力專欄:為什麼說話總讓人聽不懂?該如何解決?

在上【邏輯表達課】時,有一個非常經典的問題,那就是:「為什麼別人都聽不懂我說的話?

《好好說話》說:「一個人對世界的無力感,往往是從他對語言的無力感開始。

我們表達自己的觀點,總是希望能被身邊的人認同、喜歡。

但在那之前,要先讓人聽懂。

訊息無法正確被接收,表達者、聽者、內容都有可能是原因。

這篇文章,我們聚焦在表達者,分析「說話讓人聽不懂」的三個主因。

準備好提升自己的表達力了嗎?那我們開始吧!


說很多卻沒結論 示意圖 photo by pexels

一、原因一:說了很多卻沒有結論

第一種讓人聽不懂的主因,是說話沒有總結。

這種情況會發生,有可能是表達者在說話前沒想清楚要說什麼,也可能是對於要表達的重點還不夠熟悉,導致說很多、繞很遠,卻讓聽的人完全摸不著頭緒。

和這類人說話,我們心中總是會冒出這三個字:「所以呢?」

舉例來說。

以前我在醫院擔任菜鳥護理師時,最害怕的一件事,就是和學姊交接班。

當時對於很多事情都還不熟悉,常常忙於瑣事,卻沒釐清真正的照顧重點為何、該注意什麼狀況,所以交班時總是囉哩八唆什麼都講。

這時,就會聽到學姊講出這幾句熟悉的話:「所以呢?講重點啦!」

職場表達不是閒聊,而是有目的的溝通。因此,表達前應該先好好思考:表達的目的與結論到底是什麼,明確點出,才不會讓對方一顆心懸掛在那邊。


護理師 示意圖 photo by xFrame

二、原因二:有結論卻沒充分解釋

第二種說話讓人聽不懂的主因,是只講了結論,卻沒有充分解釋。

這種情況會發生,有可能是表達者因為某些緣故(如:知識的詛咒),認為對方應該知道,所以就草草帶過,沒解釋原因;也有可能是表達者自己也不清楚原因,只知道結論。

跟這類人說話,我們心中會不斷冒出三個字:「為什麼?

舉例來說。

病人問護理師:「我沒發燒了,可以不要再打抗生素了嗎?
護理師回答:「不行,抗生素要把療程打完。
病人追問:「可是我沒發燒了欸。
護理師說:「不行就是不行,抗生素的規定就是要打完。

護理師這樣的回應就會讓病人聽不懂。因為她只說了結論,卻沒有充分解釋要把抗生素打完的原因。

會有這樣的表達出現,可能是護理師認為抗生素療程是common sense,忽略了那是因為自己長期待在臨床,且受過專業訓練;也有可能是護理師學理知識不足,只知道有療程,卻不知道為何如此。

如果護理師要消除病人的疑惑,可以這樣說:「每種細菌都要不同療程,抗生素必須要打完一定療程,才能完整消滅該感染菌。如果中途自行停藥,容易導致細菌產生抗藥性,讓感染更加難以對付。

這樣病人才知道規定為何如此,也不會認為護理師態度不佳。

這樣的例子也容易出現在服務業。

服務員:「你應該配合這樣做。
客戶:「為什麼?這樣很麻煩?
服務員:「這是規定,沒辦法。

很多時候,在面對客人投訴或抱怨時,員工為了節省時間,總是會用「規定就是這樣」來回應對方。

但這樣的回覆並沒有真正解答客戶的疑惑。他當然知道這是規定,但他的問題是:規定為何如此

如果員工有辦法提供更多細節,讓客戶知道自己的難處和考量,就能大大減少客戶不安與不滿的情緒。

絕大多數的情況下,每個看似不便的規定,都出於某種理由,工作人員需要理解它。這也是各行各業中專業職能的重要訓練。


說話沒邏輯、沒條理 示意圖 photo by pexels

三、原因三:說話沒條理、沒邏輯

第三種說話讓人聽不懂的原因,是講話沒有條理、邏輯跳躍。

這種情況會發生,通常是表達者不擅長組織腦中的想法,因此無法有結構、有順序的傳達自己想說的話,導致對方聽不懂。

與這類人對談時,會覺得他說話「很跳」,感覺想到什麼就說什麼。

我們需要透過不斷的提問釐清,才能逐漸明白他想要表達的真正意思。

想要解決這個問題,可以透過邏輯思考的訓練,練習去分類、歸納、組織想法,有條理的陳述給別人聽;也可以透過一些現有的表達框架,如:PREP、SCQA,來輔助思考,讓表達者能更輕鬆的按照框架表達。(參考閱讀:表達力專欄:如何有邏輯的表達?表達框架PREP:原理、用法與案例解析


總結

這篇文章我們提到,說話讓人聽不懂有三個主因:說了很多卻沒有結論、有結論卻沒充分解釋、說話沒有邏輯條理。

沒結論會讓聽者心中產生:「所以呢?」;沒解釋會讓聽者心中產生:「為什麼?」;沒邏輯、條理的情況,則需要聽眾不斷提問釐清,才能理解真正的意思。

總結來說,當對方表示聽不懂你說的話時,可以先從這三個角度思考,找出是否有可以改善的地方;反過來,當你聽不懂對方說話時,也可以找出問題,引導對方好好表達。


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