從零開始學習勞動法-曆年制特別休假,到底要怎麼算?

閱讀時間約 8 分鐘
先前在粉絲團分享:「如果法令概念、數學邏輯不是很好,我真的強烈、誠心建議,特別休假不要採曆年制」,沒想到引起滿大的共鳴。採用曆年制特別休假其實也有其好處-「統一給假、統一結清」,因此不需要於個別勞工週年屆滿後,「個別」提醒勞工新的特別休假,只需要「統一」於新年度告知勞工即可;不過,曆年制的運作終究與週年制不同,因此採用曆年制的先決條件,還是人資夥伴要了解其實際運作與概念,如此才可以因應實務上的問題。

一、特別休假得採週年、曆年、會計年或學年制

特別休假為勞基法第38條賦予勞工的法定權利,其運作原則為勞工任職滿一年「翌日」後取得休假權利(剛好任職滿一年,不會取得特別休假喔),因此也被稱為「週年制」;但勞資雙方如果經過協商,其實也可以不採「週年制」,改以其他方式進行週期結算,法依據如下:

  • 勞動基準法施行細則第24條第2項:

「依本法第三十八條第一項規定給予之特別休假日數,勞工得於勞雇雙方協商之下列期間內,行使特別休假權利:

  1. 以勞工受僱當日起算,每一週年之期間。但其工作六個月以上一年未滿者,為取得特別休假權利後六個月之期間。
  2. 每年一月一日至十二月三十一日之期間。
  3. 教育單位之學年度、事業單位之會計年度或勞雇雙方約定年度之期間。」 

請注意,曆年、會計年或學年制,都是從週年制變形而來,而實際運作方式為「分段給假」,請注意相關制度只是將計、給假區間改變,並不影響勞工實際總休假日數。

  • 勞動部105年08月02日勞動條3字第1050131754號函:

「勞資雙方如約定依曆年制分段或預先給假,並無不可,惟給假標準仍不得低於前開規定。」

以曆年制來說,其實運作概念就是將採「分段給假」的方式進行,但需注意運作「分段給假」的結果,可能導致年度可休假日數有一定程度不同、遞延給假、畸零數…等問題),因此當勞工離職而需結算特別休假工資時,應該再回歸週年制的日數進行驗算,因週年制為勞基法的標準規範,而勞資雙方約定不得低於勞基法標準。

二、曆年制(以1月1日~12月31日為單位)的計算方式

單純從計算來說,其實並沒有想像中複雜,只要有基本「將原週年制切割,分段給假」的基本概念就可以。

我們先假設勞工於6月13日到職,並先以大家較熟悉的週年制為例:

  • 113年12月12日,工作滿半年
  1. 113年12月13日(翌日)起,取得3日特別休假
  2. 請假期間:113年12月13日~114年6月12日
  • 114年6月12日,工作滿1年
  1. 於13日(翌日)起,取得7日特別休假
  2. 請假期間:114年06月13日~115年06月12日
  • 115年6月12日,工作滿2年
  1. 於13日(翌日)起,取得10日特別休假
  2. 請假期間:115年06月13日~116年06月12日

改採曆年制,則特別休假週期將強制從「6月13日~6月12日」變更成「1月1日~12月31日」,所以特別休假,便會被切割成如下圖:

圖片來源:勞動部特休假試算系統圖示

圖片來源:勞動部特休假試算系統圖示

原本的週年制的特別休假年度「6月13日至次年6月12日(黃色框框部分)」,採用曆年制後則強制變更為「1月1日到12月31日」(紅色框框部分),從上圖可以發現紅色框框部分:

  • 有一部分框到週年制-年資滿1年、休假7天,因此休7天的「部分」日數
  • 另一部分則是框住週年制-年資滿2年,休假10天,因此休10天的「部分」日數

這就是所謂的分段給假的意思,將原本的特別休假年度劃為「每年的1月1日到任職滿1年之日」,以及「取得特別休假權之日到12月31日」,並按各自比例計算休假日數。

以下,我自己將曆年制特別休假的計算方式,整理如下:

  1. 將每年切割為「每年的1月1日到任職滿1年之日」,以及「取得特別休假權之日到12月31日」(以下分別稱為A、B段)
  2. 分別計算A、B段佔一年的比例
  3. 按A、B段的比例,乘以各自原本應有的特別休假日數

以下,我們以勞工於6月13日到職為例,套用上述邏輯試著計算看看。

raw-image

(一)任職滿半年、3日的特別休假

請注意,半年3日特別休假的計算需要小小的調整,因為滿足給假要件是「半年」而非「1年」。

第一步,以「每年的1月1日到『半年』之日」,以及「取得特別休假權之日到12月31日」將1年切割如下:

  1. A段:113年1月1日~12月12日,計346日,佔一年的比例為:94.7%
  2. B段:113年12月13日~113年12月31日,計19日,佔一年的比例為:5.2%
  • 為了後續計算方便,因此分別將A段調整為95%、將B段調整5%(合計一定要為100%),並依此比例計算特別休假日數:

A段:(年資為0年,尚無特別休假)

0日×95%=0日

B段:(年資達半年,取得3日特別休假)

3日×5%=0.15日

注意!!

