開市---2023主管應該抓對的工作方向。

2023/01/31閱讀時間約 5 分鐘
本圖轉載自陶朱未來學
要讓更多的人如你所願完成工作,你必須具備的不是一招半式的管理技巧,而是能在千軍萬馬中指揮若定的心理素質。

結束了十天的年假,大家又要回到工作崗位,恢復正常作息了。
不知道身為老闆主管的你,會不會像許多職場的朋友一樣,因為年假結束又要上班,而感到焦慮。法蘭克在春節前「過年」一篇文章裡有寫過,我在我職場的中期,意識到可以天天過年,可以提高工作效率,讓自己不要工作的心急焦慮。所以在我隨後的職場生涯中,我在年假玩得盡興,在最後兩天作好年度計畫以後,都是蓄勢待發充滿幹勁的上工。
我不是熱愛工作,而是在我認清自己為了經濟,還必須在職場打拼很多年之後,我努力讓自己轉換態度,想辦法讓自己不再討厭工作。或許身為老闆主管的你也和我一樣,甚至你可能為了今年可以賺更多錢,因而磨拳擦掌躍躍欲試。
如果是的話,法蘭克很為你這樣的正向態度感到慶幸。
我在職場後期,總覺得現代職場上,許多工作都是在做虛工。我在「人力」文章一開始,就提醒你跟你的競爭對手,可能都在浪費人力。我在「效率」一篇裡,也提過劉老闆因為經營沒有效率,而倒閉的例子。我在包括「人力」在內的多篇文章裡,也一再地提醒老闆主管,要Aim on money跟Aim on target。
可惜現代企業,在面對全球化網路化,加上新冠疫情的騷擾下,許多決策者都手忙腳亂不知如何應變,搞得手下員工東奔西跑忙碌燒心,卻又沒有績效可言。
我在德商工作時最難忍受的,就是我手下的業務,每天下午都要提早回到公司,花兩個小時填寫系統上的業務報告。業務不是企劃不是行銷,業務的主要功能,是開發客戶跟客戶接觸,一個員工一天正常工作8個小時,一個業務卻要花2個小時,去填寫報告滿足總公司。
法蘭克在一家新創公司擔任副總經理時,對於每次團隊成員發在群組的訊息深感困擾,因為許多訊息都跟大多數人無關。我向老闆提議,要求每次成員發訊息,只要發給相關人員就可以。老闆沒有同意,他認為所有訊息要讓全公司都知道,他才放心。於是我們所有的人,每天都要花費許多時間,去看一堆跟自己無關的群組訊息。
對於這樣無效率的事情,我一直感到納悶,搞不懂這些管理者到底在想什麼?直到我在春節年假時,讀了一篇風傳媒轉載自華爾街日報的報導後,我才恍然大悟。
這篇報導從HP共同創辦人大衛.帕卡德(David.Packard),在27年前提出的論點開始。他說多數領導者,在職場上傾向作更多”加法”,制定更多的規則流程,或者開發更多樣的產品。帕卡德先生認為,這樣不但會讓問題變得毫無章法,組織變得過於複雜,還會讓員工筋疲力竭難以負荷,並且讓資源過於分散。
All right! 原來這就是現在職場,變得這麼沒有效率,變得讓人感到無力的原因。
每個管理者在面對問題時,能想到的就是加法。
在這篇文章裡,舉出了幾個利用減法,來提高效率增加獲利的案例:
  1. 前Google副總裁拉茲洛.柏克(Laszlo Bock)在2006年初到Google任職時,發現Google喜歡針對應徵者,作沒完沒了又沒有效率的面試。他訂出了一個簡單的規定: 面試超過四次要向副總裁申請。因為多數的員工,都不喜歡向高階主管提出申請,所以現在的Google,已經沒有這樣無效又折磨人的面試了。
2. 哈佛商學院在追蹤了310萬名員工後發現,他們在新冠疫情後的會議增加了13%。智囊機構”工作創新實驗室”為此,由實驗室負責人瑞貝卡.海因茲(Rebecca Hinds)推出了”會議終結日”計畫,要求員工取消無價值的會議,結果每人每年,減少了17個工作天的會議時間。
17天!比我們這次的春節年假時間,更長。
3. 史提夫.賈伯斯(Steve.Jobs)1997年重新執掌蘋果公司時,發現公司的產品線過於多元,許多電腦機型,連蘋果員工自己都搞不清楚,更別說消費者了。在他將機型淘汰簡化成四種後,蘋果才集中資源提高銷售。
除此之外,還有許多企業因為力行減法運動,因而刪除了許多無效工作,提高效率,進而提高營收提升競爭力。證諸法蘭克長年的觀察,企業確實在不斷運用加法後,增加了太多無效工作減低了效率,導致員工工作辛苦,又得不到成就感,難怪現在職場這麼多人,要厭世躺平要靜默辭職。
我在前面「留才」文章裡有寫過,現在許多企業因為徵人不易,都在檢討如何符合員工職涯發展,跟獲得成就感的管理方式。身為老闆的你如果再不迎頭趕上,面對找不到人的困境將是遲早的事。即使你身為中階主管,如果你不主動提案,簡化無效作業提高部門競爭力,你也必將在監督無效工作的漩渦中,自食惡果。如果你因此工作的心煩焦慮,也只能說是你,有虧職守的報應而已。
新的年度開始了。你不要野心勃勃地,想要做更多事來提高績效。你應該從檢視你公司部門的工作開始,剔除那些既勞心費時,又沒有效率的工作,讓你跟你的部屬,都能工作的更加輕鬆更有效率。這樣你們都可以工作更少,卻能維持既有的績效。你在騰出無效事務之後,也才會有提升績效,更上層樓的空間,才不會陷在抱怨連連,又白忙一場的假象當中。
2023是個好年。法蘭克祝願你,在新的一年,可以
工作輕鬆 賺得更多
延伸閱讀:
1. 為什麼老闆要讓員工作得更少?而不是更多?---風傳媒
2. 新的管理需要減法,6個簡單原則,找回領導者該做的事---經理人

Frank .Tzeng
曾經擔任日立冷氣公司經理、德商凱馳公司經理、東元關係企業藍青公司協理、叡亞環保公司副總經理。縱橫職場三十年,喜歡研究全球經濟及各產業變動情形,思考企業獲利策略、有效溝通凝聚團隊向心力,及勞資合作互利雙贏等等經營管理問題。
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在這裡,我只能跟你分享在職場上,如何讓丹田充沛、思慮清明的內功心法,學習這樣的內功,很費耐心。恕我無法提供給你如何剷除異己、左右逢源的刀劍武術,因為江湖一直在變,門派推陳出新,你所面對的挑戰,也不會一樣。
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