團隊管理技巧3大重點!領導者如何善用管理工具

2022/08/30閱讀時間約 3 分鐘
如何有效的進行團隊管理,是身為主管必須不斷學習的一項功課,擁有優異的工作能力,並不等同於能夠成為一名成功的領導者。
當一個團隊需要同時執行各項不同任務時,你必須掌控每項工作的進度,並適時給予下屬協助,再加上有許多隨時可能會影響結果的因素需要排除,因此,為確保團隊能夠成功達成績效目標,除了個人領導能力之外,你還得學會善用管理工具。
以下就介紹幾個團隊管理技巧以及好用的管理工具,可以當作日後進行團隊管理的方針。
圖片來源:Freepik

團隊管理技巧3大重點,以及可搭配使用的管理工具

1.別朝令夕改,執行前應確認目標並做好規劃

任何工作要執行之前都應做好充分的規劃,首先需確認好公司的目標、預計完成的時間以及可以動用的所有資源,並隨時向上回報執行進度,確保彼此的資訊同步,避免將錯誤的資訊傳達給團隊,導致團隊在努力過後卻沒有實際的結果產出,造成更多無形成本的浪費。
又或是看不清事情的全局,走一步算一步,邊走邊修改計劃,這樣只會消磨彼此的時間和耐性,久了也會造成下屬的不信任,做什麼都覺得懷疑人生。
  • 可採用團隊管理工具:Lale辦公團隊協作平台-會議管理
主管常常需要進行跨部門及向上溝通、部門定期週會等等,每天像是有開不完的會議,可採用Lale辦公中的會議管理功能,進行會議安排、會議通知、追蹤後續待辦工作執行進度。
當每次開完會,可直接於系統中指派工作負責人,並留下會議紀錄,確保後續工作規劃內容和會議做出的決策沒有落差,則可避免朝令夕改的情形發生,並藉由開會的過程去學習解決問題、溝通協調的方法、如何讓大家達成共識,以及培養領導者所需具備的能力,讓團隊價值發揮到最大化。

2.別每件事都親力親為,需學會向下溝通、培育人才

或許就是因為個人工作能力亮眼,被長官賞識才升遷成為主管,習慣了自己做事的速度,就懶得和團隊的其他成員溝通,覺得需要和他人交代來龍去脈和做法的時間,自己就能將工作完成了,但時間一久,卻搞得自己身心俱疲,下屬也沒有獲得成長。
作為一名領導者,必須先釐清的一件事,團隊是必須一起成長的,只有一個人能力很強,無法支撐得起整個團隊,當工作量大時就無法進行分工處理,很可能就導致進度無法達到預期。
因此需要學會向下溝通,培養彼此間的默契,提升團隊的整體工作能力來分擔工作,省下的時間就可以用來思考如何幫助公司創造更大的效益。
  • 可採用團隊管理工具:Lale辦公團隊協作平台-文件管理
平時工作就可養成留下文件的好習慣,或是把制式的工作規劃完整的SOP流程,讓團隊有個準則能夠遵循,加速上對下交辦工作的速度,也確保團隊工作品質的一致性,並將這些文件集中管理,讓團隊所有成員能夠隨時查閱。
Lale辦公提供企業一個完善的文件管理系統,從發佈、管理、權限設定等各階段的協作,滿足跨部門、跨團隊的文件管制與資訊共享,讓企業能夠進行閱讀控管,並有效杜絕機敏文件外洩風險。

3.帶人要帶心,需學會耐心並循序漸進

正所謂新官上任三把火,總想馬上做出成績給公司看,證明自己擁有當主管的資質,但最好先瞭解團隊所有人的專長,把人放在對的位置,不要一開始就為團隊設下難以達成的KPI,好高騖遠的目標最後就只會形同虛設。
建議先經過一段時間的磨合相處,將所有人的心團結起來,並學會有耐心的處理團隊中的大小事,再循序漸進的提高目標,才是團隊管理的長遠之道。
  • 可採用團隊管理工具:Lale辦公團隊協作平台-專案管理
透過Lale辦公的專案管理工具,可幫助企業評估績效及獲利,並讓內部資源能達到有效的整合與應用,還能針對各個專案計算投入的人力和成本,讓管理者能夠適時的調整人力分配,強化團隊的執行力與成效。
瞭解Lale辦公-專為團隊協作打造的平台:https://www.lale.im/service/lale_work.html
文章出處 : Lale快報
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Lale是華苓科技(www.flowring.com)出品的智慧服務入口。是一套裝載應用的社群平台。除了聊天,Lale讓您主導社交圈互動,開店做生意、辦公、推出微服務...無數成功機會等著被探索。
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