【全息圖解】哈佛商業評論#20|別再高喊沒時間

這是《哈佛商業評論最有影響力的30篇文章》書中收錄的第20篇文章。
為什麼主管總是沒時間,部屬總是沒事做?看到這篇近五十年前的文章,讓我想到了十幾年前看過的《別讓猴子跳回你背上》這本書,後來查了一下,原來是本文作者的兒子所寫的。
在文中主要探討主管在職場上的時間管理,包括上司、組織與自己占用的時間。
  1. 上司占用時間:用於完成上司要求的工作
  2. 組織占用時間:用於處理其他主管要求支援的任務
  3. 自己占用時間:用於處理主管自己提出或同意做的工作
如果沒有處理好上司和組織的要求,可能招致處罰,所以不能忽略;但這麼一來,能調整的也只有自身占用時間。主管應該盡量減少在自身占用時間中處理部屬的問題,來增加可自由支配的時間,然後加強妥善處理上司與主管的要求。
時間管理,就是控制好工作的時機和內容。
首先,得先排除部屬占用的時間,增加自由支配時間。然後將一部分增加的自由支配時間用來監督部屬是否確實擁有主動權,也知道如何採取主動;剩餘的另一部分,用於上司與組織占用時間,並決定這類工作的時間和內容。
大多數主管都沒有察覺到,大部分時間都花在處理部屬的問題。
在這篇文章中,作者以「背上的猴子」來解釋部屬如何占用時間?以及主管可以如何處理?
當主管在與部屬對話時,一開始都會自覺或不自覺地認為,考慮的是彼此共同的問題。這時候猴子跨坐在兩人之間,只要移錯其中一隻腳,主管背上就又多了一隻猴子。
處理問題的有效方法就是:讓猴子回到真正的主人那裡。
具體來說,主管應該採用五項規則來規範「猴子的照料與餵養」避免失去自由支配時間:
  • 規則一:若不餵猴子,就殺了牠。
  • 規則二:根據能餵養的時間,決定猴子的數量上限。
  • 規則三:只能在約定的時間餵養猴子。
  • 規則四:餵養猴子時,當面處理或透過電話,不要透過郵件。
  • 規則五:確定每隻猴子下次餵養的時間和主動性等級。
翁肯當時提出這個論點,引起許多主管的迴響;而在之後的數十年間,管理主流哲學也從「命令與控制」轉變為「授權」的做法。但授權並不是一件簡單的事,甚至會帶來一連串新的問題。
授權代表需要培育人才,而培育的初期會比主管自己解決問題更耗時間,同時也需要整個組織的配合、主管與部屬彼此信任,授權才會成功。並不是把猴子丟回給部屬就好,而是主管得確定部屬真的具備解決問題的意願與能力,否則猴子可能會餓死,而主管得花更多心力來善後。
於是,有些主管急著主動把猴子接過來,困在處理別人猴子的無限迴圈中,結果就是常常忙到沒時間對付組織裡真正的大猩猩,也影響了自己的工作成效與管理效率。
我整理了一張全息圖,讓你掌握這一篇閱讀觀點。
關於《別再高喊沒時間》的閱讀觀點全息圖

劉奕酉|鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者
擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問,專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家,多家出版社、社群媒體指定邀稿對象;一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
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鉑澈行銷顧問策略長。擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問,專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
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