【全息圖解】哈佛商業評論#20｜別再高喊沒時間
這是《哈佛商業評論最有影響力的30篇文章》書中收錄的第20篇文章。
為什麼主管總是沒時間，部屬總是沒事做？看到這篇近五十年前的文章，讓我想到了十幾年前看過的《別讓猴子跳回你背上》這本書，後來查了一下，原來是本文作者的兒子所寫的。
在文中主要探討主管在職場上的時間管理，包括上司、組織與自己占用的時間。
- 上司占用時間：用於完成上司要求的工作
- 組織占用時間：用於處理其他主管要求支援的任務
- 自己占用時間：用於處理主管自己提出或同意做的工作
如果沒有處理好上司和組織的要求，可能招致處罰，所以不能忽略；但這麼一來，能調整的也只有自身占用時間。主管應該盡量減少在自身占用時間中處理部屬的問題，來增加可自由支配的時間，然後加強妥善處理上司與主管的要求。
時間管理，就是控制好工作的時機和內容。
首先，得先排除部屬占用的時間，增加自由支配時間。然後將一部分增加的自由支配時間用來監督部屬是否確實擁有主動權，也知道如何採取主動；剩餘的另一部分，用於上司與組織占用時間，並決定這類工作的時間和內容。
大多數主管都沒有察覺到，大部分時間都花在處理部屬的問題。
在這篇文章中，作者以「背上的猴子」來解釋部屬如何占用時間？以及主管可以如何處理？
當主管在與部屬對話時，一開始都會自覺或不自覺地認為，考慮的是彼此共同的問題。這時候猴子跨坐在兩人之間，只要移錯其中一隻腳，主管背上就又多了一隻猴子。
處理問題的有效方法就是：讓猴子回到真正的主人那裡。
具體來說，主管應該採用五項規則來規範「猴子的照料與餵養」避免失去自由支配時間：
- 規則一：若不餵猴子，就殺了牠。
- 規則二：根據能餵養的時間，決定猴子的數量上限。
- 規則三：只能在約定的時間餵養猴子。
- 規則四：餵養猴子時，當面處理或透過電話，不要透過郵件。
- 規則五：確定每隻猴子下次餵養的時間和主動性等級。
翁肯當時提出這個論點，引起許多主管的迴響；而在之後的數十年間，管理主流哲學也從「命令與控制」轉變為「授權」的做法。但授權並不是一件簡單的事，甚至會帶來一連串新的問題。
授權代表需要培育人才，而培育的初期會比主管自己解決問題更耗時間，同時也需要整個組織的配合、主管與部屬彼此信任，授權才會成功。並不是把猴子丟回給部屬就好，而是主管得確定部屬真的具備解決問題的意願與能力，否則猴子可能會餓死，而主管得花更多心力來善後。
於是，有些主管急著主動把猴子接過來，困在處理別人猴子的無限迴圈中，結果就是常常忙到沒時間對付組織裡真正的大猩猩，也影響了自己的工作成效與管理效率。
我整理了一張全息圖，讓你掌握這一篇閱讀觀點。
劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者
擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
培訓、講座、專欄、顧問服務邀約，或文章轉載授權請私訊聯繫 (easypresentation2016@gmail.com)
此篇文章會顯示動態置底廣告
為什麼會看到廣告
留言0
查看全部
你可能也想看
Google News 追蹤
嘿，大家新年快樂~ 新年大家都在做什麼呢？
跨年夜的我趕工製作某個外包設計案，在工作告一段落時趕上倒數。
然後和兩個小孩過了一個忙亂的元旦。在深夜時刻，看到朋友傳來的解籤網站，興致勃勃熬夜體驗了一下，覺得非常好玩，或許有人玩過了，但還是想寫上來分享紀錄一下~
當你的部屬各司其職完成工作，當每個部屬都能確實掌握好自己的份內工作，他們會自動自發養成默契，讓你的團隊運作順利。
基層主管是一個薪水還在線性成長，責任卻在指數成長的位置。從原本承接上級指示，變成同時承擔來自上層與基層的「期許/需求」，還要面對自己角色轉換的挑戰。硬著頭皮做，碰的是一鼻子灰。看管理書學，多半離實務操作有距離。
這堂開給主管的工作坊，讓學員帶著經驗來演練，恰恰彌補了學習與實務的落差。
作為管理者，同事拿著專案問題來尋找幫助時，
你會選擇直接給建議，還是引導同事他們思考解決方案呢？
此時，主管會想，幫他解決只要5分鐘，若由他自行處理，先不管猴年馬月才能完成，若出狀況，會需要更多時間來善後。
但主管考量在三後，為了讓同事能獨立解決問題，當下決定不給予建議，畢竟，成長
在職場上努力工作很重要，但是更重要的是懂得跟主管相處。本文分享了一個年輕工程師的真實案例，教你如何建立良好的主管關係，提出了幾個小撇步和建議。記住，跟主管相處是一門學問，需要不斷學習和調整。
