【為什麼溝通成效不佳?了解三大主因,提升職場溝通力】

2023/01/04閱讀時間約 5 分鐘
撰寫日期:2022.12.20 作者:FAHAHA|翁順法
在職場環境中,溝通是一個特別重要的議題。
不論你是管理者還是基層員工,溝通能力會大大影響你在職場的生存模式。
有非常多人都會抱怨自己的主管、同事不會溝通,造成很多問題。
而我認為,在職場環境中,溝通成效不佳的原因,可以從三個角度思考:
1. 表達不清
2. 缺乏同理
3. 環境因素
這三個原因,解決難易度的高低順序是:表達不清、缺乏同理、環境因素。
為什麼呢?底下跟你詳細說明。

一、原因一:表達不清

喬治 · 蕭伯納(George Bernard Shaw)說過:「溝通最大的問題在於,人們想當然的認為已經溝通了。」但其實,很多時候都只是「自以為」。
表達不清這個問題,我在《表達力專欄:為什麼說話總讓人聽不懂?該如何解決?》這篇文章有談過。
簡單來說,一個人說話讓人聽不懂,不外乎:說了很多卻沒結論、有結論卻沒有充分解釋、說話沒邏輯條理。
想要解決這些問題,就必須在對話前先想好:自己到底要講什麼(結論)、為什麼結論是合理的(理由)、如何說比較容易理解(邏輯)。
FAHAHA 翁順法 製圖:用表達金字塔結構,改善表達不清的問題

二、原因二:缺乏同理

我們要知道,溝通是一種雙向的交流,目的是為了更理解對方。不是有「溝」就會「通」。要對方能夠、並且願意接收你的想法,持續對話才是溝通。
如果在溝通之中,某一方只想讓對方改變,卻沒有照顧到對方的情緒和需求,溝通的成效就很有可能不如預期。
因此在溝通中,具備「同理心」是極為重要的關鍵。
缺乏同理心,意味著缺乏換位思考的能力,而當中的根本原因,是經歷或體驗不足。
舉例來說。一個沒有離鄉背井的小孩,看不懂朱自清的《背影》;一個沒有談過感情的人,不明白失戀的人為何那麼痛苦。
回到職場也是如此。基層人員沒有做過管理的工作,自然無法同理管理層的難處;年輕醫師如果沒有親身經歷的照護現場,就有可能開出讓第一線護理師翻白眼的醫囑。
在《商業思維》這本書中,則是指出職場中缺乏換位思考導致的溝通不良,往往是因為:「位階」和「專業」的差異。

三種解決方式

如何弭平這樣的溝通落差呢?有三種方式:學習溝通技巧、補足關鍵知識、實際體驗感受。
① 學習溝通技巧
學習溝通技巧,是指學習如何傾聽對方、如何設定目標、如何調整表達方式,來讓雙方更容易接收別人的訊息。
溝通的目的,就是擴大雙方的共識區。
② 補足關鍵知識
有人或許會懷疑,只學知識就可以讓人有同理心嗎?
但在現實中,透過「知識」彌平經歷的落差,一直是溝通中最有效率的方式。因為我們不可能每件事都要經歷過,才能解決問題、才要感同身受。
知識,能幫助我們在「缺乏經歷」的情況下,使用共通的語言,有效的和經驗豐富者交流。
③ 實際體驗感受
就是讓「不在其位不謀其政的人」嘗試體驗不同位置的工作任務,讓他們了解工作的內容和難處。
舉例來說,某些醫院有舉辦過「一日護理長」的活動,讓基層的護理人員體驗護理長的工作內容,藉此讓基層員工了解護理長的難處,強化他們與主管溝通時的同理心。

三、原因三:環境因素

仔細回顧一下,表達不清是表達者自己的問題,缺乏同理是傾聽者的問題。
而環境因素則是大環境的現實條件,導致的溝通無效。這是最難解決的。
工作負擔超載,導致時間非常稀缺。此時,如果出現需要解決的問題時,很多人會急著想要解決問題,而忽略了溝通的品質。
比如,主管因為人力缺乏,心急之下運用「權威」硬是把一個正在休假的員工找回來上班,這樣即便解決當下的問題,也會讓員工心生不滿,造成日後溝通變得更加困難。
而當溝通的阻礙變大,工作負擔也一定會隨之上升,進入一種惡性循環之中。
FAHAHA 翁順法製圖 環境因素導致的溝通惡性循環
那面對這種工作環境導致的溝通不良,到底該怎麼解決呢?
首先我們一定要知道,也要承認:溝通技巧無法解決制度面的問題。
最根本的解決辦法,是從制度面改良工作環境。當工作負擔下降,團隊就有更多時間可以運用,也比較能夠好好溝通。
但這是現實環境中,結構性的大挑戰,並不是每個人都有能力,也有權力解決。
因此,面對大環境因素所導致的溝通不良,我認為只能對溝通這件事有正確的認知。
舉例來說。要知道,溝通並不是要讓我們在某次對話中獲得全面的勝利,而要意識到:溝通是一場無限的遊戲,每次的溝通中都要努力讓彼此的關係加分,不要短視近利。不要急著解決問題,而忽略了問題背後那個真實的人。
如果能夠帶著長期的眼光看待溝通這件事,或許就能在現實艱難的挑戰,透過好的溝通建立信任,降低日後溝通的阻礙,提升團隊的凝聚力,也提升工作的效率。

總結

職場中,溝通的成效不佳不外乎:表達不清、缺乏同理、環境因素。
首先要解決的,是自己在溝通的過程,是否有能力將訊息說清楚,並且在表達需求的同時,也照顧到對方的需求。
再來要解決的,是缺乏同理心的問題。針對這個問題,可以透過實習體驗、教育訓練,來增加對方的體驗,以及看待事情的角度和高度。
最後時間稀缺所導致的溝通問題,則是從根本改變整個制度、環境,或是從改變自身的溝通心態開始。用長期的眼光看待溝通這件事,不要短視近利,不要急功近利,好好看待每次溝通、建立關係的機會。

若有簡報內訓、一對一諮詢、簡報設計的需求,歡迎來信討論。
(本文為FAHAHA所有,轉載文圖請註明出處)
為什麼會看到廣告
illustration
贊助支持創作者,成為他繼續創作的動力吧!
55會員
79內容數
嗨,我是順法,是一名簡報培訓講師,主講 : 視覺溝通、內容策略、上台表達等簡報技巧。超過 100 場以上的授課實戰經驗。希望透過公開班、讀書會、寫作,推廣大眾簡報能力的養成。有任何培訓需求,歡迎與我聯繫。信箱:[email protected]
留言0
查看全部
發表第一個留言支持創作者!
從 Google News 追蹤更多 vocus 的最新精選內容