HR為何需要具備『採購職能』?

一個小故事

先分享一個小故事：現在許多公司在考勤打卡部分有蠻多都已經轉成『刷臉打卡』，但在從用磁卡『感應打卡』到『刷臉即打卡』的中間，曾經有一個過渡性應用『指紋打卡』～也就是用掃描個人指紋的方式來確認考勤出席～我們都知道這樣做的好處，即可以避免代刷卡的弊端。

但我曾經認識一位HR，在採購指紋打卡的辨認機器時，為了省錢，買了感應靈敏度容易出問題的機器，結果每到上下班時刻，機器前常常發生大排長龍的情況，屢屢請廠商調整也無法有效改善，最後只好放棄採購不到一年的整套指紋辨識的機器與系統，重新採購新的考勤打卡方案。而這位負責原先指紋辨識系統的HR夥伴，可想而知，也在不久後就黯然離職。

跟大家分享這個小故事是希望HR夥伴們瞭解：人資工作者是企業中的多面手，不僅要精通招聘、訓練、績效管理等傳統職能，還得擁有一項看似與人資毫無關聯，卻實際上極為重要的技能——採購職能。

從人資實際工作樣態的視角來看，人資管理的發展始終與企業內外部環境的變化緊密相連。早期，人資管理更多關注於內部人才的管理與開發。然而，隨著全球化和技術革新的推進，外部合作夥伴的重要性日益凸顯，人資工作者的角色也因此發生了轉變。如今，有效的外部資源整合能力，特別是採購職能，已成為人資工作者不可或缺的一部分。

人資工作者需要具備採購職能，最主要的原因是 : 人資管理的各項工作都需要與外部廠商合作，而採購這些廠商的服務與商品，會深度影響人資工作者在企業內的『信用度』與『影響力』。想一想，當人資工作者能夠精準、高效地從市場上挑選合適的服務與商品時，這對提升企業內部的運作效率與員工滿意度有著怎樣的正面影響？

人資工作者需要具備以下採購職能：

1.需求分析：了解企業的需求，並轉化為採購需求

2.市場調查：了解市場上的廠商與產品

3.評估與議價：評估廠商的優劣，並進行議價

4.合約管理：簽訂採購合約，並進行合約管理

5.績效管理：監控採購績效，並進行改善

實例來說，一家企業為了提高員工的工作效率與滿意度，決定引進一套新的員工福利管理系統。在這個過程中，人資工作者不僅要確定系統的需求，還需評估不同供應商的方案，進行談判並最終選擇最合適的供應商。此外，人資工作者在執行採購合約、監控採購績效方面的表現，直接關係到企業成本控制與內部員工的滿意度。 所以我們可以知道，採購職能在人資管理中的角色扮演，既是策略性的也是實踐性的。採購不僅僅是買買買的簡單動作，而是涉及需求分析、市場調查、評估議價、合約管理以及績效監控等一系列複雜過程。 而關於人資管理四大職能與採購的關聯性為大家簡述如下：

◎人才採購：招募、甄選、獵頭、派遣、徵信

◎人才培育：訓練、教育、發展人才

◎人才任用：績效管理、薪酬福利、職涯規劃

◎人才留任：員工關係、勞資溝通、組織發展

其中，人才採購是人資管理的基礎，也是最直接與外部廠商合作的職能。人資工作者需要透過外部廠商的協助，進行招聘廣告刊登、履歷篩選、面試安排、背景調查等工作。此外，在人才培育、人才運用、人才留任等職能中，人資工作者也經常需要與外部廠商合作，例如：

◎人才培育：委託外部訓練機構進行員工訓練

◎人才任用：委託外部顧問公司進行薪酬福利諮詢

◎人才留任：委託外部顧問公司進行員工滿意度調查、勞資關係諮詢 

貝特朗·拉塞爾（Bertrand Russell），一位英國哲學家兼社會評論家，曾說：“一切成功都是對細節的掌控。”這句話同樣適用於人資工作者提升採購職能的過程中。只有對採購的每一個細節都把握到位，人資工作者才能在與外部廠商的合作中獲取最大的價值。 

