在不久前，有一位我的指導教授的研究生來找我，說是老師建議他可以來找我談談，看看我能否給他正要開始著手撰寫的論文一些建議。當那位研究生來找我時，除了關於學術研究的相關問題，我花了同樣的時間跟他分享近幾年的經歷。
在我還是研究生時，我最常做的事情就是熬夜寫報告，因為報告總是在最後一週才開始寫，而那正是「爆肝」之時。對於研究生而言，「爆肝」寫報告應該是稀鬆平常的事，而在我個人的經驗中，不僅我總是如此，我的一些同學亦然。
「爆肝」寫報告之所以是個問題，除了可能影響健康外，令人感到相當痛苦的是，在此時寫報告，多半是讓自己處在高度壓縮的狀態下進行內容生產。高度壓縮不僅造成心理上的負擔，更重要的是，將「寫報告」這件事所必須經過的累積、醞釀等，濃縮為「一口氣寫完」的活動。我望過一些身邊的朋友，大家共有的經驗是，在這種狀態下寫出來的報告，在寫的當下可能感覺到「靈感爆發」而「下筆有如神助」，但往往經過兩、三天的沉澱後，發覺那份報告慘不忍睹，而再也不會再去看了。不僅研究生寫報告如此，研究生撰寫畢業論文的過程，也很容易面對類似的情形。無論是論文計畫的口試前，或是論文口試本要繳交之前，「爆肝」也是常見的事。我記得，無論是我在寫碩士論文或博士論文時，我也耗費許多時間熬夜撰寫。在這種狀態下寫完學位論文，往往感覺到力氣耗盡、腦力枯竭，需要很長的一段時間才能恢復。
近兩年多以來，在我接觸到「時間管理」這個領域的GTD（Getting Things Done）方法後，我才了解到，「一口氣完成」固然是常見的情形，但這並非完成事情的好方法。原因何在？因為一件事情的完成，往往需要經過目標設定、規劃步驟、一一執行等步驟，以及為完成它而需要的思考、醞釀等過程。有些事情也許可以在幾分鐘內就完成，這類事情不至於對我們造成很大的困擾（不過，如果遲遲不去完成它，心中仍會持續地有壓力），但對於像是寫報告或撰寫學位論文這類需要較長時間、涉及多重步驟的事情，我們確實是很難「一口氣完成」。
我回想自己的經驗，「一口氣完成」報告或學位論文，往往是因為沒有認真地思考如何完成這些事，而只是告訴自己「在某個時間點之前要寫完它」。當腦海中只有這個念頭時，即便我也為報告或學位論文訂定主題、搜集資料，也花時間閱讀，但這些活動卻只停留在腦海中，而沒有轉化為具體的文字，並讓各種想法一點一滴地累積起來。因為撰寫報告或學位論文至少涉及到「讀」、「想」、「寫」等三個動作（此僅基於我個人的經驗），當我們在想要「一口氣完成」的情況下，一邊閱讀資料、一邊構思想法、一邊撰寫文字，其實會讓這三個動作彼此牽制。當覺得一份資料中的某個地方很有趣時，我們就很容易跟著資料開始想問題，然後將想法寫下來，而當做完這一連串的動作後，又覺得似乎和主題不太契合，於是剛剛寫的段落可能又被刪掉，或剪貼到其他地方儲存。同樣的動作反覆幾次，必定會消耗掉寶貴的精力，而其結果則是每日進度緩慢，壓力逐漸累積。
在GTD方法中，「流程」其實是最重要的。當一件事情被我們捕捉下來，而我們確認了它是一件我們必須完成的事情後，就需要去仔細地拆解它，理清「可執行的下一步」是什麼。當然，撰寫報告或學位論文的要點在於發表有價值、有創意的想法，我們在尚未開始進行關於撰寫報告或學位論文的相關行動時，其實我們還很難確知最後的研究成果會是什麼，因而《卡片盒筆記》的作者認為，GTD在學術研究上的成效不彰，原因就在於學術研究往往很難在尚未著手進行之前，就知道明確的目標為何。不過，倘若我們不拘泥這點，而是重視「流程」的思維，我們倒是可以從中獲得一些啟發。倘若我們可以從撰寫報告或學位論文的經驗中，拆解出「讀」、「想」、「寫」這三個動作，那麼，任何有價值或有創意的想法，就是透過這三個動作往復循環地進行而產生出來。無論一個想法得以被生產出來的時間長短，這三個動作都應該是彼此獨立的動作，因為惟有經過仔細地閱讀、思考，且反覆地咀嚼、醞釀，我們才有可能清楚地將想法寫下來。此外，無論是報告或學位論文，動輒數千字或數萬字的篇幅，必然是經過許多的摸索而累積出來的結果，因而「讀」、「想」、「寫」這三個動作會不斷地循環。當我們將一個可能其實需要數週才能完成的報告，或需要數個月乃至於更長的時間才能完成的學位論文，拆解出關於「如何能夠逐步地完成它」的步驟，我們才有可能避免「一口氣完成」的陷阱，且較為從容地去完成它。
以上所說，並不意味著投入的時間減少，也不意味著心理壓力就會降低。當報告或論文寫不出來時，仍然是令人焦慮的事。然而，當我們在處理報告或學位論文的每一個小的環節時，我們都透過「讀」、「想」、「寫」的循環來精進我們對於每個知識要點的理解，應當就能較為從容地拼出更大的知識圖像。從一篇報告或學位論文所需的完成時間來看，以上「流程」並不會縮短所需的時間，甚至可能反而增加，然而，與「一口氣完成」不同的是，在每一個投入「讀」、「想」、「寫」之循環的時間中，我們可以專注地只處理一份文獻、一個想法或寫下一段文字，而倘若是「一口氣完成」，其實我們沒有足夠的餘裕仔細地評估每一個知識要點的內容，及其如何恰當地安放在我們的知識圖像中。
根據David Allen的說法，時間其實是無法管理的，我們能管理的只有我們自己。當我們仔細地規劃我們如何完成一件事情時，我們才能在合宜的時機中投入執行相關的步驟，以使事情漸漸地被完成。任由報告或學位論文拖延到死線之前，抱著必勝的心態「一口氣完成」，不僅讓自己更有壓力，且往往無法確保品質良窳。
反省自己過往當研究生時的經歷，以及學習GTD方法的過程，我想，最重要的莫過於為自己建立一個合宜的「系統」，惟有「系統」能夠確保我們的學術研究能盡量維持在完成既定目標的軌道上，這個「系統」讓我們知道，我們在每一個當下可以做哪些合宜的步驟，而讓每一個步驟漸漸地被執行，從而完成事情。
