先前在粉絲團分享:「如果法令概念、數學邏輯不是很好,我真的強烈、誠心建議,特別休假不要採曆年制」,沒想到引起滿大的共鳴。採用曆年制特別休假其實也有其好處-「統一給假、統一結清」,因此不需要於個別勞工週年屆滿後,「個別」提醒勞工新的特別休假,只需要「統一」於新年度告知勞工即可;不過,曆年制的運作終究與週年制不同,因此採用曆年制的先決條件,還是人資夥伴要了解其實際運作與概念,如此才可以因應實務上的問題。
特別休假為勞基法第38條賦予勞工的法定權利,其運作原則為勞工任職滿一年「翌日」後取得休假權利(剛好任職滿一年,不會取得特別休假喔),因此也被稱為「週年制」;但勞資雙方如果經過協商,其實也可以不採「週年制」,改以其他方式進行週期結算,法依據如下:
「依本法第三十八條第一項規定給予之特別休假日數,勞工得於勞雇雙方協商之下列期間內,行使特別休假權利:
請注意,曆年、會計年或學年制,都是從週年制變形而來,而實際運作方式為「分段給假」,請注意相關制度只是將計、給假區間改變,並不影響勞工實際總休假日數。
「勞資雙方如約定依曆年制分段或預先給假,並無不可,惟給假標準仍不得低於前開規定。」
以曆年制來說,其實運作概念就是將採「分段給假」的方式進行,但需注意運作「分段給假」的結果,可能導致年度可休假日數有一定程度不同、遞延給假、畸零數…等問題),因此當勞工離職而需結算特別休假工資時,應該再回歸週年制的日數進行驗算,因週年制為勞基法的標準規範,而勞資雙方約定不得低於勞基法標準。
單純從計算來說,其實並沒有想像中複雜,只要有基本「將原週年制切割,分段給假」的基本概念就可以。
我們先假設勞工於6月13日到職,並先以大家較熟悉的週年制為例:
若改採曆年制,則特別休假週期將強制從「6月13日~6月12日」變更成「1月1日~12月31日」,所以特別休假,便會被切割成如下圖:
原本的週年制的特別休假年度「6月13日至次年6月12日(黃色框框部分)」,採用曆年制後則強制變更為「1月1日到12月31日」(紅色框框部分),從上圖可以發現紅色框框部分:
這就是所謂的分段給假的意思,將原本的特別休假年度劃為「每年的1月1日到任職滿1年之日」,以及「取得特別休假權之日到12月31日」,並按各自比例計算休假日數。
以下,我自己將曆年制特別休假的計算方式,整理如下:
以下,我們以勞工於6月13日到職為例,套用上述邏輯試著計算看看。
請注意,半年3日特別休假的計算需要小小的調整,因為滿足給假要件是「半年」而非「1年」。
第一步,以「每年的1月1日到『半年』之日」,以及「取得特別休假權之日到12月31日」將1年切割如下:
A段:(年資為0年,尚無特別休假)
0日×95%=0日
B段:(年資達半年,取得3日特別休假)
3日×5%=0.15日
注意!!
以上計算,都是以「1年」為單位,但3日特別休假的取得條件是「半年」,因此日數應該再×2(因母數應從「1年」變更為「半年」,母數減少了一半)。
半年、3剩餘的2.7日(3日-0.3日),則會留到114年1月1日~12月31日進行休假,因此114年的特別休假別忘了要再加2.7日。
同理,計算114年的特別休假,以原本週年制的休假邏輯應該是:
但因使用曆年制,因此請假的區間也會強制劃分為1月1日至12月31日,並以「每年的1月1日到任職滿1年之日」,以及「取得特別休假權之日到12月31日」將1年切割如下:
A段(年資未滿1年,尚無特別休假):
0日×45%=0日
B段(年資已滿1年,取得7日特別休假):
7日×55%=3.85日
不要忘了,還有前1年的休剩下半年特別休假2.7日,因此共計特別休假日數為:
2.7日+3.85日=6.55日
計算115年的特別休假,只要套用相同概念計算即可,即分別將A、B段的特別休假×A、B段的比例,再將A、B段得出的日數相加:
A段(年資已滿1年,取得7日特別休假):
7日×45%=3.15日
B段(年資已滿2年,取得10日特別休假):
10日×55%=5.5日
共計:8.65日
曆年制,在計算上多會產生畸零數,如上面我計算115年特別休假日數為8.65日,但勞動部系統則為8.7日(其實依勞動部系統的公式算出來也是8.65日) ;此外,畸零數也會導致公司請假單位可能無法配合的狀況產生,因此需要注意相關配套措施。
週年制與曆年制其實各自有優缺點,但我個人比較偏好週年制,理由如下:
不過,如果公司員工數較多,而且沒有一個比較好的人資系統輔助,這時候恐怕還是需要採曆年制,畢竟「雇主有義務主動提醒勞工特別休假」:
「雇主應於勞工符合第一項所定之特別休假條件時,告知勞工依前二項規定排定特別休假。」
「雇主依本法第三十八條第三項規定告知勞工排定特別休假,應於勞工符合特別休假條件之日起三十日內為之。」
採週年制,有100個員工可能就有100個到職日,沒有人資系統輔助,恐怕人資每天光是確認勞工到職日、提醒勞工已取得新的特別休假,就不用做其他的事情了。
只是,上述問題要解決也很簡單,導入人資系統協助管理就好(正常說到這邊應該要開始進入業配了,但很顯然我沒有業配),如果公司沒有系統還是跟上面的人建議一下吧。