如何養成高效率的思維與習慣?讀《為什麼別人比我早下班?高階經理私藏的75個效率翻倍工作術》

更新於 2024/09/21閱讀時間約 6 分鐘
養成高效率思維的3個關鍵

養成高效率思維的3個關鍵

在職場上,總是看到有些人工作效率高,輕鬆就能完成任務,而有些人卻總是加班到深夜。如果你是以下任一類人,那麼這篇文章就非常適合你:

  • 你覺得自己的工作效率不高,總是加班到深夜。
  • 你想提高自己的工作效率,但不知道從哪裡下手。
  • 你想學習高效工作的方法,提升職場競爭力。

最近,我讀了《為什麼別人比我早下班?高階經理私藏的75個效率翻倍工作術》,該書從思維、習慣、工具等方面,分享了許多高效工作的方法。而我將分享該書中的精華,通過閱讀這篇文章,你將學到:

  • 如何以最少的時間獲取最低的必要分數,在個人工作中提高效率。
  • 如何善用團隊的力量,降低溝通成本,在團隊工作中提高效率。
  • 如何透過SOP找到解決方案,在解決問題方面提升效率。

第1個思維:個人工作,以最少的時間獲取最低的必要分數

在個人工作中,我們經常被交辦一些成本與成果不等值的任務,因此,我們要學會以最少的時間獲取最低的必要分數。具體來說,可以從以下幾個方面入手:

  1. 先思考任務的目的,是否真的有必要完成?如果有必要完成,那麼主管預期的完成度是幾分?釐清目的與完成度後,我們可以將任務拆解成更小的步驟,依步驟逐項完成,並在每個階段以最少的時間獲取最低的必要分數。假設標準只要60分,那你只要完成到70分、比你的同事優秀一點點即可,不需要每一件垃圾事都做到100分。
  2. 不要拖延,即時開始。看似是廢話,但是假如每個人完成同一項工作所需的時間相同,那麼越早出發的人,就能越早抵達終點。因此開始的時間對於完成的時間有著關鍵影響。
  3. 確實做好每個步驟。就算剛開始有一點延誤也沒有關係,請務必確實執行,看似拖慢速度,但減少無意義的重工,才是提高工作效率的踏實做法。

以下是一些實用的技巧:

  • 拆解任務步驟階段,找出最花時間的步驟,以此步驟為中心,減少各步驟間銜接與等待的時間。
  • 如果你需要製作書面的報告,請將文件製作過程標準化,包含固定的格式、版型、例稿,並且在相同性質的書面報告中,使用同樣標準化的格式。

延伸閱讀:從政府轉職企業,讓你加薪18%的3大公務員技能!

第2個思維:團隊工作,追求有效降低溝通成本

在團隊工作中,溝通與協作是必不可少的。有效的溝通可以讓團隊成員更好地理解彼此的想法,但也可能產生無效的溝通,因此我們需要從自己出發,學會降低溝通成本。以下分為3種情境具體說明:

1. 指派任務給他人

  • 先思考我想要什麼,並且要能夠在紙上寫下成果想像畫面、工作流程、工作期限、預期完成度等,達到能讓對方快速了解任務的目的後,再指派任務。
  • 指派任務時,以「我的目的是什麼、我想要什麼」破題,例如:「為了提高工作效率,請你清楚告訴我目前工作量的問題」、「請教你關於A商品銷售下滑的原因,以利後續進行該商品的優化」。
  • 無論是電子郵件、LINE訊息、電話討論、面對面溝通,都使用簡短扼要的語言,聚焦且不離題。

2. 收到別人完成的成果

  • 為預防出錯導致的重工,對於別人提出的成果,要以正面且積極的態度,批判性思考。
  • 只有正確的輸入才能有正確的輸出,需要釐清:輸入的資料是什麼?以什麼方式取得資料?如何評估輸出的結果?
  • 聆聽對方的發言時,要區分他表達的是「臆測」、「意見」還是「事實」,邊聽邊分類,才能輸入正確的結果。

3. 召開會議

  • 工作會議不是聊天會議,請聚焦在事先設定好的目標,進行具建設性的討論。
  • 會議中不要將議題帶回去請示,可以利用會議中途傳送郵件或LINE確認,就可以縮短衍生的工作時間;甚至有時會議還沒結束,便已經知道結果,那麼就可以在會議中繼續討論,持續推進進度。