人資忽略採購職能的原因

然而，為何在實務中，人資工作者往往忽視了採購職能的重要性呢？這背後可能是由於傳統上人資部門與採購部門的分工過於明確，使得人資工作者缺乏足夠的採購知識與經驗。此外，一些企業對人資工作的認識仍停留在傳統的範疇內，未能充分認識到採購職能與人資管理之間的關聯性。 因此，在未來重新審視人資管理的範疇，將其從傳統的內部人才管理擴展到外部資源整合。人資工作者更應當透過學習與實踐，積極提升自己的採購職能，從而在採購過程中更有效地代表企業的利益，提高採購的品質與效益。 經營小週末這麼多年來，我一直想要協助人資夥伴增加採購管理相關的知識與技能培訓。也很鼓勵人資與採購部門之間的溝通與合作，共享信息與資源，從而提高整個組織的運作效率。 

需要特別注意的是，人資工作者在採購過程中，往往需要同時扮演以下三種角色：◆需求端：提出採購需求、制定採購規格◆決策端：評估廠商、選擇廠商◆執行端：執行採購合約、監控採購績效而使得人資夥伴在進行採購時，所要承擔的風險，比組織中其他單位在採購時所要承擔的風險要大很多。 

回到我們最初的問題：人資工作者為何需要具備採購職能？這是因為在當今複雜多變的商業環境中，人資工作者已經不再是單純的人才管理者，而是需要全面協調內外資源以促進組織發展的策略夥伴。而在這個過程中，人資工作者的採購職能不僅僅關乎於成本控制，更重要的是如何透過有效的外部資源整合，為企業帶來創新和價值增長。 因此，提升人資工作者的採購職能，不是一個簡單的學習過程，而是一個涉及到人資管理理念、戰略規劃、外部合作等多個層面的綜合實踐。這不僅能夠豐富人資工作者的職業技能，也能夠為他們在職業生涯中開啟更多可能性，成為真正的企業策略夥伴 。 

人資工作者如何提升採購職能至於人資工作者要如何提升採購職能，基本上可以透過以下方式：

1.參加採購相關的課程或訓練

2.閱讀採購相關的書籍或文章

3.向採購專業人士請教

4.累積採購實務經驗 

所以這次我們特別邀請到小週末之友 Peyeon 王書佩老師設計了這堂【HR採購職能培訓】線上講座 ~ 小週末《人資全職能養成系列》講座主軸在於讓人資夥伴：

1. 瞭解採購的基礎流程和策略。

2. 掌握有效的供應商管理與溝通技巧。

3. 學會如何進行成本效益分析，以達到成本節約在課程安排上，被細分為三個主要環節，每一環節都圍繞著強化人資採購職能的關鍵領域。

課程日期 : 2024/05/03(五) 晚上八點到九點半

課程型態 : Zoom會議教室 (全程錄影/提供回看)~並在課後提供學員講義

課程對象 : 想要提升職場競爭力的人資工作者

報名連結 : https://hrlearning.com.tw/events/20240503

第一部分：關注於採購流程和基本策略的介紹

這是打下堅實基礎的關鍵，透過這個環節，參與者可以了解到採購的基本步驟，包括需求識別、市場研究、供應商選擇和管理，以及如何制定採購策略。這個階段對於新手來說尤為重要，因為它涵蓋了進入進階學習之前必須掌握的所有基礎知識。 

第二部分：著重於供應商管理和溝通技巧

在這個階段，重點是教授人資專業人員如何有效地評估供應商、建立和維護合作關係、以及執行合約。考量到人際互動在採購中的重要性，此環節對於確保持續穩定的供應鏈關係至關重要。 

第三部分：是關於成本效益分析的實戰指導

這是採購中最為核心的能力之一，在這裡，參與者將學習如何分析採購活動的經濟效益，並將這種分析轉化為實際的成本節省策略。這對於希望提升他們在財務效能方面能力的人資工作者來說極具價值。 

總結來說，這份線上講座的安排顯示出一個結構性和層次分明的學習路徑，這對於想要在人資領域中加強採購職能的人資夥伴來說，是一個具體而微的集中學習機會。期待您的報名參與。