NoCode 新工具開箱: Fillout － 重新定義資料蒐集的表單工具
2023/06/04閱讀時間約 9 分鐘
不再煩惱資料整合！無縫串 Google Sheets、Notion、Airtable 資料庫的表單工具
嗨大家好！本週來到 NoCode 工具開箱時間，今天要分享介紹 NoCode 表單工具 — Fillout！
相信大家在日常或工作上難免遇到「資料或數據蒐集」的情境，例如活動報名、個人資料填寫、團購表單等，而回收表單資料後往往需要花上一番功夫與既有資料庫比對或整理⋯
如果你已正在使用 Notion、Airtable 或 Google Sheets 資料庫管理名單資料、訂單、商品資訊等，表單救星來啦！一起來認識這個已無縫整合上述資料庫的全新表單工具 — Fillout！
本篇的內容是 NoTime NoCode 的 FB / IG 貼文 NoCode 工具箱 - Fillout 的詳細介紹說明文，如果還沒看過貼文的朋友，歡迎透過以下連結前往社群，看看我們製作的精美圖文唷！
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為什麼推薦 Fillout 表單？
分享三個我們最喜歡與推薦的理由：
1. 專為我們常用資料庫 (Notion、Airtable、Google Sheets) 誕生的表單
Fillout 介紹自己是個 “Form builder made for Notion, Airtable or Google Sheets”，一個專為資料庫誕生的表單工具，它已無縫串接整合 Notion、Airtable 或 Google Sheets 資料庫，讓我們能輕鬆撈取資料庫中的欄位作為表單的題目，而表單回收的資料不僅能自動寫回資料庫、還能做到更新資料庫中既有資料的功能！
這樣對我們有什麼好處？舉個過去比較常見的例子:
假設你是一個透過表單讓顧客進行服務預約的品牌，我們通常會把預約時段、服務項目設定在題目內的不同選項，方便顧客選擇要預約什麼樣的服務及時段; 而顧客預約後，資料也會更新到資料表後台中方便你管理、查看。
但當今天有某個服務項目、時段已經被預約額滿時，你都必須要再回到表單內新增、隱藏、刪除選項，常常會需要花時間手動額外處理這些瑣碎事情。
而現在透過 Fillout 表單，它早就已與你資料表的服務時段、項目整合在一起，可以自動判斷資料庫/表中現有的服務時段、項目是否都還可以被預約，並即時調整顯示/隱藏該選項在表單中，方便顧客預約適合的時段，而服務提供者也更容易管理～
或者說如果今天你已經在 Notion、Airtable 的資料庫/表中建立了一些既有的資料 (e.g. 員工 / 客戶資料)，希望可以讓這些人進行對應資料的確認、更改，Fillout 表單也可以產生自動帶入相關資料的表單連結，讓這些人進行所屬相關資料的更新或確認唷！
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2. 強大的進階應用功能
除了光上面 1. 的功能就覺得很厲害外，它還支援了多種已整合內建好的進階功能及服務，幫助你增加表單應用情境的廣度，例如：
- 表單前的 Email / 手機身份驗證
- 這是我們目前看到最喜歡的功能！常常會有些情境需要限制表單的填答者 (e.g. 會員專屬報名活動、僅限員工的白名單填答)，過去可能僅能透過密碼阻擋，或者報名後再進行判斷篩選的方式處理 …
- 但現在透過 Fillout 表單與 Notion、Airtable 資料庫整合的優勢，它可以讓你設定、限制表單的填答者僅限那些存在於資料庫中資料，而驗證方式則是以 Email 或手機號碼進行驗證。當填答者輸入 Email、手機後，需要從信箱或簡訊取得 OTP 一次性密碼驗證身份，確認符合資料庫的名單後才可以進入表單填答
- 更棒的是，驗證後填答者進入表單後，關於它個人存在於資料庫的資料都可以自動預先帶入表單內，打造一個非常個人化的表單填答體驗，也減少填答者還需要再次填答已知資訊的時間！
- 整合 Calendly 行事曆
依據讀者的使用習慣或情境，除了可以透過日期選項讓填答者預約不同的選項時段外，Fillout 表單也支援 Calendly 預約行事曆的整合，方便填答者直接透過 Calendly 預約服務時段！而這些被成功預約的時段也會自動寫入 Notion / Airtable 資料庫/表中，方便你管理預約資訊
- 串接 Stripe 金流
- 除了一般搜集資料的情境，還可以把表單當作商品、服務的訂購單進行收款
- 小可惜沒有支援 PayPal，因為台灣還無法使用 Stripe
- 表單中電子簽名
- 雖然已經有些外國的表單支援線上簽名的功能，但我們覺得 Fillout 方便的地方還是可以將這些已簽名的圖片自動寫回 Notion、Airtable 資料表中，方便你進行後續使用 (e.g. 將簽名圖片自動套版製作成一份合約文件)
- 如果讀者對自動文件套版有興趣，歡迎參考這篇文章：🔗 如何透過 Google Sheets 試算表 與 Google Docs 文件來自動化文件套版流程？
3. 輕鬆串接多種應用程式
通常表單都是用來搜集資料的第一線入口，但如何把這些所搜集到的資料做後續的行為應用才是更有價值的！
透過 Fillout 的擴充能力，它本身已經支援與 Zapier (NoCode自動化工具) 及多種雲端數位軟體工具的整合，方便讀者將搜集到資料串入不同系統平台，自動化完整的工作流程、發揮更大的價值！
再此補充一下，即使讀者沒有在 Fillout 後台看到自己適用的應用程式，都可以先透過 Fillout 將資料寫入 Notion、Airtable 資料庫後，再從這兩個更知名的平台串接其他數位工具唷～ 這樣一來，基本上什麼串接整合都可以滿足了～
也歡迎閱讀以下兩個熱門的 Airtable、Notion 相關文章：
🔗 如何自動化「雙向」同步 Notion 與 Google Calendar 日曆？
🔗 如何透過 NoCode 工具 Airtable & Make 建立一個結合 ChatGPT 的 AI 客服管理工具，大幅縮短客戶回應時間？
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結論與真心話小評比
Fillout 真的是最近讓我們耳目一新的表單工具!
覺得它強大的地方，除了可以直接將填答即時匯入我日常使用的資料庫 (e.g. Notion、Airtable、Google Sheets) 外，居然連表單的設定，都可以「即時」存取資料庫的資料作為題目或選項的來源！讓我可以完全利用早已熟悉的資料庫去延伸建立一個資料搜集表單～
連填答者的身份驗證，也都可以限制只有存在資料庫中的 Email / 手機才能填答，甚至在 Email / SMS 的 OTP 一次性密碼驗證都幫你處理好了呢！
但還是有個小小的缺點，就是在統計分析的部分！由於 Fillout 本身的定位是整合多種常見資料庫的表單工具，所以可能在資料搜集後，覺得使用者都會直接到資料庫 (e.g Notion、Airtable) 查看數據與建立專屬分析圖表，所以 Fillout 本身並沒有提供統計分析的功能，這也是有點小可惜的地方 … 不然整體來說真的是我們看過非常彈性厲害的表單工具
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每週更新 NoCode 工作術 ✨ 我們將持續和大家分享 NoCode 自動化工具，以及如何善用它來解決繁瑣任務、成為省時達人！
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