從零開始學習勞動法－曆年制特別休假，到底要怎麼算？

先前在粉絲團分享：「如果法令概念、數學邏輯不是很好，我真的強烈、誠心建議，特別休假不要採曆年制」，沒想到引起滿大的共鳴。採用曆年制特別休假其實也有其好處－「統一給假、統一結清」，因此不需要於個別勞工週年屆滿後，「個別」提醒勞工新的特別休假，只需要「統一」於新年度告知勞工即可；不過，曆年制的運作終究與週年制不同，因此採用曆年制的先決條件，還是人資夥伴要了解其實際運作與概念，如此才可以因應實務上的問題。

一、特別休假得採週年、曆年、會計年或學年制

特別休假為勞基法第38條賦予勞工的法定權利，其運作原則為勞工任職滿一年「翌日」後取得休假權利（剛好任職滿一年，不會取得特別休假喔），因此也被稱為「週年制」；但勞資雙方如果經過協商，其實也可以不採「週年制」，改以其他方式進行週期結算，法依據如下：

• 勞動基準法施行細則第24條第2項：

「依本法第三十八條第一項規定給予之特別休假日數，勞工得於勞雇雙方協商之下列期間內，行使特別休假權利：

1. 以勞工受僱當日起算，每一週年之期間。但其工作六個月以上一年未滿者，為取得特別休假權利後六個月之期間。
2. 每年一月一日至十二月三十一日之期間。
3. 教育單位之學年度、事業單位之會計年度或勞雇雙方約定年度之期間。」 

請注意，曆年、會計年或學年制，都是從週年制變形而來，而實際運作方式為「分段給假」，請注意相關制度只是將計、給假區間改變，並不影響勞工實際總休假日數。

• 勞動部105年08月02日勞動條3字第1050131754號函：

「勞資雙方如約定依曆年制分段或預先給假，並無不可，惟給假標準仍不得低於前開規定。」

以曆年制來說，其實運作概念就是將採「分段給假」的方式進行，但需注意運作「分段給假」的結果，可能導致年度可休假日數有一定程度不同、遞延給假、畸零數…等問題），因此當勞工離職而需結算特別休假工資時，應該再回歸週年制的日數進行驗算，因週年制為勞基法的標準規範，而勞資雙方約定不得低於勞基法標準。

二、曆年制（以1月1日~12月31日為單位）的計算方式

單純從計算來說，其實並沒有想像中複雜，只要有基本「將原週年制切割，分段給假」的基本概念就可以。

我們先假設勞工於6月13日到職，並先以大家較熟悉的週年制為例：

• 113年12月12日，工作滿半年

1. 113年12月13日（翌日）起，取得3日特別休假
2. 請假期間：113年12月13日～114年6月12日

• 114年6月12日，工作滿1年

1. 於13日（翌日）起，取得7日特別休假
2. 請假期間：114年06月13日～115年06月12日

• 11５年6月12日，工作滿２年

1. 於13日（翌日）起，取得１0日特別休假
2. 請假期間：115年06月13日～116年06月12日

若改採曆年制，則特別休假週期將強制從「6月13日~6月12日」變更成「1月1日~12月31日」，所以特別休假，便會被切割成如下圖：

圖片來源：勞動部特休假試算系統圖示

原本的週年制的特別休假年度「6月13日至次年6月12日（黃色框框部分）」，採用曆年制後則強制變更為「1月1日到12月31日」（紅色框框部分），從上圖可以發現紅色框框部分：

• 有一部分框到週年制－年資滿1年、休假７天，因此休7天的「部分」日數
• 另一部分則是框住週年制－年資滿2年，休假10天，因此休10天的「部分」日數

這就是所謂的分段給假的意思，將原本的特別休假年度劃為「每年的1月1日到任職滿1年之日」，以及「取得特別休假權之日到12月31日」，並按各自比例計算休假日數。

以下，我自己將曆年制特別休假的計算方式，整理如下：

1. 將每年切割為「每年的1月1日到任職滿1年之日」，以及「取得特別休假權之日到12月31日」（以下分別稱為Ａ、Ｂ段）
2. 分別計算Ａ、Ｂ段佔一年的比例
3. 按Ａ、Ｂ段的比例，乘以各自原本應有的特別休假日數

