相信你應該有發生過以下情況,老闆或主管在開會時,突然開始說明一件事,而你對這件事完全不知情,但是對方沒有察覺,自顧自地說下去,而你就這樣聽完整場會議,最後還是對這場會議想傳達的資訊不清楚。
在會議開始前,要做的一件事就是先確認前提,也就是參與這場會議時所需具備的基礎知識,這是讓與會者了解最基本的資訊與情境。在進入主題之前,先確認前提,大家就能在情報共有的情況下接收接下來的訊息。
例如「會議開始前,要和大家宣布一件事,老闆決定和XX企業合作一個計劃,接下來要對這個計畫做詳細的說明。如此一來,與會者都站在同一起跑點,不會有人被拋下,完全跟不上話題,這也是對聽眾的禮貌。
萬丈高樓平地起,前提就好像是建築的地基,如果地基沒有打好,就會有倒塌的可能性。如果沒有先說前提,在會議開始幾分鐘後,會有人插嘴說:「之前不是……」這就是建築倒塌的開始,一旦出現這種情況,後續的會議就會出現阻礙。
在會議開始前向聽眾說明前提,讓所有人情報對等,尤其是會議中有其他部門的人時,讓大家在同一起跑線非常重要,下次開會時可以練習看看。