專案經理跟工程師總「溝通不良」?這樣做降低無效溝通

2022/11/24閱讀時間約 4 分鐘
時間過得飛快,2022 快要結束了,今年也寫了蠻多跟工程師職場相關的文章,從後台數據發現之前這篇「工程師面試二三事」瀏覽量又刷新高,看來大家很關心面試時如何表達自己及與面試官溝通等問題。
有沒有發現,我們每天都在說話,卻覺得溝通好難,尤其 RD(Research & Development,技術 / 工程部門)跟 PM(Product Management & Project Management,專案經理 / 產品經理)之間的溝通,經常一不小心就充滿火藥味。
圖片來源:Pexels 上由 Zen Chung 拍攝
我滑臉書時,曾看過同行 RD 長篇大論抱怨 PM ,說實話,我是非常有耐心也願意溝通的那種工程師,但偶爾也會有氣到想暴走的時候,雖然最後還是會乖乖燃燒自己的肝(淚),究竟如何讓 RD 及 PM 可以溝通順暢?
這篇我特地找了公司一位年輕有為的工程師 CY 葛格 一起來聊,因為我從來沒看過他跟 PM 或任何人有溝通問題,也沒看過他生氣,而且每位跟他合作過的同事都對他讚不絕口。



與 PM 一起工作最常碰到哪些「溝通不良」的事?


「PM究竟要不要懂技術?」這是一個萬年討論題,我跟 CY 葛格一致認為,最好多少還是要略知一二,才能縮小跟工程師的知識落差,但這不代表不懂技術就不能當 PM,只要有好的溝通能力,照樣可以解決問題。為何 PM 的技術知識那麼重要?因為它會影響到 PM 與 RD 溝通時的三個層面:
  1. 無法抓出正確的工作項目細節
    若只抓出幾個粗略項目就拉時程給 RD,會漏掉很多隱性工作, RD 需要反覆來回確認,不但造成溝通問題也造成工作時間的緊張。
  2. 不知道在技術上要花多少時間
    資深 PM 因經手的專案多或許比較有時程概念,但新手 PM 若對技術毫無認識,即便向 RD 詢問,也可能因敘述不清楚,無法獲得較精確的執行時間,為日後的溝通問題埋下伏筆。
  3. 不知道技術天花板在哪裡
    除了 PM,有些無技術背景的老闆也會有此症頭,經常預算有限,想法天馬行空,向 RD 開出各種許願清單,要求他們上演不可能的任務。

雙方各做好「一件事」讓知識鴻溝變小

RD 盡量少說「技術名詞」
有時 PM 與 RD 在溝通時,經常會發生 RD 需要花時間解釋很多技術名詞,或因在溝通上講了太專業的術語導致雙方溝通時資訊不對稱。若碰到新手 PM,不妨減少技術用字,盡量以對方能聽懂的方式說明,或以相仿的功能及譬喻敘述,畢竟站在 PM 角度,他們也需要回頭跟客戶報告原因。最常發生的狀況是 RD 失去耐性,直接丟給 PM 一個交件時程,如果拒絕討論碰到的問題或進一步溝通,久而久之鴻溝就會越來越大。
PM 不當「傳聲筒」或「轉信機」
有些新手 PM 因為經驗不足,很容易把老闆或客戶的話直接複製貼上給 RD,交給 RD 判斷,彷彿只有傳聲筒或轉信機功能(大家是不是有碰過這種同事XD),並沒有消化吸收需求再 Brief 給 RD,或抓出重點協助 RD 過濾問題。其實開票給 RD 也沒有想像中困難,不必把需求寫得文情並茂,只要清楚交代「需求規格」即可,例如:如何設計、操作流程、重點有哪些等,最後再自己順一次開出的需求是否合理。

理解需求背後原因,才能精準溝通


只要能做到理解背後需求這一點,就能降低很多無效溝通
。當不懂技術的老闆或客戶提出「希望品牌能經常與顧客在網路上互動」,若 PM 只是把這個大方向問題原封不動丟給 RD,RD 會很困惑。若能試著推敲這個需求背後原因,並幫助老闆及客戶梳理想法,就能讓溝通更精準一些,例如,或許只是需要「聊天機器人」,接下來,只要朝這個方向跟 RD 溝通就會順暢許多,也能節省溝通往返的時間成本。

不懂技術知識照樣可以當好 PM


雖然前面一直在暗示懂技術知識的 PM 更好,但不懂技術還是能當一個好 PM,在職場上大家都很忙錄,碰到問題時有些害羞的新人會不好意思開口,只要敢「開口溝通」跟「講重點」,就能逐漸從跟 RD 的溝通過程中攝取到技術知識,不斷提升進化!
最後,CY 葛格也分享一個自己的溝通訣竅—在收到需求時,不要每次都說「好」,要停下來,從不同面向反思再回覆,例如:技術上是否有難度、時程是否OK、有沒有好的使用者體驗⋯等,各種問題,這樣不僅幫助自己,也能幫助到 Team Member。
謝謝 CY 葛格這次跟大叔暢聊,下次找時間再一起聊別的題目~
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RUBY 大叔
RUBY 大叔
5XRUBY 五倍紅寶石軟體開發公司資深工程師,在這分享一些趨勢大小事,每月一篇功德圓滿。 // 我不隸屬五倍紅寶石教育機構不要再誤會我了!
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