以下，我們以勞工於6月13日到職為例，套用上述邏輯試著計算看看。

（一）任職滿半年、3日的特別休假

請注意，半年３日特別休假的計算需要小小的調整，因為滿足給假要件是「半年」而非「1年」。

第一步，以「每年的1月1日到『半年』之日」，以及「取得特別休假權之日到12月31日」將1年切割如下：

1. A段：113年1月1日～12月12日，計346日，佔一年的比例為：94.7%
2. B段：113年12月13日～113年12月31日，計19日，佔一年的比例為：5.2%

• 為了後續計算方便，因此分別將A段調整為95%、將B段調整5%（合計一定要為100%），並依此比例計算特別休假日數：

A段：（年資為０年，尚無特別休假）

0日×95%=0日

B段：（年資達半年，取得３日特別休假）

3日×5%=0.15日

注意！！

以上計算，都是以「1年」為單位，但3日特別休假的取得條件是「半年」，因此日數應該再×2（因母數應從「1年」變更為「半年」，母數減少了一半）。

• 實際休假日數：0.15日×2=0.3日（請假期間：113年12月13日～113年12月31日）

半年、3剩餘的2.7日（3日-0.3日），則會留到114年1月1日~12月31日進行休假，因此114年的特別休假別忘了要再加2.7日。

（二）任職滿1年、7日的特別休假

同理，計算114年的特別休假，以原本週年制的休假邏輯應該是：

• 114年6月12日，工作滿1年

1. 於13日（翌日）起，取得7日特別休假
2. 請假期間：114年06月13日～115年06月12日

但因使用曆年制，因此請假的區間也會強制劃分為1月1日至12月31日，並以「每年的1月1日到任職滿1年之日」，以及「取得特別休假權之日到12月31日」將1年切割如下：

1. A段：01月01日~06月12日，計163日，約佔一年44.38%
2. B段：06月13日~12月31日，計202日，約佔一年55.34%

• 為了後續計算方便，因此分別將A段調整為45%、將B段調整55%（合計一定要為100%），並依此比例計算特別休假日數：

A段（年資未滿1年，尚無特別休假）：

0日×45%=0日

B段（年資已滿1年，取得7日特別休假）：

7日×55%=3.85日

不要忘了，還有前1年的休剩下半年特別休假2.7日，因此共計特別休假日數為：

2.7日+3.85日=6.55日

利用勞動部系統驗算

（三）任職滿2年、10日的特別休假

計算115年的特別休假，只要套用相同概念計算即可，即分別將A、B段的特別休假×A、B段的比例，再將A、B段得出的日數相加：

A段（年資已滿1年，取得7日特別休假）：

7日×45%=3.15日

B段（年資已滿2年，取得10日特別休假）：

10日×55%=5.5日

共計：8.65日

利用勞動部系統驗算

曆年制，在計算上多會產生畸零數，如上面我計算115年特別休假日數為8.65日，但勞動部系統則為8.7日（其實依勞動部系統的公式算出來也是8.65日） ；此外，畸零數也會導致公司請假單位可能無法配合的狀況產生，因此需要注意相關配套措施。

三、 小結

週年制與曆年制其實各自有優缺點，但我個人比較偏好週年制，理由如下：

1. 曆年制很可能產生遲延給假的狀況
2. 曆年制需要計算日數，不像週年制固定日數
3. 曆年制會產生畸零時數，公司請假單位可能無法配合
4. HR工作者需要具備解釋制度的能力，且勞工需要願意接受HR的解釋
5. 曆年制最終（勞工離職時），還是要回歸週年制度驗算

不過，如果公司員工數較多，而且沒有一個比較好的人資系統輔助，這時候恐怕還是需要採曆年制，畢竟「雇主有義務主動提醒勞工特別休假」：

• 勞動基準法第38條第3項：

「雇主應於勞工符合第一項所定之特別休假條件時，告知勞工依前二項規定排定特別休假。」

• 勞動基準法施行細則第24條第3項：

「雇主依本法第三十八條第三項規定告知勞工排定特別休假，應於勞工符合特別休假條件之日起三十日內為之。」

採週年制，有100個員工可能就有100個到職日，沒有人資系統輔助，恐怕人資每天光是確認勞工到職日、提醒勞工已取得新的特別休假，就不用做其他的事情了。

只是，上述問題要解決也很簡單，導入人資系統協助管理就好（正常說到這邊應該要開始進入業配了，但很顯然我沒有業配），如果公司沒有系統還是跟上面的人建議一下吧。