繁雜的文書彙整作業

所有的業務中我最不喜歡但是我做得很好的就屬文書資料彙整了。所謂的文書資料，就是校內各單位因工作需求，請其他單位提供的文字資料。舉例來說，秘書處會要求學校各單位提供發展計畫；主計室會要求各單位提報經費預算表；課外組會請各單位更新新生手冊內容；教學發展中心則是請相關單位提供和新進教師有關的業務簡報。

我們通常的作業方式是這樣：一級單位的窗口收到其他單位蒐集資料的來信，會轉發給二級單位的窗口，而我就是所謂的二級單位的窗口，接著我會把信轉給組內的同仁，請同仁提供資料。等同仁回寄資料後，我把組內的資料彙整好，再回傳給一級單位。

但是如果你以為我就只是按個轉發鍵，把信轉出後就等著收回信，那你就大錯特錯了，這樣應該不會有人理你，尤其是那種很複雜的文書資料，大部分的同仁都懶得仔細看，所以我必須在信中說明清楚，告訴同仁該怎麼填寫。所以我收到信之後，會仔細查看信中的說明，了解對方希望我們提供的資料及格式，然後在轉給同仁的信中詳細說明填寫方式，押上回覆期限再寄出，這樣才算是完成通知作業。

有時候彙整的資料很複雜，我不太能理解對方的意思時，我會直接打電話給承辦人，問他的意思和我的認知是否相同。有的時候某些要求的資料同仁已經提供過，我會先擷取同仁之前提供的內容修改貼上，再寄給同仁確認是否無誤。也就是說我已經幫同仁填寫好，他們只要查看是否正確即可。又如果來信的附件資料多且內容冗長，為免同仁查找麻煩，我還會把和我們自己單位相關的內容用不同顏色的字體標示出來，並且在轉給同仁的信中告知頁碼，方便同仁查看。總之，我會依據來信內容來決定轉信給同仁前的前置作業，以及信件內容須做怎麼樣的說明。

這項業務我說我做得很好，並不是老王賣瓜，而是我從別組的同事口中聽說的。我所隸屬的一級單位底下有三個組，這三個組就是所謂的二級單位，我是C組的文書資料彙整窗口，大部分的資料彙整好後，要回寄給我們一級單位的秘書。多年前的某天，A組的某位同仁到我所在的辦公室找其他同事，不知怎麼的這位A組同仁突然提到我們一級單位的秘書說我資料整理得很好。聽到的當下其實稱不上高興，因為我的確花費了非常多的心力在這項業務上，但它卻是一份無法攤出來寫在績效上的工作。

我不喜歡這項業務，是因為它有許多吃力不討好的面向，比如：

我知道提供文書資料這樣的瑣事大家都不喜歡，但我想分享我對同仁提供文書資料的觀察：通常不太提供資料的同仁，被重視的程度也比較低。以我們單位為例，一級單位將二級單位提供的資料彙整好後會給主管查看，主管資料看多了大致上也知道什麼業務比較常出現，那既然某些業務比較常出現，那應該比較重要、龐大、複雜，主管也會比較知道這些業務的負責人是誰。其他不常出現或不曾出現在文書資料或報告上的業務，主管就會覺得這些業務不是重點。而主管的印象或多或少會影響經費預算的分配以及同仁升等的安排。所以如果不是現在所謂「安靜離職」的那種人，我其實覺得如果想增加曝光度的同事可以多提供資料。而且我們單位總共有三個組，不管是經費、考績、升等還是其他利益，不僅僅是組內同仁，也要和別組的同仁競爭。我們的一級單位通知各組提供資料時，會把前一次三組整併好的資料一併寄給各組的窗口，而我也會將此資料轉給組內同仁。我常常看到別組寫的內容也稱不上什麼大事，可能比我們組內同仁近期處理的業務小得多，但我們組就是沒人提供。我有時候在想：我們組的同仁到底有沒有去看別組寫些什麼？如果僅是為了省事而懶得提供資料，反而造成主管或別組同仁覺得我們組的某些人很閒的誤會。而且在爭取自身利益時，也因為主管對這位同仁的印象不深，會把他排在比較後面。

對我來說什麼是好的資料提供者？就是那種寄過來的資料，我不需要花心思修正、文句通順無錯別字、格式正確，直接可以複製貼上的，就是我心目中完美的資料提供者。但是，很難啊！