以上計算,都是以「1年」為單位,但3日特別休假的取得條件是「半年」,因此日數應該再×2(因母數應從「1年」變更為「半年」,母數減少了一半)。

  • 實際休假日數:0.15日×2=0.3日(請假期間:113年12月13日~113年12月31日)

半年、3剩餘的2.7日(3日-0.3日),則會留到114年1月1日~12月31日進行休假,因此114年的特別休假別忘了要再加2.7日。

(二)任職滿1年、7日的特別休假

同理,計算114年的特別休假,以原本週年制的休假邏輯應該是:

  • 114年6月12日,工作滿1年
  1. 於13日(翌日)起,取得7日特別休假
  2. 請假期間:114年06月13日~115年06月12日

但因使用曆年制,因此請假的區間也會強制劃分為1月1日至12月31日,並以「每年的1月1日到任職滿1年之日」,以及「取得特別休假權之日到12月31日」將1年切割如下:

  1. A段:01月01日~06月12日,計163日,約佔一年44.38%
  2. B段:06月13日~12月31日,計202日,約佔一年55.34%
  • 為了後續計算方便,因此分別將A段調整為45%、將B段調整55%(合計一定要為100%),並依此比例計算特別休假日數:

A段(年資未滿1年,尚無特別休假):

0日×45%=0日

B段(年資已滿1年,取得7日特別休假):

7日×55%=3.85日

不要忘了,還有前1年的休剩下半年特別休假2.7日,因此共計特別休假日數為:

2.7日+3.85日=6.55日

利用勞動部系統驗算

利用勞動部系統驗算

(三)任職滿2年、10日的特別休假

計算115年的特別休假,只要套用相同概念計算即可,即分別將A、B段的特別休假×A、B段的比例,再將A、B段得出的日數相加:

A段(年資已滿1年,取得7日特別休假):

7日×45%=3.15日

B段(年資已滿2年,取得10日特別休假):

10日×55%=5.5日

共計:8.65日

利用勞動部系統驗算

利用勞動部系統驗算

曆年制,在計算上多會產生畸零數,如上面我計算115年特別休假日數為8.65日,但勞動部系統則為8.7日(其實依勞動部系統的公式算出來也是8.65日) ;此外,畸零數也會導致公司請假單位可能無法配合的狀況產生,因此需要注意相關配套措施。

三、 小結

週年制與曆年制其實各自有優缺點,但我個人比較偏好週年制,理由如下:

  1. 曆年制很可能產生遲延給假的狀況
  2. 曆年制需要計算日數,不像週年制固定日數
  3. 曆年制會產生畸零時數,公司請假單位可能無法配合
  4. HR工作者需要具備解釋制度的能力,且勞工需要願意接受HR的解釋
  5. 曆年制最終(勞工離職時),還是要回歸週年制度驗算

不過,如果公司員工數較多,而且沒有一個比較好的人資系統輔助,這時候恐怕還是需要採曆年制,畢竟「雇主有義務主動提醒勞工特別休假」

  • 勞動基準法第38條第3項:

「雇主應於勞工符合第一項所定之特別休假條件時,告知勞工依前二項規定排定特別休假。」

  • 勞動基準法施行細則第24條第3項:

「雇主依本法第三十八條第三項規定告知勞工排定特別休假應於勞工符合特別休假條件之日起三十日內為之。」

採週年制,有100個員工可能就有100個到職日,沒有人資系統輔助,恐怕人資每天光是確認勞工到職日、提醒勞工已取得新的特別休假,就不用做其他的事情了。

只是,上述問題要解決也很簡單,導入人資系統協助管理就好(正常說到這邊應該要開始進入業配了,但很顯然我沒有業配),如果公司沒有系統還是跟上面的人建議一下吧。

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勞動法其實是相對平易近人的法律,沒有太多艱澀的文字。我個人深信只要花點時間累積與學習,其實一般民眾(不管你是勞工、雇主或人資)都能妥善地處理多數狀況。勞資爭議的發生確實難以避免,但只要事前將相關概念了解清楚、處理時妥適援引法律規範進行風險管理,事後大多能將爭議較完整地處理。
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