養成高效率思維的3個關鍵
在職場上，總是看到有些人工作效率高，輕鬆就能完成任務，而有些人卻總是加班到深夜。如果你是以下任一類人，那麼這篇文章就非常適合你：
- 你覺得自己的工作效率不高，總是加班到深夜。
- 你想提高自己的工作效率，但不知道從哪裡下手。
- 你想學習高效工作的方法，提升職場競爭力。
最近，我讀了《為什麼別人比我早下班？高階經理私藏的75個效率翻倍工作術》，該書從思維、習慣、工具等方面，分享了許多高效工作的方法。而我將分享該書中的精華，通過閱讀這篇文章，你將學到：
- 如何以最少的時間獲取最低的必要分數，在個人工作中提高效率。
- 如何善用團隊的力量，降低溝通成本，在團隊工作中提高效率。
- 如何透過SOP找到解決方案，在解決問題方面提升效率。
第1個思維：個人工作，以最少的時間獲取最低的必要分數
在個人工作中，我們經常被交辦一些成本與成果不等值的任務，因此，我們要學會以最少的時間獲取最低的必要分數。具體來說，可以從以下幾個方面入手：- 先思考任務的目的，是否真的有必要完成？如果有必要完成，那麼主管預期的完成度是幾分？釐清目的與完成度後，我們可以將任務拆解成更小的步驟，依步驟逐項完成，並在每個階段以最少的時間獲取最低的必要分數。假設標準只要60分，那你只要完成到70分、比你的同事優秀一點點即可，不需要每一件垃圾事都做到100分。
- 不要拖延，即時開始。看似是廢話，但是假如每個人完成同一項工作所需的時間相同，那麼越早出發的人，就能越早抵達終點。因此開始的時間對於完成的時間有著關鍵影響。
- 確實做好每個步驟。就算剛開始有一點延誤也沒有關係，請務必確實執行，看似拖慢速度，但減少無意義的重工，才是提高工作效率的踏實做法。
以下是一些實用的技巧：
- 拆解任務步驟階段，找出最花時間的步驟，以此步驟為中心，減少各步驟間銜接與等待的時間。
- 如果你需要製作書面的報告，請將文件製作過程標準化，包含固定的格式、版型、例稿，並且在相同性質的書面報告中，使用同樣標準化的格式。
第2個思維：團隊工作，追求有效降低溝通成本
在團隊工作中，溝通與協作是必不可少的。有效的溝通可以讓團隊成員更好地理解彼此的想法，但也可能產生無效的溝通，因此我們需要從自己出發，學會降低溝通成本。以下分為3種情境具體說明：
1. 指派任務給他人
- 先思考我想要什麼，並且要能夠在紙上寫下成果想像畫面、工作流程、工作期限、預期完成度等，達到能讓對方快速了解任務的目的後，再指派任務。
- 指派任務時，以「我的目的是什麼、我想要什麼」破題，例如：「為了提高工作效率，請你清楚告訴我目前工作量的問題」、「請教你關於A商品銷售下滑的原因，以利後續進行該商品的優化」。
- 無論是電子郵件、LINE訊息、電話討論、面對面溝通，都使用簡短扼要的語言，聚焦且不離題。
2. 收到別人完成的成果
- 為預防出錯導致的重工，對於別人提出的成果，要以正面且積極的態度，批判性思考。
- 只有正確的輸入才能有正確的輸出，需要釐清：輸入的資料是什麼？以什麼方式取得資料？如何評估輸出的結果？
- 聆聽對方的發言時，要區分他表達的是「臆測」、「意見」還是「事實」，邊聽邊分類，才能輸入正確的結果。
3. 召開會議
- 工作會議不是聊天會議，請聚焦在事先設定好的目標，進行具建設性的討論。
- 會議中不要將議題帶回去請示，可以利用會議中途傳送郵件或LINE確認，就可以縮短衍生的工作時間；甚至有時會議還沒結束，便已經知道結果，那麼就可以在會議中繼續討論，持續推進進度。
雖然書中沒有提及，但除了上述技巧之外，我建議還可以注意以下3點，來建立更良好的溝通氛圍、培養溝通習慣：
- 建立信任：信任是溝通的基礎。我們可以通過幫助他人、分享訊息、承擔責任等方式，來建立與團隊同仁的信任關係。例如，我們可以主動幫助新同事熟悉工作流程，分享工作中的經驗和技巧，承擔團隊中的責任等。
- 尊重他人：即使我們不同意他人的意見，也應該尊重他人的想法，持反對意見時，也應該要對事不對人，不過份耽溺在個人情緒上。
- 主動溝通：不要等待他人找你溝通，我們應該主動了解他人的需求和想法，並且傾聽。例如，我們可以定期與團隊同仁交流，主動尋求幫助，分享工作進展等。
第3個思維：解決問題，找到解法也有SOP
在工作中，我們經常會遇到新的問題，需要找到解決方案。因此當想要提高解決問題的能力，我們需要學會使用有效的思考架構。我非常喜歡本書作者分享的，有太多可以用的思考架構，但是只要最核心的3種，就可以解決大部分的問題。
思考架構是一種將問題分解、分析、解決的思維方式。它可以幫助我們更有效地理解問題，並找到最佳的解決方案。最萬用的核心思考架構有3種：
- MECE：將問題分解為相互獨立、不重疊的部分，他能夠避免遺漏或重複，並且覆蓋所有可能情形，這樣才能幫助我們更有效地理解問題、進行全面的分析，並找到最佳的解決方案。
- 金字塔結構：將事物分類，並按照階層整理，可以幫助我們更好地理解事物的整體和局部關係。將一個產品的開發流程用金字塔結構表示，可以將流程分為需求分析、設計、開發、測試、部署等層次。
- 解決問題的架構：將問題分解為現象、問題和解決對策。我非常喜歡作者舉例的「天空、下雨、雨傘」，(1)看到有雲層的天空，是發現這個現象；(2)看起來好像會下雨，是對看到的現象適時進行解釋與預測；(3)根據這個解釋，決定帶傘出門，就是解決對策。
天空 = 現象
下雨 = 問題
帶傘 = 解決對策
此外，作者也提供了3種「兩條線」工具，協助我們建立適當的思考架構，而且這套工具很非常簡單，只要依據適用情境，畫2條垂直線並定義，就能建立周全的思考架構。
- 正中央交叉的四象限，會出現2×2=4個區塊，這樣就能針對每個區塊進行分析評估，SWOT分析也屬於這個類別。
- 左上方交叉的矩陣，也就是常說的表格，利用利用表面形式整理事務的現象時，會使用這種類型的思考架構。
- 左下方交叉的圖表，通常用來呈現時間的經過。雖然作者說這個圖表可以用來呈現「步驟」，但以所提供的圖片範例來說，我覺得並沒有很直觀易懂，仍需要依實際情境來調整。
作者所提供的3種2條線工具
結語：養成高效率是手段，不是目的
綜觀整本書，我最喜歡的就是作者在結語中提出的：
快速工作是大部分上班族的期盼吧。然而，工作的目標並不在此。
一直以來，我都堅持快速工作。然而，這只不過是為了在工作上獲得成果所使用的手段之一而已。目的始終都是為了得到工作成果。
這讓我們可以在追求高效率的同時，時時注意是否有得到對應的工作成果，而非只是一味的追求快、快、快、還要更快。我們應該要關注，是否有透過高效率的養成，更好的更好地完成工作、取得更好的成績。
你平常是如何提升工作效率的呢？你遇到過哪些效率提升的難題？你對提升工作效率有什麼見解？歡迎在下方留言分享你的建議和想法！