雖然書中沒有提及,但除了上述技巧之外,我建議還可以注意以下3點,來建立更良好的溝通氛圍、培養溝通習慣:

  • 建立信任:信任是溝通的基礎。我們可以通過幫助他人、分享訊息、承擔責任等方式,來建立與團隊同仁的信任關係。例如,我們可以主動幫助新同事熟悉工作流程,分享工作中的經驗和技巧,承擔團隊中的責任等。
  • 尊重他人:即使我們不同意他人的意見,也應該尊重他人的想法,持反對意見時,也應該要對事不對人,不過份耽溺在個人情緒上。
  • 主動溝通:不要等待他人找你溝通,我們應該主動了解他人的需求和想法,並且傾聽。例如,我們可以定期與團隊同仁交流,主動尋求幫助,分享工作進展等。

延伸閱讀:有效還是正確,3個職場厚黑故事教你有效面對衝突

第3個思維:解決問題,找到解法也有SOP

在工作中,我們經常會遇到新的問題,需要找到解決方案。因此當想要提高解決問題的能力,我們需要學會使用有效的思考架構。我非常喜歡本書作者分享的,有太多可以用的思考架構,但是只要最核心的3種,就可以解決大部分的問題。

思考架構是一種將問題分解、分析、解決的思維方式。它可以幫助我們更有效地理解問題,並找到最佳的解決方案。最萬用的核心思考架構有3種:

  • MECE:將問題分解為相互獨立、不重疊的部分,他能夠避免遺漏或重複,並且覆蓋所有可能情形,這樣才能幫助我們更有效地理解問題、進行全面的分析,並找到最佳的解決方案。
  • 金字塔結構:將事物分類,並按照階層整理,可以幫助我們更好地理解事物的整體和局部關係。將一個產品的開發流程用金字塔結構表示,可以將流程分為需求分析、設計、開發、測試、部署等層次。
  • 解決問題的架構:將問題分解為現象、問題和解決對策。我非常喜歡作者舉例的「天空、下雨、雨傘」,(1)看到有雲層的天空,是發現這個現象;(2)看起來好像會下雨,是對看到的現象適時進行解釋與預測;(3)根據這個解釋,決定帶傘出門,就是解決對策。
天空 = 現象
下雨 = 問題
帶傘 = 解決對策​

此外,作者也提供了3種「兩條線」工具,協助我們建立適當的思考架構,而且這套工具很非常簡單,只要依據適用情境,畫2條垂直線並定義,就能建立周全的思考架構。

  1. 正中央交叉的四象限,會出現2×2=4個區塊,這樣就能針對每個區塊進行分析評估,SWOT分析也屬於這個類別。
  2. 左上方交叉的矩陣,也就是常說的表格,利用利用表面形式整理事務的現象時,會使用這種類型的思考架構。
  3. 左下方交叉的圖表,通常用來呈現時間的經過。雖然作者說這個圖表可以用來呈現「步驟」,但以所提供的圖片範例來說,我覺得並沒有很直觀易懂,仍需要依實際情境來調整。
作者所提供的3種2條線工具

作者所提供的3種2條線工具

結語:養成高效率是手段,不是目的

綜觀整本書,我最喜歡的就是作者在結語中提出的:

快速工作是大部分上班族的期盼吧。然而,工作的目標並不在此。
一直以來,我都堅持快速工作。然而,這只不過是為了在工作上獲得成果所使用的手段之一而已。目的始終都是為了得到工作成果。

這讓我們可以在追求高效率的同時,時時注意是否有得到對應的工作成果,而非只是一味的追求快、快、快、還要更快。我們應該要關注,是否有透過高效率的養成,更好的更好地完成工作、取得更好的成績。

你平常是如何提升工作效率的呢?你遇到過哪些效率提升的難題?你對提升工作效率有什麼見解?歡迎在下方留言分享你的建議和想法!

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所有人都有生而為人的致命缺陷,每一個人都可以被分類,而我歌頌每一個人,因為我選擇善良。讓我偷偷跟你說,100種他們的故事。
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