從失敗中學習:三個提高計畫管理能力的小技巧

2023/05/25閱讀時間約 2 分鐘
前陣子跟一些讀者進行諮詢時,讀者問到:
✨ 如果計畫總是跟不上預期,該怎麼辦呢?
的確有時候,我們可能已經安排了時間表,但事情往往就是不會這麼順利。而人生也一定會有許多意料之外的事,計畫並不是用來限制自己;計畫越完美,越難達到!我們必須記得,計畫是可以隨時修正的,而不是限制了我們的行動。
所謂「預防勝於治療」,在安排時間方面我們也有「預防」的工作可以做,避免實際情況太偏離我們的預估時間~

接納自己有狀態不佳的時候很多時候

我們陷入自責、自我厭惡,都是因為我們認為自己做得不夠好,不夠完美。但人是有情緒的,我們不是要壓抑自己,強迫自己工作;反而是要知道狀態不佳是身體和腦袋給我們的警號,告訴我們「我需要休息了」!遇上這些時候,不要因為狀態不好而自責,反而要聽從身體的提示,好好休息~
我早前也有情緒低落、工作效率低的時候;那麼我會花時間到郊外走走、早起的時候花時間運動看書,做自己喜歡的事!


練習估算時間先思考整個工作流程

把細節都想一想,看看需要多少時間。如果真的沒辦法估算好,那麼先試著紀錄一下曾經相似類型的任務,看看自己需要多少時間,慢慢調整自己的估算能力!
例如,在準備這個帖文,我用了大概 1 小時;那下次準備帖文我也會預計大約 1 小時。


預留緩衝時間在估算時間後

預留 1.2-1.4 倍的時間最佳!如果是與人合作的項目,我有時候甚至會預估 1.5 倍的緩衝時間(你知道的,開會、討論、溝通…… 這些經常都比想像中花更久!)如果是獨自完成,不太會被打亂的工作,1-1.2 倍也足夠。
緩衝時間就像是氧氣,如果缺乏氧氣的話,你根本不能生存;所以缺乏緩衝時間的話,你只會忙得壓力爆燈!


總結

計畫只是給你一個大概方向前進,而不是限制你必須跟著計畫走,一偏離計畫就要陷入自責!即使像我經常分享時間管理,我也是有很多跟不上計畫的時候,但重點是我懂得如何及時調整,以及在下次規劃時做得更好~
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