忙碌的工作帶來的效率陷阱，本文提出了五大策略，幫助大家集中火力，吞掉工作上最大最醜的那隻青蛙同時避免無盡工作帶來的失控感。
作者基於經驗提出的每天最重要的2小時，是為了將專注力放在真正重要的工作上。
在企業運營的過程中，主管往往扮演著舵手，引領團隊往成功邁進。若今天主管能力不足，導致無法帶領團隊往前，那員工要怎麼成長？從問題發生到解決，再從檢討到回報，每一步都可以看出你的主管能力夠不夠！
在這篇文章中，我們將深入討論，在透過他人完成任務的過程中，如何啟動同仁的當責態度。我們將分享四個啟動團隊工作意願的方向，包括做好的定義、關係建立、授權授責和定期回饋。這些方向對於主管來說非常重要，同時也需要具備軟技能和專業能力。瞭解這些技巧將有助於領導者在瞬息萬變的職場環境中領導團隊並完成任務。
柏帆學長分享了主管在解決問題時瘋狂碎念等情事，探討除了這種行為可能的方法與策略。他提供了識別、知識管理和靜心等方式，建議主管們可以多掌握不同的方式，應對問題解決的可能性。
本文探討在領導與管理中如何透過分析來訂立領導策略，協助部屬完成任務，並提供四大策略供參考，主要內容包括主管需部屬成長、與部屬一起制定流程ＳＯＰ、授權部屬獨立決策、以及主管也需得到激勵。透過這些策略，可以幫助主管在面對工作任務時更有效率。
兩年後又換了一個編輯部，看見主管乙在座位上眼神空洞表情呆滯良久。由於與該主管日常相處和諧，且工作關係密切，於是向前關切。問主管乙：「你在幹嘛？」主管乙：「我在吃飽等死。」我立即閃開，心想這傢伙早上起床起錯邊。
嘿，大家新年快樂~ 新年大家都在做什麼呢？
跨年夜的我趕工製作某個外包設計案，在工作告一段落時趕上倒數。
然後和兩個小孩過了一個忙亂的元旦。在深夜時刻，看到朋友傳來的解籤網站，興致勃勃熬夜體驗了一下，覺得非常好玩，或許有人玩過了，但還是想寫上來分享紀錄一下~
當你的部屬各司其職完成工作，當每個部屬都能確實掌握好自己的份內工作，他們會自動自發養成默契，讓你的團隊運作順利。
基層主管是一個薪水還在線性成長，責任卻在指數成長的位置。從原本承接上級指示，變成同時承擔來自上層與基層的「期許/需求」，還要面對自己角色轉換的挑戰。硬著頭皮做，碰的是一鼻子灰。看管理書學，多半離實務操作有距離。
這堂開給主管的工作坊，讓學員帶著經驗來演練，恰恰彌補了學習與實務的落差。
作為管理者，同事拿著專案問題來尋找幫助時，
你會選擇直接給建議，還是引導同事他們思考解決方案呢？
此時，主管會想，幫他解決只要5分鐘，若由他自行處理，先不管猴年馬月才能完成，若出狀況，會需要更多時間來善後。
但主管考量在三後，為了讓同事能獨立解決問題，當下決定不給予建議，畢竟，成長
在職場上努力工作很重要，但是更重要的是懂得跟主管相處。本文分享了一個年輕工程師的真實案例，教你如何建立良好的主管關係，提出了幾個小撇步和建議。記住，跟主管相處是一門學問，需要不斷學習和調整。
忙碌的工作帶來的效率陷阱，本文提出了五大策略，幫助大家集中火力，吞掉工作上最大最醜的那隻青蛙同時避免無盡工作帶來的失控感。
作者基於經驗提出的每天最重要的2小時，是為了將專注力放在真正重要的工作上。
在企業運營的過程中，主管往往扮演著舵手，引領團隊往成功邁進。若今天主管能力不足，導致無法帶領團隊往前，那員工要怎麼成長？從問題發生到解決，再從檢討到回報，每一步都可以看出你的主管能力夠不夠！
在這篇文章中，我們將深入討論，在透過他人完成任務的過程中，如何啟動同仁的當責態度。我們將分享四個啟動團隊工作意願的方向，包括做好的定義、關係建立、授權授責和定期回饋。這些方向對於主管來說非常重要，同時也需要具備軟技能和專業能力。瞭解這些技巧將有助於領導者在瞬息萬變的職場環境中領導團隊並完成任務。
柏帆學長分享了主管在解決問題時瘋狂碎念等情事，探討除了這種行為可能的方法與策略。他提供了識別、知識管理和靜心等方式，建議主管們可以多掌握不同的方式，應對問題解決的可能性。
本文探討在領導與管理中如何透過分析來訂立領導策略，協助部屬完成任務，並提供四大策略供參考，主要內容包括主管需部屬成長、與部屬一起制定流程ＳＯＰ、授權部屬獨立決策、以及主管也需得到激勵。透過這些策略，可以幫助主管在面對工作任務時更有效率。
兩年後又換了一個編輯部，看見主管乙在座位上眼神空洞表情呆滯良久。由於與該主管日常相處和諧，且工作關係密切，於是向前關切。問主管乙：「你在幹嘛？」主管乙：「我在吃飽等死。」我立即閃開，心想這傢伙早上起床起錯邊。